專(zhuān)利名稱(chēng)：應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，特別是指應(yīng)用知識(shí)管理系統(tǒng)，以生命周期為基礎(chǔ)作為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存與提取的控制方法。
“數(shù)據(jù)”主要為由觀察事件存在的現(xiàn)象，即是清楚將觀察到的事件的數(shù)量說(shuō)明出來(lái)，其較易結(jié)構(gòu)化、容易由機(jī)器取得，通常為量化且容易轉(zhuǎn)換或結(jié)合成為另一種形式的數(shù)據(jù)。而“信息”為賦予特定關(guān)系與目的的數(shù)據(jù)，因此信息產(chǎn)生的過(guò)程需要在某一具有意義的目的下，應(yīng)用分析工具分析數(shù)據(jù)內(nèi)容。至于在數(shù)據(jù)-信息-知識(shí)的過(guò)程中，數(shù)據(jù)當(dāng)然視為是知識(shí)的基礎(chǔ)。
在知識(shí)管理的活動(dòng)中，需要將數(shù)據(jù)變成信息，而進(jìn)一步逐漸內(nèi)化成為知識(shí)；但隨著數(shù)據(jù)在質(zhì)與量上的增加，數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)者對(duì)于該如何保存數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)，以及如何讓使用者能夠有效率地從龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中快速取得數(shù)據(jù)，這對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)者始終是一項(xiàng)極大的挑戰(zhàn)。
同時(shí)在實(shí)務(wù)上，數(shù)據(jù)的流動(dòng)經(jīng)常發(fā)生以下的問(wèn)題，使得數(shù)據(jù)的維護(hù)更加不易1.浪費(fèi)過(guò)多時(shí)間在數(shù)據(jù)的散播與傳遞。2.校訂控制管理不易。3.資源浪費(fèi)在個(gè)人電腦的存儲(chǔ)器、硬盤(pán)及硬件的備份上。(如同一份數(shù)據(jù)，可能重復(fù)放置于儲(chǔ)存器中，占據(jù)重復(fù)的存儲(chǔ)器空間。)4.浪費(fèi)時(shí)間在數(shù)據(jù)的搜尋上。(如不知道誰(shuí)有數(shù)據(jù)，也不知道數(shù)據(jù)在哪？)5.花太多時(shí)間在整理文件。(如接收了一份副本，而該副本只使用一次，但仍需花時(shí)間去記錄、整理該過(guò)程。)6.很難決定是否刪除該數(shù)據(jù)。(如因數(shù)據(jù)的生命日漸衰微，考慮日后是否會(huì)再使用？)數(shù)據(jù)的形式眾多，例如有文字、語(yǔ)音、影像、圖案、及其混合型式，依其乘載的存儲(chǔ)媒體，也有極大的差異；例如文字可刊載于紙張、語(yǔ)音可儲(chǔ)存于光盤(pán)或錄音錄影帶中，而一般電腦的硬盤(pán)空間，更是集各家之大成，其可刊載多種型式的數(shù)據(jù)，也提供搜尋引擎供使用者快速查詢。依數(shù)據(jù)所應(yīng)用的存儲(chǔ)媒體的價(jià)格與儲(chǔ)存的空間，直接影響數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存成本。例如數(shù)據(jù)可以用紙張作為存儲(chǔ)媒體，而貯存在陰暗的地下室中；或?qū)⑵渲瞥晌⒖s影片放在具有溫濕度控制的空間中，因此會(huì)造成儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的環(huán)境成本有極大的差異性。
但是否每筆數(shù)據(jù)均有其存在的必要性呢？數(shù)據(jù)存在的目的，就是要讓使用者在其權(quán)限之下，能夠以最有效率的方式接近該數(shù)據(jù)，并能獲得數(shù)據(jù)的內(nèi)容，以做進(jìn)一步的參考與應(yīng)用；但數(shù)據(jù)的存在亦有一項(xiàng)重要的特性，是數(shù)據(jù)被索引的次數(shù)，距其發(fā)生數(shù)據(jù)事件的時(shí)間有反向關(guān)系；換句話說(shuō)，人們較少去引用年代已久遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)，作為數(shù)據(jù)分析的投入；現(xiàn)今又因數(shù)據(jù)量的龐大，直接增加數(shù)據(jù)庫(kù)管維護(hù)者的負(fù)擔(dān)，故而存在一套有效率的數(shù)據(jù)管理，作為知識(shí)管理中，將數(shù)據(jù)-信息-知識(shí)之間做有效連結(jié)，確有其存在的必要性。
