專利名稱：會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及會計電算化記帳憑證附件資料的存取和保管的方法，運用本方法使得會計記帳憑證附件資料在實現(xiàn)電算化過程中得到數(shù)字化影象處理，達到對會計電算化核算數(shù)據(jù)與其相應的憑證附件資料一體管理的目的，實現(xiàn)企業(yè)會計電算化資源與政府和社會的全面共享。
如今，會計電算化只是實現(xiàn)了會計核算數(shù)據(jù)計算的電算化，繁雜的會計記帳憑證附件資料管理仍處于傳統(tǒng)模式的手工操作階段。所以，要實現(xiàn)全面的會計電算化，就必須同步實現(xiàn)會計記帳憑證附件資料的計算機管理，改變對會計記帳憑證附件資料采用釘本式、文件夾、檔案袋、文件柜等傳統(tǒng)的存管模式。
實現(xiàn)上述目的的技術(shù)方案一種會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，包括如下步驟1)制作電算化記帳憑證；2)同時，對其佐證的原始附件資料做同步副本錄入處理；3)將記帳憑證的核算數(shù)據(jù)與錄入的附件資料的副本相對應地做一體化存儲處理。
所述錄入處理的方法包括電子掃描、數(shù)碼拍照、電子文檔直接導入或其它電子設(shè)備輸入等。
采用數(shù)據(jù)庫存儲方法，將錄入的附件資料內(nèi)容以一條記錄形式存入數(shù)據(jù)庫中。
所述一體化存儲方法是兩表關(guān)聯(lián)存儲法1)建立記帳憑證記錄表；2)在記帳憑證記錄表之外，另建一個專用于存儲記帳憑證附件資料表；3)在記帳憑證表與其附件資料表之間由日期和記帳憑證編號建立一一對應關(guān)系。
所述兩表關(guān)聯(lián)存儲法的記帳憑證記錄表包括日期、憑證編號、內(nèi)容摘要、科目名稱、借方金額、貸方金額和附件張數(shù)。
所述附件資料表包括日期、憑證編號、附件序號、附件類型和附件內(nèi)容。
所述一體化存儲方法是一表打包存儲法在記帳憑證記錄表內(nèi)直接增設(shè)一個用于存儲記帳憑證附件資料的字段，分別將各個記帳憑證所屬附件資料的副本及其他電子文檔打包為一個合并文檔存入該字段內(nèi)。
所述一表打包存儲法的記帳憑證記錄表包括日期、憑證編號、內(nèi)容摘要、科目名稱、借方金額、貸方金額、附件張數(shù)和附件內(nèi)容。
原始附件資料做同步副本錄入處理的方法包括如下步驟(1)、將當前附件內(nèi)容輸入會計電算化記帳憑證記錄表；(2)、根據(jù)附件內(nèi)容，選擇錄入方式；(3)、啟動錄入設(shè)備錄入，生成該記帳憑證附件資料的副本(又名圖象文件)；(4)、將各附件資料的副本存入記帳憑證附件資料表，同時記錄該附件資料對應記帳憑證的日期、憑證編號和附件資料的副本格式；(5)、繼續(xù)循環(huán)以上步驟(2)至步驟(4)，錄入下一附件資料的原始憑證，生成并存儲記帳憑證的副本文件，直到完成所有記帳憑證附件資料的錄入工作。
采用上述技術(shù)方案，針對目前會計記帳憑證附件資料傳統(tǒng)存管模式存在的缺陷，“會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法”(以下簡稱“新方法”)，提出了會計電算化的全新概念，通過對會計電算化記帳憑證附件資料的錄入和存取，將改變會計資料的傳統(tǒng)手工操作模式，實現(xiàn)了對會計電算化記帳憑證附件資料的計算機管理，推動我國會計電算化進入一個新的發(fā)展階段。
