專(zhuān)利名稱(chēng)：用于自動(dòng)化支付和調(diào)整處理的系統(tǒng)和方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本申請(qǐng)一般地涉及用于管理針對(duì)發(fā)送到賣(mài)家的支付而由買(mǎi)家進(jìn)行的諸如調(diào)整或扣除之類(lèi)的例外情況的系統(tǒng)和方法。更具體而言，本申請(qǐng)?zhí)峁┝艘环N自動(dòng)化系統(tǒng)和方法，用于處理針對(duì)發(fā)送到賣(mài)家的支付而由買(mǎi)家進(jìn)行的諸如扣除或?qū)τ谫I(mǎi)家的記入貸方(credit to a buyer)之類(lèi)的調(diào)整，在賣(mài)方側(cè)處理所述交易，完結(jié)(close out)所述交易，并且更新賣(mài)家的記賬系統(tǒng)。
背景技術(shù)：
圖1圖解了根據(jù)現(xiàn)有技術(shù)的用于購(gòu)買(mǎi)物品的典型交易100。如圖1中所示，所述交易涉及買(mǎi)方110、賣(mài)方130和金融機(jī)構(gòu)120。通常，買(mǎi)方110向賣(mài)方130發(fā)送購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求102或購(gòu)買(mǎi)訂單。購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求102標(biāo)識(shí)買(mǎi)方110期望的物品。賣(mài)方130接收買(mǎi)方的購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求，并且然后將物品運(yùn)送到買(mǎi)方110。
賣(mài)方130可以與物品一起或與物品分開(kāi)發(fā)送清單(statement)或發(fā)票105。發(fā)票105通常列出運(yùn)送的物品，并且可以包括諸如價(jià)格、數(shù)量、諸如SKU編號(hào)的賣(mài)家代碼或標(biāo)識(shí)信息和/或其他訂購(gòu)信息之類(lèi)的其他信息?；蛘?，取代用于單次送貨的單個(gè)發(fā)票，可以在其中向同一買(mǎi)方進(jìn)行多次送貨的情況下使用反映多次送貨的清單。
一旦買(mǎi)方110已經(jīng)接收到賣(mài)方的物品和發(fā)票105，則買(mǎi)方110必須在那時(shí)或其后的某時(shí)為所述物品付款。當(dāng)前，在許多情況下，買(mǎi)方使用下述多種方法中的任何一種來(lái)為所述物品付款，所述方法包括現(xiàn)金、支票、信用卡、自動(dòng)(票據(jù))交換所(ACH)或其他的電子轉(zhuǎn)賬/電匯。與支付方法無(wú)關(guān)，買(mǎi)方的支付金額和/或信息被傳送到金融機(jī)構(gòu)120來(lái)作為匯款信息115。在某些情況下，所述支付金額和/或信息被首先發(fā)送到賣(mài)方130，賣(mài)方130然后將其傳送到金融機(jī)構(gòu)120。
金融機(jī)構(gòu)120接收買(mǎi)方的支付金額和匯款信息115，并且將所述款項(xiàng)存在金融機(jī)構(gòu)120的賣(mài)方帳戶中。金融機(jī)構(gòu)120然后通過(guò)向賣(mài)方130發(fā)送支付數(shù)據(jù)125來(lái)提醒賣(mài)方130已經(jīng)接收到支付金額。
支付數(shù)據(jù)125可以采取每月、每周或典型的每日賬戶累計(jì)(accountsummary)的形式。在最為優(yōu)選的配置中，一天幾次地更新所述賬戶累計(jì)。所述支付數(shù)據(jù)也可以以電子方式發(fā)送到賣(mài)方130，或者可以通過(guò)允許賣(mài)方電子訪問(wèn)金融機(jī)構(gòu)的記錄而提供到賣(mài)方130，或者可以向賣(mài)方130郵寄復(fù)制品。
另外，如上所述，可以以多種方法中的任何一種來(lái)接收買(mǎi)方的支付。但是，與所接收的支付的類(lèi)型無(wú)關(guān)，通常由金融機(jī)構(gòu)將所述支付轉(zhuǎn)換為電子表達(dá)形式。例如，由金融機(jī)構(gòu)接收的紙張支票可以被掃描或成像，并且可以通過(guò)在金融機(jī)構(gòu)120的數(shù)據(jù)錄入人員將在支票表面上的支付數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為電子表達(dá)形式。ACH或電匯已經(jīng)是電子形式，但是金融機(jī)構(gòu)的交易記錄也可以反映例如ACH的始發(fā)者或ACH的日期。通常，向賣(mài)方130發(fā)送銀行的電子數(shù)據(jù)的大部分來(lái)作為支付數(shù)據(jù)125。
一旦賣(mài)方130已經(jīng)接收到支付數(shù)據(jù)125，則賣(mài)方130必須隨后開(kāi)始將每一所接收的支付與對(duì)應(yīng)的發(fā)票匹配的費(fèi)力任務(wù)。即，為了確認(rèn)買(mǎi)方110已經(jīng)對(duì)所運(yùn)送的物品進(jìn)行了支付，賣(mài)方130將從金融機(jī)構(gòu)120接收的支付數(shù)據(jù)125與發(fā)送到買(mǎi)方110的發(fā)票數(shù)據(jù)105匹配。一旦賣(mài)方130已經(jīng)將發(fā)票數(shù)據(jù)105與支付數(shù)據(jù)125匹配，如果所述發(fā)票數(shù)據(jù)與所述支付數(shù)據(jù)精確地匹配，則稱(chēng)交易完結(jié)。對(duì)于具有大量發(fā)票的賣(mài)方，這個(gè)處理可能是非常耗時(shí)的。
另外，直到通過(guò)完結(jié)交易而所述支付數(shù)據(jù)125已經(jīng)成功地與發(fā)票數(shù)據(jù)105匹配，賣(mài)方130不知道是否已經(jīng)從買(mǎi)方110接收到正確的支付金額。買(mǎi)方110可能例如多支付或少支付。因此，直到已經(jīng)完結(jié)了交易，賣(mài)方130不能肯定在金融機(jī)構(gòu)120的賣(mài)方的賬戶中反映的當(dāng)前余額是否表示可用的現(xiàn)金或是否例如因?yàn)槎喔抖骋唤痤~應(yīng)當(dāng)被支付回買(mǎi)方110。
如所能想象得到的，將支付數(shù)據(jù)與發(fā)票信息相匹配可能是十分耗時(shí)的，特別是當(dāng)賣(mài)方130正在向許多買(mǎi)方110運(yùn)送物品時(shí)。另外，將支付數(shù)據(jù)與發(fā)票信息相匹配可能由于在向買(mǎi)方110發(fā)送發(fā)票數(shù)據(jù)105的時(shí)間和賣(mài)方接收到支付數(shù)據(jù)125的時(shí)間之間的時(shí)間滯后(time lag)而進(jìn)一步被復(fù)雜化。另外，將支付數(shù)據(jù)與發(fā)票信息相匹配可能因?yàn)樗邮盏闹Ц稊?shù)據(jù)125可能不匹配發(fā)票數(shù)據(jù)105而被進(jìn)一步復(fù)雜化。
即，買(mǎi)方可能提交與所開(kāi)發(fā)票的金額不同的支付金額。由買(mǎi)方提交的所述支付金額可能少于或多于所開(kāi)發(fā)票的金額。例如，當(dāng)買(mǎi)方的支付金額不是對(duì)于所有物品時(shí)(諸如當(dāng)一些物品未被收到或被損壞時(shí))，由買(mǎi)方提交的支付金額可能少于所開(kāi)發(fā)票的金額。另外，買(mǎi)方的支付金額可能由于關(guān)于由買(mǎi)方接收的物品的價(jià)格或數(shù)量、或折扣的不一致而少于所開(kāi)發(fā)票的金額。相反，由買(mǎi)方提交的支付金額可能由于買(mǎi)方的錯(cuò)誤而多于所開(kāi)發(fā)票的金額，所述錯(cuò)誤諸如印刷錯(cuò)誤或記賬差異或當(dāng)買(mǎi)方預(yù)付或多付時(shí)。
當(dāng)從買(mǎi)方接收的支付金額不匹配賣(mài)方的發(fā)票時(shí)，通常進(jìn)行對(duì)于發(fā)票的調(diào)整。當(dāng)所述調(diào)整導(dǎo)致所開(kāi)發(fā)票的金額的減少時(shí)，所述調(diào)整被稱(chēng)為扣除(也稱(chēng)為回收費(fèi)(chargeback)或爭(zhēng)議(dispute))。通常，客戶要求調(diào)整，這個(gè)調(diào)整要求通常被稱(chēng)為調(diào)整請(qǐng)求。雖然扣除不是必然需要參考特定賣(mài)方的發(fā)票，但是調(diào)整請(qǐng)求通常是以扣除發(fā)票金額的形式。例如，當(dāng)客戶接收到受損的物品時(shí)，他或她要求減少發(fā)票金額以反映所述物品已經(jīng)被損壞，因此以扣除發(fā)票金額的形式來(lái)提出調(diào)整請(qǐng)求。另外，如果賣(mài)方的發(fā)票從開(kāi)始就有錯(cuò)誤，則買(mǎi)方的支付金額可能不匹配賣(mài)方的發(fā)票。或者，可能例如對(duì)于買(mǎi)方的發(fā)票進(jìn)行諸如買(mǎi)方特有的折扣之類(lèi)的調(diào)整。