關(guān)鍵詞匯是主要作為查閱者作為查詢的依據(jù)，其至少可分為主題關(guān)鍵詞匯、作者關(guān)鍵詞匯、事件關(guān)鍵詞匯，及其綜合型式的關(guān)鍵詞匯；制作摘要更可使查閱者快速瀏覽其所查閱到的是否為其想要的數(shù)據(jù)，其制作摘要的方式可為引用原來(lái)數(shù)據(jù)就已經(jīng)存在的摘要、由數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者以人工審閱數(shù)據(jù)以進(jìn)行摘要的制作、選取每筆數(shù)據(jù)的開(kāi)始的第一段文字、可制作摘要的文書(shū)軟件(如微軟視窗Word軟件)進(jìn)行摘要的制作。(d)判定數(shù)據(jù)的生命周期(步驟400)判定數(shù)據(jù)的生命周期是指審視該數(shù)據(jù)所處的生命周期的階段，為計(jì)算目前的時(shí)間距離當(dāng)初數(shù)據(jù)登錄的時(shí)間，已經(jīng)有多久了；其目的在于數(shù)據(jù)的生命周期越久遠(yuǎn)，該數(shù)據(jù)被引用的機(jī)率就會(huì)越低，數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)須為了一份未來(lái)可能不會(huì)再被人們所青睞的數(shù)據(jù)，而花費(fèi)儲(chǔ)存的成本，因此數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者有權(quán)利對(duì)于處在不同的生命周期階段的數(shù)據(jù)，提供不同的儲(chǔ)存服務(wù)。
數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者可設(shè)定數(shù)據(jù)的生命周期為一固定周期，其至少可分為短期生命周期、中期生命周期與長(zhǎng)期生命周期。當(dāng)一筆數(shù)據(jù)初始登錄于某一數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，該數(shù)據(jù)隨即進(jìn)入數(shù)據(jù)的短期生命周期的階段；經(jīng)過(guò)時(shí)間的固定周期，未來(lái)該筆數(shù)據(jù)將進(jìn)入中期生命周期與長(zhǎng)期生命周期。判定數(shù)據(jù)的生命周期，請(qǐng)參照?qǐng)D3，示出本發(fā)明的數(shù)據(jù)生命周期判別流程圖，其判別流程的步驟說(shuō)明如下首先讀取數(shù)據(jù)生命周期的定義(步驟401)，該定義是在登錄在數(shù)據(jù)的版本記錄中(請(qǐng)參閱步驟301)；其后，以目前時(shí)間減去數(shù)據(jù)登錄發(fā)生的時(shí)間(步驟402)，將該時(shí)間的差距與該筆所定義的數(shù)據(jù)生命周期的規(guī)格，進(jìn)行比較；若未超越該筆所定義的數(shù)據(jù)生命周期的規(guī)格時(shí)，該筆數(shù)據(jù)仍停留于原來(lái)的數(shù)據(jù)生命周期的階段；若該時(shí)間的差距已超越該筆所定義的數(shù)據(jù)生命周期的規(guī)格時(shí)，則該筆數(shù)據(jù)將進(jìn)入下一個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期階段(步驟403)。(e)維護(hù)數(shù)據(jù)(步驟500)維護(hù)數(shù)據(jù)是指當(dāng)數(shù)據(jù)在不同的生命周期階段，數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者需根據(jù)數(shù)據(jù)所處的生命周期階段，進(jìn)行數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存型態(tài)的變動(dòng)；請(qǐng)參照?qǐng)D4，示出本發(fā)明的數(shù)據(jù)維護(hù)作業(yè)流程圖。首先是當(dāng)數(shù)據(jù)抵達(dá)為短期的生命周期，該短期生命周期的數(shù)據(jù)維護(hù)活動(dòng)，為判定該數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存地點(diǎn)(步驟501)；因?yàn)楫?dāng)數(shù)據(jù)是屬于最近才發(fā)生的事情，被人們關(guān)注、引用的機(jī)率最大，故選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)膬?chǔ)存地點(diǎn)，會(huì)讓該筆數(shù)據(jù)的索引更具有效率。