具體地說，本發(fā)明突出的技術(shù)進步在于1、計算機同步處理會計數(shù)據(jù)與原始憑證資料，確保留存資料的完整與安全。
現(xiàn)行的會計電算化軟件，沒有設(shè)置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，只是簡單地記錄每張記帳憑證附件資料的份數(shù)，僅此而已。操作過程是依據(jù)相應的原始憑證資料制作電算化記帳憑證，將其打印出來后并附上原始憑證資料裝訂成冊進行管理，電腦核算數(shù)據(jù)與原始憑證附件資料是分離的。
“新方法”是在制作電算化記帳憑證的同時，并對其附件資料做同步副本處理，實現(xiàn)核算數(shù)據(jù)與其佐證的附件資料相對應的一體數(shù)字化存儲。該方法可以提高保存附件資料的完整與安全系數(shù)，防止因原始附件資料的丟失、毀壞給企業(yè)帶來的經(jīng)濟損失和法律責任。
2、實現(xiàn)會計電算化記帳憑證附件資料永久性地保存。
根據(jù)《會計檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)行的會計電算化記帳憑證及附件，按序號每月裝訂成冊進行歸檔管理，保管時限為15年。15年后提出銷毀申請，填制《銷毀會計檔案審批表》，經(jīng)有關(guān)部門嚴格審查并簽署意見后進行銷毀?！朵N毀會計檔案審批表》須要長期保管。
“新方法”實現(xiàn)了對會計電算化記帳憑證附件資料的副本數(shù)字化儲存處理，不僅確保了核算數(shù)據(jù)與其附件資料的一致性、完整性，而且在會計實物檔案定期銷毀后，仍可以會計電子檔案形式永久保存。用于保管會計電子檔案的載體多種多樣(如光盤、優(yōu)盤、硬盤等)，體積小、容量大，保密性高，成本低。
3、實現(xiàn)對會計電算化記帳憑證附件資料的快捷查詢和打印。
利用“新方法”查詢記帳憑證附件資料的一般方法是在電腦按年月查詢記帳憑證編號的同時，就可查閱該記帳憑證的已經(jīng)數(shù)字化存儲的全部附件資料，并可以即時對其打印。也便于對關(guān)聯(lián)業(yè)務的歷史資料進行即時整合，匯總成冊。“新方法”大大簡化了查詢過程，提高了查詢效率，并且可以保證取證完整。
4、便于內(nèi)部審核與控制。
根據(jù)原始憑證編制會計記帳憑證，是開展會計核算工作的基礎(chǔ)。在實際工作中，會計記帳憑證的質(zhì)量，對會計核算過程、會計信息質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。所以，為了保證會計信息質(zhì)量，會計記帳憑證的審核工作必不可少，編制和審核會計憑證的工作也須由不同的會計人員擔任。
但是，由于現(xiàn)行會計電算化數(shù)據(jù)與其相應的原始憑證資料相分離，再加上會計事項內(nèi)容的復雜和多樣性，記帳憑證的摘要內(nèi)容不可能含蓋該事項的整體業(yè)務過程的詳細說明，所以，在審核電腦記帳憑證時，審核人員為求證該記帳憑證的正確性，還要另外查找和翻閱附件的紙質(zhì)原始資料，不僅增大了審核人員的工作量和難度，也影響了會計工作其他環(huán)節(jié)的正常運行，降低了整體會計工作效率。
“新方法”減化了會計電算化記帳憑證的審核工作的流程，實現(xiàn)了對記帳憑證審核的同時，可隨意查閱其相應的已作數(shù)字化存儲的原始資料的副本，不僅縮短了審核時間，而且能有效防止錯帳或假帳的現(xiàn)象發(fā)生。
5、便于審計監(jiān)督和稅務檢查等。