調(diào)整請(qǐng)求可以以幾種形式。例如，所述調(diào)整請(qǐng)求可以是從買(mǎi)方到賣(mài)方的請(qǐng)求調(diào)整的電話。而且，調(diào)整請(qǐng)求可以從客戶到賣(mài)方的信件或電子郵件。另外，調(diào)整請(qǐng)求可以是要求退還多付或扣除在發(fā)票上所寫(xiě)的發(fā)票金額情況下的發(fā)票?；蛘?，調(diào)整請(qǐng)求也可以是諸如來(lái)自網(wǎng)站的電子數(shù)據(jù)之類(lèi)的電子通信的任何形式。
一旦賣(mài)方已經(jīng)接收到調(diào)整請(qǐng)求，則所述調(diào)整請(qǐng)求通常被傳送到人以便查看。查看者是查看調(diào)整請(qǐng)求和相關(guān)文件以便批準(zhǔn)或拒絕所述調(diào)整請(qǐng)求的個(gè)人?？赡苄枰鄠€(gè)查看者的同意來(lái)允許特定的客戶可以進(jìn)行調(diào)整。一旦所有的查看者已經(jīng)查看了所述調(diào)整請(qǐng)求和所有的相關(guān)文件，則所述調(diào)整請(qǐng)求或者被批準(zhǔn)或者被拒絕。
如果賣(mài)方批準(zhǔn)了所述調(diào)整請(qǐng)求，則賣(mài)方向客戶發(fā)放款項(xiàng)(issue a credit tothe customer)。對(duì)于買(mǎi)方重新開(kāi)發(fā)票通常與向客戶發(fā)放款項(xiàng)具有對(duì)于賣(mài)方的賬戶系統(tǒng)類(lèi)似的效果。相反，如果客戶請(qǐng)求以扣除發(fā)票金額的形式的調(diào)整、并且賣(mài)方批準(zhǔn)了所述調(diào)整請(qǐng)求，則賣(mài)方減少發(fā)票金額并且從買(mǎi)方接受較低的支付金額。
圖2圖解了用于處理用以銷(xiāo)售物品的交易的典型工作流200。首先，在步驟210，賣(mài)方側(cè)201向買(mǎi)方側(cè)202發(fā)送發(fā)票。接著，在步驟S220，買(mǎi)方初始地查看發(fā)票。例如通過(guò)進(jìn)行調(diào)整而在步驟230處理任何爭(zhēng)議。而且，在步驟230，由買(mǎi)方查看和批準(zhǔn)任何爭(zhēng)議或調(diào)整。如在下面進(jìn)一步討論和在圖2中所示，對(duì)于賣(mài)方而言，爭(zhēng)議和調(diào)整處理可能很耗時(shí)和費(fèi)力的。最后，在步驟240，從買(mǎi)方向賣(mài)方發(fā)送支付金額。
注意在步驟240中，在賣(mài)方，從買(mǎi)方接收的支付金額經(jīng)常被手工地匹配到發(fā)票，這是相當(dāng)耗時(shí)的。即使電子地提供了某些數(shù)據(jù)，買(mǎi)方的支付系統(tǒng)通常不被配備來(lái)在沒(méi)有實(shí)質(zhì)的人交互的情況下處理所接收的數(shù)據(jù)。另外，在步驟230，識(shí)別調(diào)整或爭(zhēng)議處理對(duì)于買(mǎi)方和賣(mài)方兩方都是費(fèi)力和耗時(shí)的。
因此，用于解決調(diào)整的當(dāng)前系統(tǒng)由于多種原因而過(guò)于昂貴。首先，對(duì)于監(jiān)控器有大量的信息。所述信息包括客戶信息、發(fā)票信息、調(diào)整請(qǐng)求的目的(即是尋求扣除還是退還)、客戶的過(guò)去的發(fā)票、來(lái)自客戶的過(guò)去的調(diào)整和賣(mài)方對(duì)于客戶的賒賬最高額(credit line)，并且可以包括其他信息。
其次，在大型商業(yè)中，經(jīng)常不能保證賣(mài)方的所有相關(guān)部門(mén)(例如特別是財(cái)務(wù)部門(mén)、運(yùn)輸部門(mén)和信貸部門(mén))能夠查看、編輯和批準(zhǔn)或拒絕調(diào)整請(qǐng)求。所述不能保證賣(mài)方的所有相關(guān)部門(mén)查看所述調(diào)整請(qǐng)求源于人工匹配調(diào)整請(qǐng)求與相關(guān)的文檔，如上所述。無(wú)疑，經(jīng)常發(fā)生錯(cuò)誤，例如在查看者沒(méi)有接收到他要求正確地查看所述調(diào)整請(qǐng)求所需要的所有文檔的情況中。
第三，在相關(guān)聯(lián)的問(wèn)題中，可能很難保證賣(mài)方的所有相關(guān)聯(lián)部門(mén)及時(shí)地進(jìn)行他們的查看，特別是當(dāng)涉及幾個(gè)部門(mén)時(shí)。例如，在保證第一查看者接收到他查看所述調(diào)整請(qǐng)求所需要的所有文檔上的延遲引起后續(xù)查看者的進(jìn)一步的延遲。以這種方式，當(dāng)其他的查看者等待第一查看者完成他的對(duì)于調(diào)整文件和相關(guān)文檔的查看時(shí)，在調(diào)整請(qǐng)求的處理中的延遲隨之發(fā)生。當(dāng)賣(mài)方要求多級(jí)的查看(即一個(gè)查看者必須等待和查看第一查看者對(duì)于調(diào)整請(qǐng)求的決定)時(shí)，這個(gè)延遲變得更為麻煩。例如，當(dāng)賣(mài)方要求查看者的經(jīng)理查看調(diào)整請(qǐng)求的所有初始查看時(shí)，在將所述信息路由到一個(gè)或多個(gè)查看者或從一個(gè)或多個(gè)接收者接收決定上的延遲將僅僅會(huì)引起另外的延遲。
最后，在保證所有相關(guān)部門(mén)查看調(diào)整請(qǐng)求上的任何延遲將引起在尋求收回客戶的欠款或在發(fā)出客戶的退款中的額外的延遲。這會(huì)導(dǎo)致由于長(zhǎng)時(shí)間的累積延遲而引起商業(yè)方面的損失和在客戶處丟失信譽(yù)。另外，當(dāng)前的系統(tǒng)和方法不提供在調(diào)整管理系統(tǒng)和賣(mài)方的銀行之間的一體化。這繼而引起在調(diào)整請(qǐng)求的最后決定上的額外的延遲。這種延遲將是因?yàn)橘u(mài)方必須通知客戶，客戶然后需要向賣(mài)方發(fā)送支付金額而產(chǎn)生的。以類(lèi)似的方式，也將延遲對(duì)于客戶所擁有的款項(xiàng)進(jìn)行的任何過(guò)帳。
因此，已經(jīng)長(zhǎng)期感到需要一種消除或最小化與當(dāng)前系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的許多問(wèn)題的銷(xiāo)售調(diào)整管理解決方案。特別感到需要能夠處理大量的調(diào)整請(qǐng)求以便減少由賣(mài)方的不必要的勾銷(xiāo)(write-off)的系統(tǒng)。而且，已經(jīng)長(zhǎng)期感到需要一種用于減少處理所述調(diào)整的工作量和時(shí)間投入的系統(tǒng)。另外，已經(jīng)長(zhǎng)期感到需要一種靈活的系統(tǒng)，它可以用于處理多種調(diào)整請(qǐng)求。最后，已經(jīng)長(zhǎng)期感到需要一種直接地與賣(mài)方的金融機(jī)構(gòu)一體化的調(diào)整系統(tǒng)。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明的實(shí)施例提供了一種系統(tǒng)和方法，用于通過(guò)使用由賣(mài)方為買(mǎi)方選擇的一組預(yù)先配置的商務(wù)規(guī)則來(lái)自動(dòng)化對(duì)于從買(mǎi)方接收的支付的調(diào)整的處理。即，賣(mài)方為特定買(mǎi)方預(yù)先配置在處理調(diào)整中使用的一組商務(wù)規(guī)則。每一買(mǎi)方可以具有其本身獨(dú)立配置的一組商務(wù)規(guī)則。當(dāng)在賣(mài)方從買(mǎi)方接收到不精確地匹配買(mǎi)方的任何未付的發(fā)票的支付時(shí)，在賣(mài)方的調(diào)整管理應(yīng)用應(yīng)用所述用于買(mǎi)方的那組商務(wù)規(guī)則。所述調(diào)整管理應(yīng)用然后試圖使用所述買(mǎi)方的那組商務(wù)規(guī)則來(lái)將所接收的支付與買(mǎi)方的未付發(fā)票之一匹配。如果所述調(diào)整管理應(yīng)用成功地找到了匹配，則自動(dòng)地記入買(mǎi)方的支付。如果所述調(diào)整管理應(yīng)用未成功地找到匹配，則選擇買(mǎi)方的支付來(lái)用于進(jìn)一步的處理，例如，可以將所述支付路由到人查看者。