當(dāng)數(shù)據(jù)抵達(dá)為中期的生命周期時(shí)，該中期生命周期的數(shù)據(jù)維護(hù)活動(dòng)，為判定該數(shù)據(jù)需儲(chǔ)存的媒體(步驟502)；因?yàn)榘l(fā)生該筆數(shù)據(jù)已經(jīng)有一段時(shí)間了，隨著人們的遺忘，偶爾被少數(shù)關(guān)心該數(shù)據(jù)內(nèi)容的人們所關(guān)注，因此其引用的機(jī)率大幅下降，故數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者可以將該筆數(shù)據(jù)移動(dòng)一個(gè)較為便宜的存儲(chǔ)媒體上；通常此類(lèi)的存儲(chǔ)媒體在檢索與查閱方面，均較為復(fù)雜與不便，但因引用與檢索的頻率下降，因此影響使用者的便利性有限。
當(dāng)數(shù)據(jù)抵達(dá)為長(zhǎng)期的生命周期時(shí)，該長(zhǎng)期生命周期的數(shù)據(jù)維護(hù)活動(dòng)，是判定該數(shù)據(jù)是否需要永久刪除(步驟503)；因?yàn)榘l(fā)生該筆數(shù)據(jù)距今已經(jīng)久遠(yuǎn)，該數(shù)據(jù)的內(nèi)容甚至被人們所遺忘，除了有極少數(shù)的人關(guān)心之外，因此其引用的機(jī)率幾乎接近于零，故數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者可以判定是否要將該筆數(shù)據(jù)做永久性的刪除；若數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者判定該筆數(shù)據(jù)具有某些重要的意義而繼續(xù)留存，則該筆數(shù)據(jù)將永久性的儲(chǔ)存在一較為便宜的媒體上。
(f)控制數(shù)據(jù)(步驟600)控制數(shù)據(jù)是指當(dāng)數(shù)據(jù)在不同的生命周期階段，數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者需根據(jù)數(shù)據(jù)所處的生命周期階段，進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取型態(tài)的變動(dòng)；請(qǐng)參照?qǐng)D5示出本發(fā)明的數(shù)據(jù)控制作業(yè)流程圖?？刂茢?shù)據(jù)的提取型態(tài)至少包含改變存取權(quán)限、改變數(shù)據(jù)安全、以及改變數(shù)據(jù)傳遞三方面。一般而言，數(shù)據(jù)的重要性與機(jī)密性，將隨著人事時(shí)地物而有重大的變遷，例如往日視為極機(jī)密的研發(fā)數(shù)據(jù)，在產(chǎn)品完成或申請(qǐng)專(zhuān)利后，將喪失其極機(jī)密性，尤其隨著時(shí)間的流逝，數(shù)據(jù)的重要性也相形降低；因此數(shù)據(jù)在不同的生命周期階段，數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者有權(quán)利對(duì)該數(shù)據(jù)進(jìn)行控制，以改變存取的權(quán)限(步驟601)；例如數(shù)據(jù)處在中長(zhǎng)期的生命周期階段中，對(duì)于數(shù)據(jù)查閱者身分可存取權(quán)限方面，將可放寬；有些具有安全考慮的數(shù)據(jù)安全，也可以在中長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)生命周期階段中，獲得數(shù)據(jù)安全性的適當(dāng)解除(步驟602)；以及以往對(duì)于有些數(shù)據(jù)需以管制的方式傳遞，當(dāng)在中長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)生命周期階段中，也可考慮改變數(shù)據(jù)傳遞(步驟603)的方式，采用較為便利更有效率的方式來(lái)傳遞數(shù)據(jù)。(g)重復(fù)步驟(d)。
隨著時(shí)間的流逝，每一筆數(shù)據(jù)均將歷經(jīng)短期、中期、與長(zhǎng)期的生命周期階段，所以對(duì)于第一次登錄的數(shù)據(jù)而言，登錄的當(dāng)時(shí)即進(jìn)入短期的生命周期階段，重復(fù)步驟(d)是指該筆數(shù)據(jù)將進(jìn)入中期的生命周期階段，將有數(shù)據(jù)維護(hù)與數(shù)據(jù)控制的改變；對(duì)于已經(jīng)停留于中期的生命周期階段的數(shù)據(jù)而言，重復(fù)步驟(d)是指該筆數(shù)據(jù)將進(jìn)入長(zhǎng)期的生命周期階段，也同樣有數(shù)據(jù)維護(hù)與數(shù)據(jù)控制的改變，若數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者采取刪除該筆數(shù)據(jù)的維護(hù)政策，則該數(shù)據(jù)庫(kù)將結(jié)束該筆數(shù)據(jù)的服務(wù)，若數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者采取永久性保留該筆數(shù)據(jù)的維護(hù)政策，該筆數(shù)據(jù)將永久性的儲(chǔ)存在一較為便宜的媒體上，供使用者檢索與查閱。