《中華人民共和國公司法》規(guī)定，“公司應當在每一會計終了時制作財務會計報告，并依法經(jīng)審查驗證?！薄叶悇?、財政、工商、海關(guān)等部門以及企業(yè)的內(nèi)審部門也會定期或不定期對企業(yè)帳務進行審計和查證工作。
但現(xiàn)行的會計電算化會計記帳憑證附件資料的處理方式，使得查帳工作成為一件繁重的體力勞動。翻看帳薄，查詢記帳憑證，復印原始憑證等等工作，不僅成為審計人員的一種負擔，造成人力、物力、財力浪費，也給被審單位的日常工作造成了很大的影響。如果企業(yè)經(jīng)過多次查帳，一些會計資料也可能會造成遺失或破損。
“新方法”便于審計監(jiān)督和稅務檢查等工作。只需調(diào)用企業(yè)的會計電算化電子檔案，即可依據(jù)業(yè)已同步存儲的電子附件資料進行審驗其會計信息的正確性和真實性。審計取證可即時打印同步完成，保證了取證過程的安全以及取證資料的質(zhì)量和完整性。
6、適應了電子化、信息化發(fā)展趨勢，具有前瞻性隨著我國信息化進程的加快，以及廉價、高性能、大容量計算機及其外圍設(shè)備的廣泛使用，使得電子合同、電子單據(jù)等正日益成為我國經(jīng)濟生活中的一個重要組成部分。而現(xiàn)行的會計電算化不具備對電子合同、電子單據(jù)的處理功能，已不能適應未來形勢的發(fā)展需求。
“新方法”正好適應這一發(fā)展的趨勢，使記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計也享受到高科技帶來的精確和效率，實現(xiàn)對辦公自動化生成的有關(guān)會計電子文檔資料進行管理。并且可利用電子郵件等作為傳遞平臺，實現(xiàn)關(guān)聯(lián)企業(yè)會計記帳憑證附件資料的即時異地查詢或?qū)ν馇笞C。
進一步地，通過本發(fā)明，可實現(xiàn)關(guān)聯(lián)業(yè)務的會計資料整合，企業(yè)可對某一時期內(nèi)同一業(yè)務或同類業(yè)務歷史資料進行匯總，比較、總結(jié)，便于領(lǐng)導層決策和業(yè)務部門備查。
圖2是附件資料的處理流程圖。
圖3是附件資料錄入過程。
圖4是附件資料異地查詢流程圖。
圖5是附件資料整合流程圖。
圖6是附件資料查詢流程圖。
如

圖1所示，為會計記帳憑證編制、查詢與其附件資料錄入、取用的界面功能操作接口流程。一般在記帳憑證界面上設(shè)置進入附件資料功能操作按鈕或預置其他功能按鍵，當完成附件資料錄入或取用后再返回到該記帳憑證的工作狀態(tài)的界面。
圖2所示是一般錄入方式的工作流程，本發(fā)明采用數(shù)據(jù)庫存儲方法，在選擇錄入方式后，將錄入的資料內(nèi)容以一條記錄形式存入數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫包括關(guān)系數(shù)據(jù)庫和自定義數(shù)據(jù)庫。具體的錄入方式有電子掃描、數(shù)碼拍照、電子文檔直接導入、其他電子設(shè)備輸入等。
一體化存儲方法包括兩表關(guān)聯(lián)存儲法和一表打包存儲法，其中(1)、兩表關(guān)聯(lián)存儲法由記帳憑證記錄表和附件資料表組成，記帳憑證記錄表包括日期、憑證編號、內(nèi)容摘要、科目名稱、借方金額、貸方金額和附件張數(shù)。在記帳憑證記錄表之外，另建一個專用于存儲記帳憑證附件資料表，附件資料表包括日期、憑證編號、附件序號、附件類型和附件內(nèi)容。記帳憑證表與其附件資料表之間由日期和記帳憑證編號建立對應關(guān)系。