圖1圖解了按照現(xiàn)有技術(shù)的用于購(gòu)買(mǎi)物品的典型交易。
圖2圖解了用于處理銷(xiāo)售物品的交易的典型工作流。
圖3圖解了按照本發(fā)明的一個(gè)實(shí)施例的自動(dòng)化調(diào)整管理系統(tǒng)。
圖4更詳細(xì)地圖解了圖3的調(diào)整管理應(yīng)用的一個(gè)實(shí)施例。
圖5圖解了可以在支付數(shù)據(jù)中包括的一些類(lèi)型的信息源的示例。
圖6圖解了按照本發(fā)明的一個(gè)實(shí)施例的商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器的操作的流程圖。
具體實(shí)施例方式
圖3圖解了按照本發(fā)明的一個(gè)實(shí)施例的自動(dòng)化支付處理和例外管理系統(tǒng)300。所述支付處理和例外管理系統(tǒng)300包括買(mǎi)方310、金融機(jī)構(gòu)320、賣(mài)方330、調(diào)整處理應(yīng)用340以及支付和調(diào)整管理應(yīng)用350。所述支付和調(diào)整管理應(yīng)用350包括金融機(jī)構(gòu)320和調(diào)整處理應(yīng)用340。
如下進(jìn)一步所述，購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求302從買(mǎi)方310傳送到賣(mài)方330。發(fā)票信息305從賣(mài)方330傳送到買(mǎi)方310。發(fā)票信息305可以與由賣(mài)方330提供的物品和/或服務(wù)分開(kāi)傳送，或者可以與物品和/或服務(wù)一起傳送。從買(mǎi)方310向賣(mài)方的金融機(jī)構(gòu)320發(fā)送支付信息315。從金融機(jī)構(gòu)320向調(diào)整處理應(yīng)用340發(fā)送支付和匯款數(shù)據(jù)325。從賣(mài)方向調(diào)整處理應(yīng)用340發(fā)送訂單數(shù)據(jù)335。訂單數(shù)據(jù)335可以在向買(mǎi)方針對(duì)下層的物品開(kāi)發(fā)票時(shí)被發(fā)送到調(diào)整處理應(yīng)用340，或者可以在以后某個(gè)時(shí)間被發(fā)送到調(diào)整處理應(yīng)用340。從調(diào)整處理應(yīng)用340向支付和調(diào)整管理應(yīng)用350發(fā)送記入數(shù)據(jù)345。
在操作中，支付處理和例外管理系統(tǒng)300一般如下進(jìn)行。首先，買(mǎi)方310可以確定例如從賣(mài)方330購(gòu)買(mǎi)物品。通常，買(mǎi)方310然后通過(guò)向賣(mài)方330發(fā)送購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求302而通知賣(mài)方330買(mǎi)方310希望進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)。賣(mài)方330然后接收買(mǎi)方的購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求302。賣(mài)方330然后將期望的物品運(yùn)送到買(mǎi)方310，并且也向買(mǎi)方310發(fā)送發(fā)票信息305。
優(yōu)選的是，發(fā)票信息305包括與從賣(mài)方330向買(mǎi)方310運(yùn)送的物品相關(guān)聯(lián)的信息。例如，優(yōu)選的是，發(fā)票信息305包括賣(mài)方代碼，用于標(biāo)識(shí)所運(yùn)送的物品、價(jià)格、數(shù)量和/或其他訂單信息。
如上所述，發(fā)票信息305和物品由買(mǎi)方310接收。買(mǎi)方310然后查看所接收的物品。優(yōu)選的是，買(mǎi)方310然后對(duì)所接收的物品進(jìn)行支付。但是，買(mǎi)方的支付金額的數(shù)量可能由于多種原因而與由賣(mài)方330開(kāi)發(fā)票的支付金額不同。
例如，如果所接收的物品與在發(fā)票信息305中標(biāo)識(shí)的物品不匹配，則買(mǎi)方的支付金額可能與發(fā)票不同。另外，例如，一些物品可能被損壞或破壞?；蛘?，所接收的實(shí)際物品的議定價(jià)格或數(shù)量可能與在發(fā)票信息中出現(xiàn)的物品的價(jià)格和數(shù)量不匹配。另外，賣(mài)方可能運(yùn)送了除買(mǎi)方期望的物品之外的物品。這些僅僅是可能在向買(mǎi)方運(yùn)送物品中遇到的無(wú)數(shù)困難的一些示例，它們可能導(dǎo)致與發(fā)票信息305不符。
返回圖3，一旦買(mǎi)方310已經(jīng)接收到物品，則買(mǎi)方通過(guò)向金融機(jī)構(gòu)320發(fā)送支付信息315來(lái)為所述物品進(jìn)行支付。即，買(mǎi)方310向賣(mài)方的金融機(jī)構(gòu)320提交包括支付金額的支付信息315。但是，如圖3中所示，本實(shí)施例操作來(lái)通過(guò)將金融機(jī)構(gòu)320與調(diào)整處理應(yīng)用340一體化而將金融機(jī)構(gòu)320轉(zhuǎn)換為支付和調(diào)整管理應(yīng)用350。
即，一旦已經(jīng)由買(mǎi)方310接收到物品或者按照伴隨發(fā)票的條款，買(mǎi)方然后為物品進(jìn)行支付。但是，如果已經(jīng)發(fā)生了關(guān)于所述物品的上述困難的一個(gè)或多個(gè)，則買(mǎi)方可以作為支付金額而提交的金額可能與在發(fā)票信息305中包括的金額不同。當(dāng)由買(mǎi)方310提交的支付金額不同于并且少于在發(fā)票信息305中包括的支付金額時(shí)，在支付金額中的不同被稱(chēng)為扣除。
如上在背景技術(shù)部分中所述，當(dāng)買(mǎi)方310以典型的方式來(lái)進(jìn)行扣除時(shí)，扣除的進(jìn)行需要賣(mài)方的大量工作。通常，賣(mài)方必須協(xié)調(diào)從買(mǎi)方接收的支付金額與發(fā)送到買(mǎi)方的物品和發(fā)票信息，這可能是復(fù)雜和耗時(shí)的過(guò)程。
在一些先前的系統(tǒng)中，為了減少用于協(xié)調(diào)發(fā)票信息所花費(fèi)的時(shí)間量，賣(mài)方可以請(qǐng)求買(mǎi)方提交借項(xiàng)憑單(debit memo)，以便使得買(mǎi)方可以手動(dòng)地或通過(guò)網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行扣除。通過(guò)使用這種的形式來(lái)管理扣除可以有助于賣(mài)方的內(nèi)部記賬，但是可能在賣(mài)方的批準(zhǔn)和向買(mǎi)方的付款或記入貸方中需要另外的延遲。因此，這樣的系統(tǒng)經(jīng)常被買(mǎi)方和賣(mài)方都看作是麻煩的。在其他的先前系統(tǒng)中，買(mǎi)方可以拒絕對(duì)發(fā)票進(jìn)行支付，除非它是準(zhǔn)確的，即，除非已經(jīng)由買(mǎi)方接收到示出所有調(diào)整的最后的修訂的發(fā)票，或者貸項(xiàng)憑單被發(fā)出來(lái)抵消錯(cuò)誤發(fā)票，或在支付之前授權(quán)了扣除。但是，這樣的系統(tǒng)通常被賣(mài)方看作是不適宜的，因?yàn)樗ǔＩ婕坝糜谥Ц兜牧硗庋舆t。
相反，如圖3中所示，買(mǎi)方310向賣(mài)方的金融機(jī)構(gòu)320提交包括支付金額的支付信息315。但是，如圖3中所示，本實(shí)施例操作來(lái)通過(guò)將金融機(jī)構(gòu)320與調(diào)整處理應(yīng)用340一體化而將金融機(jī)構(gòu)320轉(zhuǎn)換為支付和調(diào)整管理應(yīng)用350。
即，買(mǎi)方的支付和匯款信息315被發(fā)送到金融機(jī)構(gòu)320。支付金額315可以是多種形式的任何一種，其范圍例如從現(xiàn)金或支票到諸如電子數(shù)據(jù)交換(EDI)之類(lèi)的電子資金轉(zhuǎn)帳。金融機(jī)構(gòu)320接收支付和匯款信息315和產(chǎn)生支付和匯款數(shù)據(jù)325。優(yōu)選的是，支付和匯款數(shù)據(jù)325包括所有的支付和匯款信息，并且可以包括附加的匯款數(shù)據(jù)，諸如所接收的支票、所接收的匯款通知單和/或借項(xiàng)憑單的掃描圖像。支付和匯款數(shù)據(jù)325然后被發(fā)送到調(diào)整處理應(yīng)用340。