本發(fā)明是一種應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，是可提供數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者以數(shù)據(jù)的生命周期為基礎(chǔ)，采取不同的數(shù)據(jù)維護(hù)的方法。因數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者為提供與知識(shí)連結(jié)有關(guān)的數(shù)據(jù)容量最大的數(shù)據(jù)庫(kù)供使用者查閱，但又為顧及數(shù)據(jù)庫(kù)的儲(chǔ)存成本，在這兩者之間必須有取舍的關(guān)系。
因此以數(shù)據(jù)的生命周期為基礎(chǔ)，在短期的生命周期的數(shù)據(jù)，必須重視其檢索與查閱時(shí)的效率，因此規(guī)劃適當(dāng)?shù)膬?chǔ)存地點(diǎn)，可以提升檢索與查閱時(shí)的效率；處于中期生命周期的數(shù)據(jù)，則必須考慮存儲(chǔ)媒體的成本，因其檢索與查閱的頻率較低，但其具有較復(fù)雜的搜尋過(guò)程，所以僅僅影響較少部分人的檢索便利，但數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于數(shù)據(jù)維護(hù)的負(fù)擔(dān)將大為降低；在進(jìn)入長(zhǎng)期生命周期的數(shù)據(jù)，可能一開(kāi)始就被數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者刪除，此將減少維護(hù)數(shù)據(jù)的成本，否則該筆數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在一較便宜的存儲(chǔ)媒體上，亦可降低維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的成本。
以上所述僅為本發(fā)明其中的較佳實(shí)施例而已，并非用來(lái)限定本發(fā)明的實(shí)施范圍；即凡是依據(jù)本發(fā)明權(quán)利要求范圍所作的均等變化與修飾，皆為本發(fā)明專(zhuān)利范圍所涵蓋。
權(quán)利要求
1.一種應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，該方法至少包括有下列步驟a.提供一知識(shí)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，及該知識(shí)管理數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)維護(hù)者；b.定義數(shù)據(jù)的生命周期，根據(jù)數(shù)據(jù)的屬性而定義數(shù)據(jù)生命周期的規(guī)格；c.登錄一數(shù)據(jù)，將該數(shù)據(jù)根據(jù)其屬性，由該數(shù)據(jù)維護(hù)者登錄在該知識(shí)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中；d.判定該數(shù)據(jù)的生命周期，由目前的時(shí)間與數(shù)據(jù)登錄的時(shí)間，進(jìn)行比較，以判定該登錄數(shù)據(jù)的生命周期所處的階段；e.維護(hù)該數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存型態(tài)，根據(jù)上述判定后所得的該登錄數(shù)據(jù)的生命周期階段，進(jìn)行該數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存型態(tài)的維護(hù)；及f.控制該數(shù)據(jù)的提取型態(tài)，根據(jù)上述判定后所得的該登錄數(shù)據(jù)的生命周期階段，進(jìn)行該數(shù)據(jù)的提取型態(tài)的控制。
2.如權(quán)利要求1所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中步驟(b)的數(shù)據(jù)的生命周期，為一固定周期。
3.如權(quán)利要求2所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中該固定周期至少可分為短期、中期與長(zhǎng)期。