(2)、一表打包存儲法在記帳憑證記錄表內(nèi)直接增設(shè)一個用于存儲記帳憑證附件資料的字段，分別將各個記帳憑證所屬附件影象及其他電子文檔打包為一個合并文檔存入該字段內(nèi)。記帳憑證記錄表包括日期、憑證編號、內(nèi)容摘要、科目名稱、借方金額、貸方金額、附件張數(shù)和附件內(nèi)容。附件資料存儲的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以憑證編號字段為主關(guān)鍵字。存儲附件內(nèi)容字段的類型可采用Blob、Graphi、Memo或String等。
原始附件資料做同步副本錄入處理的方法，如圖2、圖3所示，包括如下步驟(1)、通過會計電算化記帳憑證填制界面和會計電算化記帳憑證附件資料錄入界面，將當前附件內(nèi)容錄入、存儲輸入會計電算化記帳憑證記錄表，存入數(shù)據(jù)庫。
(2)、根據(jù)附件內(nèi)容，選擇錄入方式。附件內(nèi)容可以是原始憑證的副本或相關(guān)的其他電子文檔文件，含各種格式的文件，主要包括文本格式文檔類和聲像文檔類，如Word、Excel、Htm、Wps、Cced、Mp3、Wav、Avi、Jpg、Bmp等。
(3)、啟動錄入設(shè)備錄入，對原始記帳憑證進行影象處理，生成該記帳憑證附件資料的副本(又名圖象文件或影象文檔)。
(4)、將各附件資料的副本存入記帳憑證附件資料表，同時記錄該附件資料對應記帳憑證的日期、憑證編號和附件資料的副本格式，存入數(shù)據(jù)庫。
(5)、繼續(xù)循環(huán)以上步驟(2)至步驟(4)，錄入下一附件資料的原始憑證，生成并存儲記帳憑證的副本文件，直到完成所有記帳憑證附件資料的錄入工作。
會計電算化記帳憑證附件資料的取用方法(1)、瀏覽實現(xiàn)在線查詢，瀏覽歷史存檔；(2)、打印、另存文件實現(xiàn)對重大業(yè)務或關(guān)聯(lián)業(yè)務的取證留存和整合，便于領(lǐng)導層決策或業(yè)務部門備查。
(3)、電子郵件傳遞實現(xiàn)在線異地查詢或求證。
如圖4所示為附件資料異地查詢流程圖，實現(xiàn)會計電算化記帳憑證附件資料的異地查詢關(guān)聯(lián)企業(yè)間，如要查詢或求證某些附件內(nèi)容時，均可由“查詢方”采取“電子郵件”發(fā)出操作指令，指示“被查詢方”將查詢結(jié)果也以“電子郵件”方式反饋。充分利用“電子郵件”的實時監(jiān)控收發(fā)信件功能，自動完成異地附件資料互動查詢。“圖4”中的“地點A”與“地點B”互可反向操作，方法相同。
舉例一、某一企業(yè)財務部門，經(jīng)批準于2002年11月8日，以第1234568號支票向某一存款銀行提取人民幣現(xiàn)金10,000元留做備用，現(xiàn)金已入庫，附件2張包括支票存根聯(lián)及內(nèi)部批準提現(xiàn)憑單。會計人員就該會計事項處理分錄如下借現(xiàn)金10,000元貸銀行存款10,000元采用兩表關(guān)聯(lián)存儲法，上述2張記帳憑證附件資料的處理過程如下(1)、將上述2張記帳憑證附件內(nèi)容依序輸入到會計電算化記帳憑證記錄表里，(2)、在輸入記帳憑證內(nèi)容時，可隨時啟動記帳憑證附件資料的錄入功能(圖1→圖2)，進入對記帳憑證附件資料的錄入操作。
a.選擇“錄入方式”的“電子掃描”(可選擇其他方式)；b.啟動掃描儀，并將第1張原始憑證放入掃描板上進行掃描，生成該記帳憑證的“附件1”圖象文件；c.將“附件1”圖象文件存入“記帳憑證附件資料表”里，同時記錄該附件對應“記帳憑證”的年、月、日、憑證編號和附件圖象文件的格式(文件后綴)，其結(jié)果展現(xiàn)如“表2”所示；d.繼續(xù)循環(huán)以上“b.”、“c.”過程，掃描第2張原始憑證，生成并存儲記帳憑證的“附件2”圖象文件，其結(jié)果展現(xiàn)如“表2”所示記帳憑證附件資料表。