除了支付和匯款數(shù)據(jù)325之外，調(diào)整處理應(yīng)用340也從賣(mài)方330接收訂單數(shù)據(jù)335。優(yōu)選的是，訂單數(shù)據(jù)335包括三種信息發(fā)票相關(guān)聯(lián)的信息、買(mǎi)方相關(guān)聯(lián)的信息和賣(mài)方相關(guān)聯(lián)的信息，并且訂單數(shù)據(jù)335可以包括另外的信息。
關(guān)于發(fā)票相關(guān)聯(lián)的信息，優(yōu)選的是，訂單數(shù)據(jù)335包括在被發(fā)送到買(mǎi)方310的發(fā)票信息305中包括的所有信息，并且也可以包括與物品的傳送相關(guān)聯(lián)的信息，諸如提貨單或發(fā)票信息305的電子圖像。
即，優(yōu)選的是，支付和匯款數(shù)據(jù)325的一個(gè)單元識(shí)別進(jìn)行支付的買(mǎi)方。優(yōu)選的是，例如在發(fā)票被原始地發(fā)送到買(mǎi)方時(shí)，未付的發(fā)票已經(jīng)被預(yù)先發(fā)送或預(yù)先交付到調(diào)整處理應(yīng)用340。如果調(diào)整處理應(yīng)用340不能找到特定賣(mài)方的特定發(fā)票，則調(diào)整處理應(yīng)用340可以默認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的扣除形式，如下進(jìn)一步所述?；蛘?，調(diào)整處理應(yīng)用340可以隨后查詢賣(mài)方330，并且檢索用于所示的買(mǎi)方的所有未付發(fā)票的列表來(lái)作為訂單數(shù)據(jù)335。如果在支付數(shù)據(jù)325中未指示買(mǎi)方，則優(yōu)選的是，調(diào)整處理應(yīng)用340可以檢索所有買(mǎi)方的所有未付發(fā)票。即，支付和匯款數(shù)據(jù)325最好指示買(mǎi)方。調(diào)整處理應(yīng)用340可以隨后向賣(mài)方330查詢與買(mǎi)方相關(guān)聯(lián)的任何信息。另外，調(diào)整處理應(yīng)用340可以以多種方式的任何一種來(lái)從賣(mài)方330檢索數(shù)據(jù)。例如，訂單數(shù)據(jù)335可以被調(diào)整處理應(yīng)用340接收作為一批表示用于一個(gè)或多個(gè)買(mǎi)方的幾個(gè)發(fā)票的信息，這與買(mǎi)方的單個(gè)發(fā)票的信息相對(duì)。另外，從買(mǎi)方310接收的支付信息315可以表示一批幾個(gè)發(fā)票而不是單個(gè)發(fā)票。
關(guān)于買(mǎi)方相關(guān)聯(lián)的信息，訂單數(shù)據(jù)335也最好包括與買(mǎi)方本身相關(guān)聯(lián)的信息，諸如買(mǎi)方的先前訂單的編號(hào)、適用于買(mǎi)方的任何協(xié)商的折扣或其他動(dòng)機(jī)，如下進(jìn)一步所述。
關(guān)于賣(mài)方相關(guān)聯(lián)的信息，訂單數(shù)據(jù)335可以包括例如關(guān)于諸如始發(fā)訂單的銷(xiāo)售人員之類(lèi)的賣(mài)方的信息或用于調(diào)整批準(zhǔn)的內(nèi)部路由信息，如下進(jìn)一步所述。
一旦調(diào)整處理應(yīng)用340接收到支付和匯款數(shù)據(jù)325以及訂單數(shù)據(jù)335，則調(diào)整處理應(yīng)用340進(jìn)行來(lái)試圖將所接收的支付和匯款數(shù)據(jù)325與從訂單數(shù)據(jù)335檢索的一個(gè)或多個(gè)未付的發(fā)票匹配。
如下參照?qǐng)D6進(jìn)一步所述，如果支付和匯款數(shù)據(jù)325與一個(gè)或多個(gè)發(fā)票立即可匹配，則調(diào)整處理應(yīng)用340向賣(mài)方330發(fā)送成功匹配的指示來(lái)作為記入數(shù)據(jù)(posting data)345。所述記入數(shù)據(jù)345最好指示通過(guò)支付數(shù)據(jù)正在對(duì)那個(gè)或那些發(fā)票進(jìn)行支付。賣(mài)方330接收記入數(shù)據(jù)345，并且在賣(mài)方330的記賬系統(tǒng)記錄然后被更新以反映已經(jīng)支付了發(fā)票以便完成交易。雖然本討論著重于在逐個(gè)發(fā)票的基礎(chǔ)上的調(diào)整處理應(yīng)用340的操作，所述調(diào)整管理應(yīng)用也可以在批的基礎(chǔ)上操作。例如，可以一次處理一批發(fā)票。在所有的發(fā)票已經(jīng)被匹配和/或?qū)τ诎l(fā)票的所有的例外已經(jīng)被處理——如下進(jìn)一步所述——后，所述一批發(fā)票可以一次成批地被發(fā)送到賣(mài)方。例如，調(diào)整管理應(yīng)用340可以處理所述一批發(fā)票，將所述能夠匹配的發(fā)票匹配，然后著重于在將整個(gè)一批發(fā)票傳送到賣(mài)方之前分類(lèi)在剩余的發(fā)票中的例外，如下進(jìn)一步所述。在賣(mài)方的查看者可以隨后進(jìn)一步查看、修改和/或批準(zhǔn)/拒絕所述例外。
如果支付和匯款數(shù)據(jù)325不是立即可匹配到一個(gè)或多個(gè)發(fā)票，則賣(mài)方可能在要求調(diào)整或已經(jīng)發(fā)生了錯(cuò)誤，并且調(diào)整處理應(yīng)用340可以隨后將支付數(shù)據(jù)標(biāo)記來(lái)用于進(jìn)一步的處理，如下參照?qǐng)D6進(jìn)一步所述。
調(diào)整處理應(yīng)用340可以隨后試圖向支付數(shù)據(jù)應(yīng)用一組賣(mài)方可配置的商務(wù)規(guī)則，以便試圖自動(dòng)地決定和處理調(diào)整，如下進(jìn)一步所述。例如，可以利用用于每個(gè)買(mǎi)方的一組規(guī)則來(lái)配置調(diào)整處理應(yīng)用340，以便自動(dòng)許可低于特定門(mén)限值或小于發(fā)票金額的特定百分比的調(diào)整。
如果調(diào)整處理應(yīng)用340不能自動(dòng)地決定調(diào)整，則在應(yīng)用了商務(wù)規(guī)則后，可以向賣(mài)方參見(jiàn)支付和匯款數(shù)據(jù)以用于進(jìn)一步的處理。
在XXXX提交的、題目為“用于自動(dòng)化的輸入支付和發(fā)票調(diào)解的系統(tǒng)和方法”的美國(guó)專(zhuān)利申請(qǐng)第XX/XXX,XXX號(hào)(通過(guò)引用而將其整體并入在此)中進(jìn)一步描述了所述初始發(fā)票和支付匹配的操作。另外，在XXXX提交的題目為“用于自動(dòng)化的調(diào)整處理的系統(tǒng)和方法”的美國(guó)專(zhuān)利申請(qǐng)第XX/XXX,XXX號(hào)(通過(guò)引用而將其整體并入在此)中進(jìn)一步描述了自動(dòng)化調(diào)整處理的操作。
一旦調(diào)整處理應(yīng)用340已經(jīng)處理了支付和匯款數(shù)據(jù)325以及訂單數(shù)據(jù)335并且買(mǎi)方的調(diào)整已經(jīng)被決定，則調(diào)整處理應(yīng)用340向賣(mài)方330發(fā)送記入數(shù)據(jù)345。如下進(jìn)一步所述，記入數(shù)據(jù)345可以采取幾種形式的任何一種，諸如建立貸項(xiàng)憑單的指令、對(duì)于庫(kù)存的調(diào)整或用于將扣除轉(zhuǎn)發(fā)到集合的指令。
如上所述，發(fā)票信息305可以采取幾種形式的任何一種。例如，發(fā)票信息305可以是紙張文件或電子文件，所述電子文件諸如電子郵件、萬(wàn)維網(wǎng)使能的形式或其他的EDI信息交換。
雖然針對(duì)訂購(gòu)物品的買(mǎi)方而如上所述了本實(shí)施例，但是買(mǎi)方可能相反地感興趣于安全服務(wù)。在獲得關(guān)于調(diào)整管理的服務(wù)的環(huán)境中也有類(lèi)似的考慮。雖然當(dāng)前的說(shuō)明聚焦在物品上，但是本支付處理和例外管理系統(tǒng)也同樣地良好適用于服務(wù)，而不限于物品。