4.如權(quán)利要求1所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中步驟(c)的數(shù)據(jù)登錄的內(nèi)容，是指登錄數(shù)據(jù)的修訂版本、關(guān)鍵詞匯、及制作摘要。
5.如權(quán)利要求4所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中修訂版本的登錄數(shù)據(jù)為數(shù)據(jù)的發(fā)生時(shí)間與版本數(shù)。
6.如權(quán)利要求5所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中修訂版本的登錄數(shù)據(jù)的發(fā)生時(shí)間，至少需記錄數(shù)據(jù)內(nèi)容的發(fā)生時(shí)間，與數(shù)據(jù)登錄的發(fā)生時(shí)間。
7.如權(quán)利要求4所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中關(guān)鍵詞匯是主要作為查閱者查詢的依據(jù)，其至少可分為主題關(guān)鍵詞匯、作者關(guān)鍵詞匯、事件關(guān)鍵詞匯，及其綜合型式的關(guān)鍵詞匯。
8.如權(quán)利要求4所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中制作摘要的方式，可以為由下列群組所提供的方式中的一種；引用原來(lái)數(shù)據(jù)就已經(jīng)存在的摘要、由數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者以人工審閱數(shù)據(jù)以進(jìn)行摘要的制作、選取每筆數(shù)據(jù)的開(kāi)始的第一段文字、可制作摘要的文書(shū)軟件(如微軟視窗Word軟件)進(jìn)行摘要的制作。
9.如權(quán)利要求1所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中步驟(e)的維護(hù)數(shù)據(jù)是指當(dāng)數(shù)據(jù)處于短期生命周期階段時(shí)，決定該數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存地點(diǎn)。
10.如權(quán)利要求1所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中步驟(e)的維護(hù)數(shù)據(jù)是指當(dāng)數(shù)據(jù)處于短期生命周期階段時(shí)，改變?cè)摂?shù)據(jù)的存儲(chǔ)媒體。
11.如權(quán)利要求1所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中步驟(e)的維護(hù)數(shù)據(jù)是指當(dāng)數(shù)據(jù)處于長(zhǎng)期生命周期階段時(shí)，決定數(shù)據(jù)是否刪除。
12.如權(quán)利要求1所述的應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其中步驟(f)的控制數(shù)據(jù)是指當(dāng)數(shù)據(jù)改變生命周期階段時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者有權(quán)改變對(duì)于數(shù)據(jù)提取的存取權(quán)限、數(shù)據(jù)安全、及數(shù)據(jù)傳遞的控制權(quán)限。
全文摘要
本發(fā)明提供一種應(yīng)用于知識(shí)管理中的數(shù)據(jù)生命周期的控制方法，其是由藉由數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)者根據(jù)登錄數(shù)據(jù)的特性，登錄數(shù)據(jù)的版本、關(guān)鍵詞匯與摘要，并配合數(shù)據(jù)的生命周期的變化，在不同生命周期的階段，可以選擇不同的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存地點(diǎn)與存儲(chǔ)媒體，以及改變使用者的提取數(shù)據(jù)的權(quán)限，因此能夠以更經(jīng)濟(jì)、更有效率的方式，達(dá)到管理與維護(hù)數(shù)據(jù)的目的。
文檔編號(hào)G06F17/30GK1395194SQ0112242
公開(kāi)日2003年2月5日 申請(qǐng)日期2001年7月5日 優(yōu)先權(quán)日2001年7月5日
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