e.對該記帳憑證的兩張附件資料的影象處理已完成，返回到記帳憑證輸入界面上，如“圖1”。
“表1”與“表2”的對應關(guān)系“表1”與“表2”以記帳憑證的編號、年、月、日建立對應關(guān)聯(lián)，“表1”為“父”，“表2”為“子”。
“表1”中每一個編號的記帳憑證的附件張數(shù)，對應著“表2”中的記錄個數(shù)。如果“表1”中“附件張數(shù)”為2時，那么“表2”中就一定有兩條記錄與之對應著(每一條記錄均為一個獨立的電子文檔文件，“附件類型”記錄著該文檔文件的后綴)。
在以上“a.”選擇“錄入方式”中，選擇“數(shù)碼拍照”與選擇“電子掃描”操作方法基本相同，都是對附件資料進行影象處理，生成的均為圖象文件，只是一個采取拍照另一個采用掃描，僅是操作不同的外圍設(shè)備而已。
表1會計記帳憑證記錄表

表2會計電算化記帳憑證的附件資料表

表2舉例二、某一公司已實現(xiàn)辦公自動化，通過Internet電子商務訂購一批商品，經(jīng)購銷雙方協(xié)商確立了一份電子購銷合同書，合同中規(guī)定需要預付購貨款80,000元。經(jīng)公司領(lǐng)導批準于2002年11月9日，以電匯方式匯給對方80,000元。財務部門根據(jù)該“電子購銷合同書”和銀行電匯回單作帳務處理，附件2份包括銀行電匯回單1份及“電子購銷合同書”電子文檔文件1個。會計人員就該會計事項處理分錄如下借預付貨款80,000元貸銀行存款80,000元采用兩表關(guān)聯(lián)存儲法，上述2張記帳憑證附件資料的處理過程如下(1)、將上述2張記帳憑證附件內(nèi)容依序輸入到會計電算化記帳憑證記錄表里，(2)、在輸入記帳憑證內(nèi)容時，可隨時啟動記帳憑證附件資料的錄入功能(圖1→圖2)，進入對記帳憑證附件資料的錄入操作。
a.選擇“錄入方式”的“電子掃描”(可選擇“數(shù)碼拍照”方式)；b.啟動掃描儀，將第1張原始憑證放到掃描板上進行掃描，生成該記帳憑證的“附件1”圖象文件；c.將“附件1”圖象文件存入“記帳憑證附件資料表”里，同時記錄該附件對應“記帳憑證”的年、月、日、憑證編號和附件圖象文件的格式(文件后綴)，其結(jié)果展現(xiàn)如“表2”所示；d.繼續(xù)循環(huán)以上“a.”過程，選擇“文件導入”錄入方式，將“電子購銷合同書”電子文檔文件作為“附件2”直接導入并存儲到記帳憑證附件資料表里，其結(jié)果展現(xiàn)如“表2”所示。
e.對該記帳憑證的兩份附件資料的影象和導入處理已完成，返回到記帳憑證輸入界面上，如“圖1”。
在以上“a.”選擇“錄入方式”中，選擇“數(shù)碼拍照”與選擇“電子掃描”操作方法基本相同，都是對附件資料進行影象處理，生成的均為圖象文件，只是一個采取拍照另一個采用掃描，僅是操作不同的外圍設(shè)備而已。
舉例三、附件資料內(nèi)容如“舉例一”采用一表打包存儲法，存儲記帳憑證的附件資料不另外建立會計記帳憑證的附件資料表，只是在“會計記帳憑證表”內(nèi)增設(shè)一個專用字段存儲附件的電子文檔。在存儲時，先將記帳憑證的多個附件副本電子文檔文件合并為一個“附件包”，再將“附件包”存到“會計記帳憑證庫表”內(nèi)?！氨?”中每一個編號的記帳憑證，如其附件張數(shù)大于零時，則均存在一個獨立的“附件包”電子文檔文件與之對應。