如上所述，發(fā)票信息可能包括大量的信息，如下進(jìn)一步所述。但是，不需要在發(fā)票信息中提供下面列出的信息的所有項(xiàng)目。賣(mài)方可以配置包括一個(gè)項(xiàng)目來(lái)作為發(fā)票信息的一部分。例如，發(fā)票信息可以包括關(guān)于由賣(mài)方330向買(mǎi)方310銷(xiāo)售的物品和/或服務(wù)的數(shù)量和價(jià)格的信息。所述發(fā)票信息305也可以包括信息，諸如運(yùn)輸日期、買(mǎi)方310的名稱(chēng)和地址、賣(mài)方330的名稱(chēng)和地址、從買(mǎi)方310向賣(mài)方330的過(guò)期的任何數(shù)量的錢(qián)款、或買(mǎi)方310對(duì)于賣(mài)方330具有的任何可用的記入貸方。另外，發(fā)票信息305可以包括要由賣(mài)方330用于識(shí)別和跟蹤目的的發(fā)票編號(hào)。例如，發(fā)票信息305可以包括發(fā)票編號(hào)，以便賣(mài)方330可以能夠跟蹤那些物品和/或服務(wù)已經(jīng)被傳送或提供到買(mǎi)方310。另外，發(fā)票信息305也可以包括提貨單和/或其他文檔，諸如運(yùn)費(fèi)清單、交貨證明和/或報(bào)價(jià)。
類(lèi)似于上面的發(fā)票信息，支付信息可以采取由買(mǎi)方選擇的多種形式中的任何一種。例如，支付信息315可以因此包括支票、金融機(jī)構(gòu)匯票、銀行開(kāi)出的支票、匯票、記入賒賬最高額帳內(nèi)的訂單、本票或示出對(duì)于所接收的物品和/或服務(wù)的支付金額的任何其他文件。另外，支付信息315也可以包括支付表格的電子圖像。例如，支付信息315可以包括用于支付物品和/或服務(wù)的支票的電子圖像。
繼續(xù)如上討論，最好由金融機(jī)構(gòu)320構(gòu)造支付和匯款數(shù)據(jù)到支付數(shù)據(jù)和/或匯款信息不是已經(jīng)以電子形式從買(mǎi)方可獲得的程度。即，金融機(jī)構(gòu)320可以查看諸如支票之類(lèi)的輸入支付信息，然后發(fā)展與所述支票相關(guān)聯(lián)的一組數(shù)據(jù)。例如，金融機(jī)構(gòu)320可以電子地標(biāo)注接收日期、數(shù)量、支付方、被支付方和任何計(jì)帳、MICR(磁墨水字符識(shí)別)或在支票上的發(fā)票編號(hào)。金融機(jī)構(gòu)也可以電子地成像所接收的支票。由金融機(jī)構(gòu)320作出的注解可以被傳送到調(diào)整管理應(yīng)用來(lái)作為支付和匯款數(shù)據(jù)325的一部分。
或者，如果向金融機(jī)構(gòu)320電子地提供支付信息，則所述支付信息可以采用多種形式的任何一種。金融機(jī)構(gòu)320通常處理所接收的支付信息，并且按照金融機(jī)構(gòu)的內(nèi)部處理需要來(lái)重新表達(dá)或重新格式化所述支付信息。所述被重新處理的電子接收的支付信息可以隨后被傳送到調(diào)整處理應(yīng)用340來(lái)作為支付和匯款數(shù)據(jù)的一部分。
支付和匯款數(shù)據(jù)本身可以采取由金融機(jī)構(gòu)320選擇的多種形式的任何一種。例如，支付和匯款數(shù)據(jù)325可以或者包括XML文件、EDI文件、來(lái)自基于因特網(wǎng)的金融服務(wù)的信息或與物品或服務(wù)的支付相關(guān)聯(lián)的電子數(shù)據(jù)的任何其他形式。
訂單數(shù)據(jù)335和記入數(shù)據(jù)345也可以采取多種形式的任何一種，諸如電子郵件、XML文件、HTML文件或EDI。
另外，調(diào)整處理應(yīng)用340可以被例如實(shí)現(xiàn)為封裝軟件應(yīng)用或者被安裝在金融機(jī)構(gòu)或作為應(yīng)用服務(wù)提供者(ASP)的其他第三方上。作為ASP，調(diào)整處理應(yīng)用340可以直接地駐留在金融機(jī)構(gòu)320、賣(mài)方330或第三方中。調(diào)整處理應(yīng)用340的實(shí)際物理位置無(wú)關(guān)，只要它保持與金融機(jī)構(gòu)320和賣(mài)方330通信。例如，調(diào)整處理應(yīng)用340可以被駐留在或安裝在第三方，或者否則可以來(lái)自外部。
圖4更詳細(xì)地圖解了圖3的調(diào)整理應(yīng)用340的一個(gè)實(shí)施例。如圖4中所示，調(diào)整管理應(yīng)用340包括商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410和調(diào)整文件建立器420。如上參照?qǐng)D3所述，調(diào)整管理應(yīng)用340接收來(lái)自金融機(jī)構(gòu)320的支付和匯款數(shù)據(jù)325以及來(lái)自賣(mài)方330的訂單數(shù)據(jù)335。所述支付和匯款數(shù)據(jù)325以及訂單數(shù)據(jù)335然后被傳送到調(diào)整管理應(yīng)用340的商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410。
在操作中，商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410接收訂單數(shù)據(jù)335以及支付和匯款數(shù)據(jù)325，并且試圖將支付和匯款數(shù)據(jù)325與在訂單數(shù)據(jù)中包括的一個(gè)或多個(gè)發(fā)票匹配。如果商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410能夠?qū)⒅Ц逗蛥R款數(shù)據(jù)325與在訂單數(shù)據(jù)335中的一個(gè)或多個(gè)發(fā)票匹配，則所述商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器向賣(mài)方330發(fā)送記入數(shù)據(jù)345以完結(jié)交易，如上所述。如果商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410不能將支付和匯款數(shù)據(jù)325與在訂單數(shù)據(jù)335中的一個(gè)或多個(gè)發(fā)票匹配，則支付和匯款數(shù)據(jù)325被商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器進(jìn)一步處理，如下參照?qǐng)D6所述。
例如，如果所接收的訂單數(shù)據(jù)匹配特定買(mǎi)方的未付發(fā)票編號(hào)并且所接收的支付金額的數(shù)量匹配發(fā)票的金額，則記入數(shù)據(jù)345被發(fā)送到賣(mài)方330以向賣(mài)方的記賬系統(tǒng)記入所接收的支付金額。
但是，如果所接收的支付金額的數(shù)量不匹配發(fā)票的金額，則商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410應(yīng)用一系列商務(wù)規(guī)則，以便試圖匹配訂單數(shù)據(jù)335以及支付和匯款數(shù)據(jù)325，如下參照?qǐng)D6所述。如果商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410在應(yīng)用商務(wù)規(guī)則后能夠找到匹配，則商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410向賣(mài)方330發(fā)送記入數(shù)據(jù)345。另外，商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410向調(diào)整文件建立器420發(fā)送支付和匯款數(shù)據(jù)325，以便可以建立調(diào)整文件。調(diào)整文件425然后也被發(fā)送到賣(mài)方330。但是，因?yàn)橘I(mǎi)方的調(diào)整已經(jīng)滿足了所述商務(wù)規(guī)則，因此賣(mài)方可能自動(dòng)地接受買(mǎi)方的調(diào)整，而不需要進(jìn)一步的人的交互或批準(zhǔn)。
如果所述訂單數(shù)據(jù)和支付數(shù)據(jù)在在商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410中應(yīng)用所述商務(wù)規(guī)則后仍然不匹配，則仍然向調(diào)整文件建立器420發(fā)送支付和匯款數(shù)據(jù)325，并且產(chǎn)生調(diào)整文件。但是，所建立的調(diào)整文件可能不由賣(mài)方的記賬系統(tǒng)自動(dòng)處理，這是因?yàn)樗稣{(diào)整不滿足所述商務(wù)規(guī)則。另外，由商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器應(yīng)用的商務(wù)規(guī)則最好被配置成買(mǎi)方專(zhuān)用的，如下進(jìn)一步所述。
在XXXX提交的、題目為“賣(mài)方幫助的自動(dòng)化支付處理和例外管理的系統(tǒng)和方法”的美國(guó)專(zhuān)利申請(qǐng)第XX/XXX,XXX號(hào)——通過(guò)引用而將其整體并入在此——中進(jìn)一步描述了調(diào)整批準(zhǔn)表格的結(jié)構(gòu)和批準(zhǔn)表格的路由。
調(diào)整文件425最好包括支付數(shù)據(jù)以及所有與買(mǎi)方相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。所述買(mǎi)方相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)最好包括其中包括任何買(mǎi)方的信用評(píng)級(jí)的買(mǎi)方的先前購(gòu)買(mǎi)和支付行為以及關(guān)于買(mǎi)方的賣(mài)方側(cè)信息，諸如針對(duì)買(mǎi)方的賣(mài)方的賬戶或被提供到買(mǎi)方的任何先前的折扣。
商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410還可以在買(mǎi)方的信息從交易丟失時(shí)尋求驗(yàn)證支付數(shù)據(jù)。例如，如果所述支付數(shù)據(jù)不包括買(mǎi)方的標(biāo)記，則商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410可以試圖將所述支付數(shù)量或任何其他可用的信息與所有買(mǎi)方的未付發(fā)票匹配。如果發(fā)現(xiàn)匹配，則商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器410可以自動(dòng)地提示用戶從輔助標(biāo)準(zhǔn)——諸如非發(fā)票識(shí)別字段——確認(rèn)所嘗試的匹配。
優(yōu)選的是，由所述商務(wù)規(guī)則提供的交易驗(yàn)證包括驗(yàn)證交易的下述方面買(mǎi)方310的客戶信息的驗(yàn)證；被傳送到買(mǎi)方的物品的交付信息的驗(yàn)證，最好包括例如發(fā)票和/或提貨單和美元數(shù)量；買(mǎi)方的支付金額的驗(yàn)證，諸如確定是否買(mǎi)方的支付金額是已經(jīng)接收的支付金額的重復(fù)、或者是否由買(mǎi)方匯款的數(shù)額與發(fā)票數(shù)額相差少于預(yù)定門(mén)限容差的一個(gè)和、或者是否總的發(fā)票數(shù)額小于預(yù)定數(shù)量。
圖5圖解了可以在支付數(shù)據(jù)325中包括的一些類(lèi)型的信息源的示例。如上所述，支付數(shù)據(jù)325可以包括從XML文件510得到的數(shù)據(jù)、EDI文件520、電子數(shù)據(jù)540和/或來(lái)自萬(wàn)維網(wǎng)服務(wù)530的數(shù)據(jù)。所述電子數(shù)據(jù)540可以包括匯款信息315的電子圖像，如在圖3中所述?？梢砸杂山鹑跈C(jī)構(gòu)期望的任何內(nèi)部格式來(lái)配置支付數(shù)據(jù)325，所述內(nèi)部格式能夠由調(diào)整管理應(yīng)用340來(lái)進(jìn)行語(yǔ)法分析。
因此，本實(shí)施例用于自動(dòng)地將支付數(shù)據(jù)與發(fā)票數(shù)據(jù)匹配。如上所述，用于將支付數(shù)據(jù)與發(fā)票數(shù)據(jù)匹配的現(xiàn)有技術(shù)的方法涉及大量的人力并且很慢。對(duì)于本實(shí)施例，可以自動(dòng)地匹配和處理大多數(shù)的輸入支付，因此降低了人力和成本，并且提供了對(duì)于可用現(xiàn)金的更準(zhǔn)確評(píng)估。
另外，本實(shí)施例最好直接地與賣(mài)方的金融機(jī)構(gòu)一體化。因此，不需要任何額外的處理步驟來(lái)向金融機(jī)構(gòu)或內(nèi)部記賬子部門(mén)通知在金融機(jī)構(gòu)的賣(mài)方的賬戶。
圖6更詳細(xì)地圖解了調(diào)整管理應(yīng)用的操作的流程圖600。首先，在步驟601-602接收支付數(shù)據(jù)和訂單數(shù)據(jù)。接著，在步驟605，金融機(jī)構(gòu)接收支付數(shù)據(jù)和將其成批化。即，金融機(jī)構(gòu)可以以隊(duì)列來(lái)累積多個(gè)支付以形成一批。然后，在賣(mài)方的人可以訪問(wèn)金融機(jī)構(gòu)的記錄以整體地處理所述批的支付。
在步驟610，評(píng)估在所述批的支付中的每個(gè)支付。優(yōu)選的是，支付數(shù)據(jù)601包括發(fā)票信息，用于將由買(mǎi)方進(jìn)行的支付鏈接到由賣(mài)方向買(mǎi)方發(fā)送的特定發(fā)票編號(hào)。最好從賣(mài)方檢索所述發(fā)票編號(hào)的列表來(lái)作為訂單數(shù)據(jù)602的一部分。在步驟615，確定是否所述支付包括與由訂單數(shù)據(jù)提供的發(fā)票編號(hào)匹配的發(fā)票編號(hào)。如果發(fā)現(xiàn)了匹配的發(fā)票編號(hào)，則處理進(jìn)行到步驟630，并且所述發(fā)票與所述支付匹配。如果沒(méi)有找到發(fā)票編號(hào)匹配，則處理進(jìn)行到步驟620。
在步驟620，可能需要另外的處理——諸如賣(mài)方的人的交互——來(lái)將所接收的支付數(shù)據(jù)與在訂單數(shù)據(jù)中檢索的一個(gè)或多個(gè)發(fā)票匹配。在XXXX提交的、題目為“用于賣(mài)方幫助的自動(dòng)化支付處理和例外管理的系統(tǒng)和方法”的美國(guó)專(zhuān)利申請(qǐng)第XX/XXX,XXX號(hào)——通過(guò)引用而將其整體并入在此——中進(jìn)一步描述了這樣的進(jìn)一步處理。
現(xiàn)在進(jìn)行到步驟630，所接收的支付已經(jīng)匹配到特定發(fā)票編號(hào)。接著，在步驟632，將在發(fā)票中包括的發(fā)票支付金額與所接收的支付相比較。如果所接收的支付匹配發(fā)票支付，則處理進(jìn)行到步驟635。在步驟635，標(biāo)記所述支付，以向賣(mài)方的記賬系統(tǒng)記入。
相反，如果所接收的支付不匹配發(fā)票支付，則處理進(jìn)行到步驟640。在步驟640，應(yīng)用商務(wù)規(guī)則，以便使得所述支付與所述發(fā)票“匹配”，即使所述支付數(shù)量不正好是所述發(fā)票金額。例如，可以對(duì)于系統(tǒng)設(shè)置全局門(mén)限值，以便即使所接收的支付不同于發(fā)票的支付數(shù)量，如果所述差足夠小，則仍然認(rèn)為所述發(fā)票和支付匹配。例如，作為全局門(mén)限值，如果所接收的支付與發(fā)票數(shù)量相差小于1％或小于$100，則仍然將發(fā)票和支付當(dāng)作匹配。最好由賣(mài)方來(lái)設(shè)置所述全局門(mén)限值。
除了可以被應(yīng)用到所有買(mǎi)方的全局商務(wù)規(guī)則之外，可以應(yīng)用買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則。例如，可以使用比所述全局門(mén)限值更為寬松的買(mǎi)方專(zhuān)有的門(mén)限值來(lái)取代或補(bǔ)充所述全局門(mén)限值，以便使得所接收的支付和發(fā)票匹配。例如，賣(mài)方可以配置2％或$500的買(mǎi)方專(zhuān)用的門(mén)限值，并且直到所接收的支付與發(fā)票金額的不同不大于所述買(mǎi)方專(zhuān)用的門(mén)限值，則將所述支付當(dāng)作匹配所述發(fā)票。例外，可以應(yīng)用諸如折扣之類(lèi)的其他買(mǎi)方專(zhuān)用的標(biāo)準(zhǔn)或其他的激勵(lì)。
可以在步驟602從賣(mài)方檢索包括全局和買(mǎi)方專(zhuān)用的門(mén)限值的商務(wù)規(guī)則來(lái)作為訂單數(shù)據(jù)的一部分。或者，當(dāng)處理進(jìn)行到步驟640時(shí)可以從賣(mài)方檢索商務(wù)規(guī)則。作為另一種替代方式，所述商務(wù)規(guī)則可以被存儲(chǔ)在調(diào)整管理應(yīng)用中，或者可以由賣(mài)方獲得來(lái)進(jìn)行定期的更新。最好由賣(mài)方可以配置所有的商務(wù)規(guī)則。
現(xiàn)在轉(zhuǎn)向步驟642，如果在應(yīng)用商務(wù)規(guī)則后支付數(shù)量匹配發(fā)票金額，則處理進(jìn)行到步驟650。在步驟650，建立諸如G/L(總賬)勾銷(xiāo)記錄的調(diào)整文件以將在發(fā)票支付金額和所接收的支付金額之間的差記入貸方。處理然后進(jìn)行到步驟635，并且將所述支付標(biāo)記以記入。一旦將所述支付標(biāo)記以記入，則在步驟690向賣(mài)方發(fā)送記入數(shù)據(jù)。