具體地說，上述2張記帳憑證附件資料的錄入及存儲處理過程如下(1)、將附件內(nèi)容依序輸入到會計電算化記帳憑證記錄表里，(2)、在輸入記帳憑證內(nèi)容時，可隨時啟動記帳憑證附件資料的錄入功能(圖1→圖2)，進入對記帳憑證附件資料的錄入操作。
a.選擇“錄入方式”的“電子掃描”(可選擇其他方式)；b.創(chuàng)建一個WORD臨時文檔文件(即“附件包”)；c.啟動掃描儀，并將第1張原始憑證放入掃描板上進行掃描，生成該記帳憑證的“附件1”圖象文件；d.將“附件1”圖象文件插入到“b.”所創(chuàng)建的WORD臨時文檔文件中；e.繼續(xù)循環(huán)以上“c.”、“d.”過程，掃描第2張原始憑證，生成記帳憑證的“附件2”圖象文件并插入到所創(chuàng)建的WORD臨時文檔文件中；f.將WORD臨時文檔文件，存儲會計記帳憑證與其附件資料合一庫表中“附件內(nèi)容”字段里，其結(jié)果展現(xiàn)如“表3”所示。
g.該記帳憑證的2張附件資料的影象處理已完成，返回到記帳憑證輸入界面上，如“圖1”。
在以上“a.”選擇“錄入方式”中，選擇“數(shù)碼拍照”與選擇“電子掃描”操作方法基本相同，都是對附件資料進行影象處理，生成的均為圖象文件，只是一個采取拍照另一個采用掃描，僅是操作不同的外圍設(shè)備而已。
表3會計記帳憑證與其附件資料合一表

表3舉例四、附件資料內(nèi)容如“舉例二”采用一表打包存儲法，上述2張記帳憑證(銀行電匯回單1份及“電子購銷合同書”電子文檔文件1個)附件資料的錄入及存儲處理過程如下(1)、將附件內(nèi)容依序輸入到會計電算化記帳憑證記錄表里，(2)、在輸入記帳憑證內(nèi)容時，可隨時啟動記帳憑證附件資料的錄入功能(圖1→圖2)，進入對記帳憑證附件資料的錄入操作。
a.選擇“錄入方式”的“電子掃描”(可選擇其他方式)；
b.創(chuàng)建一個WORD臨時文檔文件(即“附件包”)；c.啟動掃描儀，并將第1張原始憑證放入掃描板上進行掃描，生成該記帳憑證的“附件1”圖象文件；d.將“附件1”圖象文件插入到“b.”所創(chuàng)建的WORD臨時文檔文件中；e.繼續(xù)循環(huán)以上“a.”過程，選擇“文件導入”錄入方式，將“電子購銷合同書”電子文檔文件作為“附件2”導入并插到所創(chuàng)建的WORD臨時文檔文件中；f.將WORD臨時文檔文件，存儲會計記帳憑證與其附件資料合一庫表中“附件內(nèi)容”字段里，其結(jié)果展現(xiàn)如“表3”所示。
g.該記帳憑證的2份附件資料的影象處理和文件導入已完成，返回到記帳憑證輸入界面上，如“圖1”。
在以上“a.”選擇“錄入方式”中，選擇“數(shù)碼拍照”與選擇“電子掃描”操作方法基本相同，都是對附件資料進行影象處理，生成的均為圖象文件，只是一個采取拍照另一個采用掃描，僅是操作不同的外圍設(shè)備而已。
附件資料內(nèi)容的查詢1、會計電算化記帳憑證附件資料的本地查詢舉例五、對“舉例二”的存儲結(jié)果進行查詢，查詢2002年11月9日第2號記帳憑證的附件資料。查詢過程如下(1)、啟動會計電算化軟件，并進入到會計記帳憑證查詢功能界面(圖6)；(2)、輸入查詢記帳憑證的條件，如“年”為2002、“月”為11、“日”為09、“憑證編號”為002，查找到滿足該條件會計記帳憑證，顯示其內(nèi)容；(3)、啟動記帳憑證附件資料查詢功能，自動判斷該記帳憑證有無附件資料，如無附件資料，則返回到原會計記帳憑證查詢功能界面上；(4)、如存在附件資料，則進入附件資料顯示界面；(5)、判斷是否結(jié)束，如選擇結(jié)束則返回到原會計記帳憑證查詢功能界面上；(6)、如繼續(xù)則可循環(huán)進行打印附件資料、將附件資料另存為一個外部文件、向外郵件傳遞附件資料或選擇其他操作方式；(7)、最后返回到原會計記帳憑證查詢功能界面上；2、會計電算化記帳憑證附件資料的異地查詢舉例六、假設(shè)以上“舉例二”為“地點B”發(fā)生的會計事項，現(xiàn)存在關(guān)聯(lián)單位“地點A”。假設(shè)“地點A”為“地點B”的上級管理單位。因工作需要“地點A”要對“地點B”的2002年11月9日第2號會計記帳憑證的附件資料進行查閱，擬通過異地查詢，取得相關(guān)資料。查詢過程如下(1)、啟動會計電算化軟件，并進入到附件資料異地查詢界面(圖4)；(2)、選擇發(fā)送郵件功能；(3)、設(shè)置查詢條件a.新郵件的標題上輸入異地查詢授權(quán)密碼；b.查詢內(nèi)容*20021109$002#，意思是需要查詢“2002年11月9日第2號會計記帳憑證的附件資料”，其中“*、$、#”為功能判別的邊界符號；c.要求“地點B”的反饋方式“YES”為要求“地點B”將查詢的內(nèi)容作為郵件的附件反饋回來；“NO”為一般信息的通知，不要求“地點B”將查詢的內(nèi)容作為郵件的附件反饋回來。
(4)、將要發(fā)給“地點B”的郵件存入“日志庫”，以便“地點A”備查；(5)、向“地點B”發(fā)送查詢郵件；
(6)、“地點B”定時監(jiān)控郵箱，當發(fā)現(xiàn)有來件時進行收取郵件；(7)、“地點B”在收取郵件時，首先對郵件進行分析a.判別郵件的標題上是否有授權(quán)密碼，如沒有密碼或密碼不正確，則作為一般郵件處理并結(jié)束；b.如果存在正確授權(quán)密碼，則效驗該郵件地址的查詢權(quán)限，正確繼續(xù)，否則結(jié)束；c.將來件存入“日志庫”，以便“地點B”備查；d.根據(jù)“地點A”的查詢內(nèi)容要求，“地點B”自動查詢本地的“會計記帳憑證附件表”里已存儲的“2002年11月9日第2號會計記帳憑證的附件資料”；e.將查詢結(jié)果信息存入“日志庫”，以便“地點B”備查；f.根據(jù)“地點A”來件約定的反饋方式進行反饋如果來件要求反饋方式為“YES”，則“地點B”必須將已經(jīng)查詢到的“2002年11月9日第2號會計記帳憑證的附件資料”打包成新郵件的附件，按來件的原地址反饋發(fā)送，但反饋郵件的標題上不再設(shè)置授權(quán)密碼，以免成死循環(huán)查詢；如果來件要求反饋方式為“NO”，則“地點B”只是簡單的向“地點A”反饋查詢結(jié)果信息而已，例如查詢內(nèi)容是否存在等，不反饋附件資料的實際內(nèi)容。
(8)、“地點A”與“地點B”可以互為逆向操作，方法相同。
權(quán)利要求
1.一種會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于包括如下步驟1)制作電算化記帳憑證；2)同時，對其佐證的原始附件資料做同步副本錄入處理；3)將記帳憑證的核算數(shù)據(jù)與錄入附件資料的副本相對應地做一體化存儲處理。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于所述錄入處理的方法包括電子掃描、數(shù)碼拍照、電子文檔直接導入或其它電子設(shè)備輸入等。
3.根據(jù)權(quán)利要求1或者2所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于采用數(shù)據(jù)庫存儲方法，將錄入的附件資料內(nèi)容以一條記錄形式存入數(shù)據(jù)庫中。