如果在應(yīng)用商務(wù)規(guī)則后發(fā)票數(shù)量不匹配，則處理進(jìn)行到步驟620，在此，可能需要進(jìn)一步處理——諸如由賣(mài)方的人的交互——以將所接收的支付數(shù)據(jù)匹配在訂單數(shù)據(jù)中檢索的一個(gè)或多個(gè)發(fā)票。
所述買(mǎi)方專(zhuān)用的信息可以通過(guò)下述而對(duì)于買(mǎi)方始發(fā)通過(guò)預(yù)先存在的默認(rèn)值、通過(guò)由賣(mài)方直接編程或通過(guò)自動(dòng)化地分析一組買(mǎi)方的行為。例如，商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器可以被配置成根據(jù)最近的發(fā)票的大小或支付的大小而動(dòng)態(tài)地提高門(mén)限百分比或其他門(mén)限值。此外，例如，可以根據(jù)在買(mǎi)方和賣(mài)方之間的關(guān)系的長(zhǎng)度來(lái)動(dòng)態(tài)地改變所述門(mén)限百分比或其他門(mén)限值。
因此，本系統(tǒng)可以當(dāng)賣(mài)方要求諸如扣除之類(lèi)的調(diào)整時(shí)從賣(mài)方提供對(duì)于支付的自動(dòng)化處理。通過(guò)自動(dòng)地處理落入預(yù)先配置的商務(wù)規(guī)則中的調(diào)整，可以由系統(tǒng)自動(dòng)處理大量的調(diào)整，而不需要任何人的交互。相反，可能僅僅對(duì)于落在所述商務(wù)規(guī)則外部的少量調(diào)整需要人的交互。因此，因?yàn)楝F(xiàn)在可以自動(dòng)處理許多調(diào)整/扣除，因此可以實(shí)現(xiàn)工人工作時(shí)間上的大的成本降低。
例外，本系統(tǒng)自動(dòng)地更新賣(mài)方的記賬系統(tǒng)以包括諸如在扣除時(shí)的勾銷(xiāo)記錄之類(lèi)的調(diào)整文檔。因此，即使自動(dòng)處理賣(mài)方的調(diào)整，也在賣(mài)方的記賬系統(tǒng)中包括買(mǎi)方的調(diào)整的記錄——如果需要的話——以用于查看或一致的目的。
而且，本系統(tǒng)可以直接地與賣(mài)方的金融機(jī)構(gòu)一體化。這使得更容易實(shí)現(xiàn)和處理速度更快。但是，本系統(tǒng)也可以被駐留在與金融機(jī)構(gòu)和賣(mài)方通信的第三方中。
在首先試圖自動(dòng)將所有接收的支付與發(fā)票匹配的系統(tǒng)中，本實(shí)施例可能是最為有益的，所述系統(tǒng)諸如在XXXX提交的、題目為“用于自動(dòng)化的輸入支付和發(fā)票調(diào)解的系統(tǒng)和方法”的美國(guó)專(zhuān)利申請(qǐng)第XX/XXX,XXX號(hào)——通過(guò)引用而將其整體并入在此——中進(jìn)一步描述的系統(tǒng)。不能直接地與由發(fā)票調(diào)解系統(tǒng)匹配的所接收的發(fā)票可能隨后被本實(shí)施例的自動(dòng)化調(diào)整管理系統(tǒng)查閱。此外，如果本自動(dòng)化調(diào)整管理系統(tǒng)不能自動(dòng)地處理買(mǎi)方的調(diào)整，則調(diào)整文件可以被建立和路由到人以批準(zhǔn)或進(jìn)一步處理。在XXXX提交的、題目為“用于賣(mài)方幫助的自動(dòng)化支付處理和例外處理的系統(tǒng)和方法”的美國(guó)專(zhuān)利申請(qǐng)第XX/XXX,XXX號(hào)——通過(guò)引用而將其整體并入在此——中描述了這樣的系統(tǒng)。此外，本實(shí)施例最好與賣(mài)方的金融機(jī)構(gòu)直接一體化。
雖然已經(jīng)示出和說(shuō)明了本發(fā)明的特定單元、實(shí)施例和應(yīng)用，可以明白，本發(fā)明不限于此，因?yàn)楸绢I(lǐng)域內(nèi)的技術(shù)人員可以進(jìn)行修改，特別是根據(jù)上述的教程。因此考慮所附的權(quán)利要求涵蓋這樣的修改并且包含在本發(fā)明的精神和范圍內(nèi)的那些特征。
權(quán)利要求
1.一種用于自動(dòng)化調(diào)整處理的方法，所述方法包括在賣(mài)方從買(mǎi)方接收支付；從所述賣(mài)方檢索所述買(mǎi)方的買(mǎi)方專(zhuān)用的信息，所述買(mǎi)方專(zhuān)用的信息包括所述賣(mài)方的至少一個(gè)未付發(fā)票和至少一個(gè)商務(wù)規(guī)則；應(yīng)用比較所述支付和所述至少一個(gè)發(fā)票的所述商務(wù)規(guī)則；當(dāng)在所述商務(wù)規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)所述支付匹配所述至少一個(gè)未付發(fā)票時(shí)處理所述支付。
2.按照權(quán)利要求1的方法，其中，所述商務(wù)規(guī)則是對(duì)于所述發(fā)票的買(mǎi)方專(zhuān)用的折扣。
3.按照權(quán)利要求1的方法，其中，所述商務(wù)規(guī)則是在所述支付數(shù)量和所述發(fā)票金額中的買(mǎi)方專(zhuān)用的數(shù)值門(mén)限差。
4.按照權(quán)利要求1的方法，其中，所述商務(wù)規(guī)則是在所述支付數(shù)量和所述發(fā)票金額中的買(mǎi)方專(zhuān)用的百分比門(mén)限差。
5.按照權(quán)利要求1的方法，其中，所述商務(wù)規(guī)則是買(mǎi)方專(zhuān)用的確定，用于允許所述買(mǎi)方可以支付少于所述發(fā)票的總金額。
6.按照權(quán)利要求1的方法，還包括在所述接收步驟之前接收對(duì)于所述發(fā)票的調(diào)整；并且在應(yīng)用所述商務(wù)規(guī)則之前向所述發(fā)票應(yīng)用所述調(diào)整。
7.按照權(quán)利要求1的方法，還包括當(dāng)在所述商務(wù)規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)中所述支付不匹配所述至少一個(gè)未付發(fā)票時(shí)向銷(xiāo)售調(diào)整文件建立器發(fā)送所述支付。
8.按照權(quán)利要求7的方法，還包括向所述賣(mài)方發(fā)送記入數(shù)據(jù)，以向所述賣(mài)方通知所述支付不匹配至少一個(gè)未付發(fā)票。
9.一種用于使用賣(mài)方可配置的商務(wù)規(guī)則來(lái)由賣(mài)方處理對(duì)于支付的調(diào)整的方法，所述商務(wù)規(guī)則可以對(duì)于不同的買(mǎi)方不同，所述方法包括在賣(mài)方存儲(chǔ)在處理第一買(mǎi)方的調(diào)整中使用的第一組商務(wù)規(guī)則；在所述賣(mài)方存儲(chǔ)在處理第二買(mǎi)方的調(diào)整中使用的第二組商務(wù)規(guī)則，其中，所述第一組商務(wù)規(guī)則與所述第二組商務(wù)規(guī)則不同；在所述賣(mài)方從第一買(mǎi)方接收第一支付；在所述賣(mài)方從第二買(mǎi)方接收第二支付，所述第一支付和所述第二支付都需要調(diào)整；使用所述第一組商務(wù)規(guī)則來(lái)處理對(duì)于所述第一支付的調(diào)整；并且使用所述第二組商務(wù)規(guī)則來(lái)處理對(duì)于所述第二支付的調(diào)整。
10.按照權(quán)利要求9的方法，其中，在所述第一組商務(wù)規(guī)則和所述第二組商務(wù)規(guī)則之一中的所述商務(wù)規(guī)則的至少一個(gè)是對(duì)于所述發(fā)票的買(mǎi)方專(zhuān)用的折扣。
11.按照權(quán)利要求9的方法，其中，在所述第一組商務(wù)規(guī)則和所述第二組商務(wù)規(guī)則之一中的所述商務(wù)規(guī)則的至少一個(gè)是在所述支付數(shù)量和所述發(fā)票金額中的買(mǎi)方專(zhuān)用的數(shù)值門(mén)限差。
12.按照權(quán)利要求9的方法，其中，在所述第一組商務(wù)規(guī)則和所述第二組商務(wù)規(guī)則之一中的所述商務(wù)規(guī)則的至少一個(gè)是在所述支付數(shù)量和所述發(fā)票金額中的買(mǎi)方專(zhuān)用的百分比門(mén)限差。
13.按照權(quán)利要求9的方法，其中，在所述第一組商務(wù)規(guī)則和所述第二組商務(wù)規(guī)則之一中的所述商務(wù)規(guī)則的至少一個(gè)是買(mǎi)方專(zhuān)用的確定，用于允許所述買(mǎi)方可以支付少于所述發(fā)票的總金額。
14.按照權(quán)利要求9的方法，其中，通過(guò)應(yīng)用服務(wù)提供者(ASP)來(lái)執(zhí)行所述處理。
15.按照權(quán)利要求9的方法，其中，在金融機(jī)構(gòu)執(zhí)行所述處理。
16.按照權(quán)利要求9的方法，其中，所述處理來(lái)自外部的第三方。
17.一種用于對(duì)于由買(mǎi)方向賣(mài)方提交的支付的調(diào)整的自動(dòng)化處理的系統(tǒng)，所述系統(tǒng)包括在賣(mài)方的數(shù)據(jù)源，所述數(shù)據(jù)源包括一組買(mǎi)方專(zhuān)用的的商務(wù)規(guī)則，它們被配置用于處理由買(mǎi)方對(duì)于支付的調(diào)整；商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器，用于從所述賣(mài)方接收所述買(mǎi)方的未付發(fā)票，并且從買(mǎi)方接收支付，所述支付需要調(diào)整，其中，所述商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器從所述數(shù)據(jù)源接收所述組的買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則，并且通過(guò)使用所述組的買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則將所述支付匹配到未付發(fā)票來(lái)處理所述支付。
18.按照權(quán)利要求17的系統(tǒng)，其中，在所述第一組商務(wù)規(guī)則和所述第二組商務(wù)規(guī)則之一中的所述商務(wù)規(guī)則的至少一個(gè)是對(duì)于所述發(fā)票的買(mǎi)方專(zhuān)用的折扣。
19.按照權(quán)利要求17的系統(tǒng)，其中，所述商務(wù)規(guī)則的至少一個(gè)是在所述支付數(shù)量和所述發(fā)票金額中的買(mǎi)方專(zhuān)用的數(shù)值門(mén)限差。
20.按照權(quán)利要求17的系統(tǒng)，其中，所述商務(wù)規(guī)則的至少一個(gè)是在所述支付數(shù)量和所述發(fā)票金額中的買(mǎi)方專(zhuān)用的百分比門(mén)限差。
21.按照權(quán)利要求17的系統(tǒng)，其中，所述商務(wù)規(guī)則的至少一個(gè)是買(mǎi)方專(zhuān)用的確定，用于允許所述買(mǎi)方可以支付少于所述發(fā)票的總金額。
22.一種用于對(duì)于由買(mǎi)方向賣(mài)方提交的支付的調(diào)整的自動(dòng)化處理的系統(tǒng)，所述系統(tǒng)包括在賣(mài)方的數(shù)據(jù)源，所述數(shù)據(jù)源包括一組買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則，它們被配置成用于處理由買(mǎi)方對(duì)于支付的調(diào)整；商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器，用于從所述賣(mài)方接收所述買(mǎi)方的未付發(fā)票，并且從買(mǎi)方接收支付，所述支付需要調(diào)整，其中，所述商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器從所述數(shù)據(jù)源接收所述組的買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則，并且通過(guò)使用所述組的買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則將所述支付匹配到未付發(fā)票來(lái)處理所述支付，其中，所述商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器是應(yīng)用服務(wù)提供者(ASP)。
23.一種用于對(duì)于由買(mǎi)方向賣(mài)方提交的支付的調(diào)整的自動(dòng)化處理的系統(tǒng)，所述系統(tǒng)包括在賣(mài)方的數(shù)據(jù)源，所述數(shù)據(jù)源包括一組買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則，它們被配置成用于處理由買(mǎi)方對(duì)于支付的調(diào)整；商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器，用于從所述賣(mài)方接收所述買(mǎi)方的未付發(fā)票，并且從買(mǎi)方接收支付，所述支付需要調(diào)整，其中，所述商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器從所述數(shù)據(jù)源接收所述組的買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則，并且通過(guò)使用所述組的買(mǎi)方專(zhuān)用的商務(wù)規(guī)則將所述支付匹配到未付發(fā)票來(lái)處理所述支付，其中，所述商務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)濾器是在金融機(jī)構(gòu)的軟件應(yīng)用。
24.一種用于自動(dòng)化調(diào)整處理的方法，所述方法包括在賣(mài)方從買(mǎi)方接收支付；從所述賣(mài)方檢索所述買(mǎi)方的買(mǎi)方專(zhuān)用的信息，所述買(mǎi)方專(zhuān)用的信息包括所述賣(mài)方的至少一個(gè)未付發(fā)票和至少一個(gè)商務(wù)規(guī)則；應(yīng)用比較所述支付和所述至少一個(gè)發(fā)票的所述商務(wù)規(guī)則；當(dāng)在所述商務(wù)規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)所述支付匹配所述至少一個(gè)未付發(fā)票時(shí)處理所述支付，其中，通過(guò)應(yīng)用服務(wù)提供者(ASP)來(lái)執(zhí)行所述處理。
25.一種用于自動(dòng)化調(diào)整處理的方法，所述方法包括在賣(mài)方從買(mǎi)方接收支付；從所述賣(mài)方檢索所述買(mǎi)方的買(mǎi)方專(zhuān)用的信息，所述買(mǎi)方專(zhuān)用的信息包括所述賣(mài)方的至少一個(gè)未付發(fā)票和至少一個(gè)商務(wù)規(guī)則；應(yīng)用比較所述支付和所述至少一個(gè)發(fā)票的所述商務(wù)規(guī)則；當(dāng)在所述商務(wù)規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)所述支付匹配所述至少一個(gè)未付發(fā)票時(shí)處理所述支付，其中，通過(guò)在金融機(jī)構(gòu)的軟件應(yīng)用來(lái)執(zhí)行所述處理。
26.一種用于自動(dòng)化調(diào)整處理的方法，所述方法包括在賣(mài)方從買(mǎi)方接收支付；從所述賣(mài)方檢索所述買(mǎi)方的買(mǎi)方專(zhuān)用的信息，所述買(mǎi)方專(zhuān)用的信息包括所述賣(mài)方的至少一個(gè)未付發(fā)票和至少一個(gè)商務(wù)規(guī)則；應(yīng)用比較所述支付和所述至少一個(gè)發(fā)票的所述商務(wù)規(guī)則；當(dāng)在所述商務(wù)規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)所述支付匹配所述至少一個(gè)未付發(fā)票時(shí)處理所述支付，其中，通過(guò)已經(jīng)向外提供給第三方的軟件應(yīng)用來(lái)執(zhí)行所述處理。
全文摘要
本發(fā)明提供了一種使用預(yù)先配置的多組商務(wù)規(guī)則來(lái)進(jìn)行自動(dòng)化的調(diào)整處理的系統(tǒng)和方法。賣(mài)方預(yù)先配置用于處理特定買(mǎi)方的調(diào)整的一組商務(wù)規(guī)則。所述組商務(wù)規(guī)則可以對(duì)于每個(gè)買(mǎi)方可變的和/或是全局的組。當(dāng)從賣(mài)方接收到支付并且需要調(diào)整時(shí)，調(diào)整管理應(yīng)用從賣(mài)方檢索買(mǎi)方的一組商務(wù)規(guī)則。所述組的商務(wù)規(guī)則然后被應(yīng)用以試圖將所接收的支付匹配到買(mǎi)方的未付發(fā)票之一。如果所述匹配成功，則處理買(mǎi)方的支付。
文檔編號(hào)G06Q20/00GK1926568SQ200480035757
公開(kāi)日2007年3月7日 申請(qǐng)日期2004年9月14日 優(yōu)先權(quán)日2003年10月2日
發(fā)明者斯泰西·A·利維特, 斯蒂芬·L·馬洛伊, 羅伯特·羅戈夫, 布賴恩·R·施韋格爾, 威廉·M·斯坦納, 艾倫·J·沃爾特斯, 孔翔 申請(qǐng)人:古老世界工業(yè)股份有限公司