4.根據(jù)權(quán)利要求1或者2所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于所述一體化存儲方法是兩表關(guān)聯(lián)存儲法1)建立記帳憑證記錄表；2)在記帳憑證記錄表之外，另建一個專用于存儲記帳憑證附件資料表；3)在記帳憑證表與其附件資料表之間由日期和記帳憑證編號建立一一對應關(guān)系。
5.根據(jù)權(quán)利要求4所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于所述兩表關(guān)聯(lián)存儲法的記帳憑證記錄表包括日期、憑證編號、內(nèi)容摘要、科目名稱、借方金額、貸方金額和附件張數(shù)。
6.根據(jù)權(quán)利要求4或者5所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于所述附件資料表包括日期、憑證編號、附件序號、附件類型和附件內(nèi)容。
7.根據(jù)權(quán)利要求1或者2所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于所述一體化存儲方法是一表打包存儲法在記帳憑證記錄表內(nèi)直接增設(shè)一個用于存儲記帳憑證附件資料的字段，分別將各個記帳憑證所屬附件資料的副本及其他電子文檔打包為一個合并文檔存入該字段內(nèi)。
8.根據(jù)權(quán)利要求7所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于所述一表打包存儲法的記帳憑證記錄表包括日期、憑證編號、內(nèi)容摘要、科目名稱、借方金額、貸方金額、附件張數(shù)和附件內(nèi)容。
9.根據(jù)權(quán)利要求1或者2所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于原始附件資料做同步副本錄入處理的方法包括如下步驟(1)、將當前附件內(nèi)容輸入會計電算化記帳憑證記錄表；(2)、根據(jù)附件內(nèi)容，選擇錄入方式；(3)、啟動錄入設(shè)備錄入，生成該記帳憑證附件資料的副本(又名圖象文件)；(4)、將各附件資料的副本存入記帳憑證附件資料表，同時記錄該附件資料對應記帳憑證的日期、憑證編號和附件資料的副本格式；(5)、繼續(xù)循環(huán)以上步驟(2)至步驟(4)，錄入下一附件資料的原始憑證，生成并存儲記帳憑證的副本文件，直到完成所有記帳憑證附件資料的錄入工作。
10.根據(jù)權(quán)利要求1或者2所述會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，其特征在于通過電子郵件傳遞，實現(xiàn)在線異地查詢或求證。
全文摘要
一種會計電算化記帳憑證附件資料的處理方法，包括如下步驟1)制作電算化記帳憑證；2)同時，對其佐證的原始附件資料做同步副本錄入處理；3)將記帳憑證的核算數(shù)據(jù)與錄入的附件資料的副本相對應地做一體化存儲處理，錄入的附件資料內(nèi)容以一條記錄形式存入數(shù)據(jù)庫中。所述錄入處理的方法包括電子掃描、數(shù)碼拍照、電子文檔直接導入或其它電子設(shè)備輸入等。所述一體化存儲方法包括兩表關(guān)聯(lián)存儲法和一表打包存儲法。本發(fā)明提供了一種方便快捷、便于審核、查賬的電算化記帳憑證附件資料的處理方法。
文檔編號G06F17/40GK1416081SQ02152198
公開日2003年5月7日 申請日期2002年12月6日 優(yōu)先權(quán)日2002年12月6日
發(fā)明者袁義軍 申請人:袁義軍