專利名稱：電子文件保存系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及對紙面文件進行電子化并保存的技術(shù)，特別涉及防止保存被雙重掃描的紙面文件的技術(shù)。
背景技術(shù)：
為了簡化紙的搬運成本的減輕和信息的共享，對例如收據(jù)或申請書等的紙面文件用掃描器進行電子化，作為圖像數(shù)據(jù)(也稱為“電子文件”)進行管理的電子文件系統(tǒng)已經(jīng)實用化。在該系統(tǒng)中，紙面文件被掃描器讀取，作為電子文件被生成。其后，被圖像化了的文件上的文字信息，通過OCR技術(shù)，作為代碼數(shù)據(jù)被提取，作為幫助統(tǒng)計或分析業(yè)務(wù)的計算機處理用數(shù)據(jù)被使用。另外，操作人員通過另外一種登錄檢索鍵信息的方法，使得可以容易地檢索被圖像化了的文件。
對同一個收據(jù)或者申請書進行兩次或兩次以上的電子化造成很多問題。例如，如果申請書被雙重掃描，并由電子文件系統(tǒng)管理的話，申請書中所記載的顧客信息或計費信息就會被雙重計算，有引起向顧客進行雙重請求的可能性?，F(xiàn)有技術(shù)中，提出防止這種雙重掃描或者雙重登錄的技術(shù)。
作為與電子文件系統(tǒng)相類似的系統(tǒng)，有數(shù)字復(fù)印機。作為與防止文件的雙重掃描/登錄的技術(shù)相類似的技術(shù)，例如在特開2003-263084號公報中公開了防止文件的復(fù)制的技術(shù)。在此，把希望防止復(fù)印的稿件、標(biāo)志或者印章等圖形和文字列登錄在數(shù)字復(fù)印機上，在讀取稿件時檢測出已登錄的圖形的時候，就不進行復(fù)印。
另外，例如在專利第3412441號中公開了一種技術(shù)，使圖像處理裝置具有對已經(jīng)讀取的文件上印刷表示已經(jīng)完成讀取的標(biāo)志的功能，以后，被印刷有標(biāo)志的文件被輸入時，通過確定/識別該標(biāo)志，防止雙重輸入(。
進而，例如在專利第2745782號中還公開了一種技術(shù)，該技術(shù)是在條形碼閱讀器等的信息讀取裝置內(nèi)保存以前被讀取的信息，判斷被新讀取的信息是否與所保存的以前的讀取信息相同，防止雙重讀取。
現(xiàn)有技術(shù)存在以下問題當(dāng)使用特開2003-263084號所公開的技術(shù)時，雖然可以防止紙面文件的雙重掃描/登錄，但是需要操作人員花費勞力在掃描前把與復(fù)制防止對象的文件有關(guān)的信息預(yù)先登錄到復(fù)印機中。而且，不能進行只允許一次掃描、從第2次起不允許掃描這種控制。
另外，專利第3412441號所公開的技術(shù)可以防止紙面文件的雙重掃描/登錄，但是必須在圖像處理裝置中加入機械的印刷裝置，存在有發(fā)生裝置的物理性故障的可能性的問題、或者花費油墨等的印刷成本的問題。
還有，在使用專利第2745782號的技術(shù)時，由于在存儲容量有限的條形碼閱讀器等讀取裝置中存儲以前的讀取信息，因此不能存儲大量的文件信息。因此，當(dāng)用一個條形碼閱讀器讀取了大量的文件時，就不得不刪除以前積累的讀取信息，有可能不能防止雙重掃描。另外，當(dāng)處理大量的文件時，會考慮使用多個讀取裝置來提高業(yè)務(wù)效率，但是在專利第2745782號的方法中，還存在當(dāng)使用其他條形碼閱讀器讀取已經(jīng)被讀取過的文件時，不能防止雙重掃描的問題。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明為了解決上述問題，提供一種電子文件保存系統(tǒng)及其方法和程序，該電子文件保存系統(tǒng)及其方法和程序(1)不設(shè)置花費成本的印刷裝置；(2)并減輕事先登錄與雙重掃描檢驗對象的文件有關(guān)信息的的勞力的同時，(3)實現(xiàn)對于來自多個讀取裝置的掃描也可適用的雙重掃描檢驗。
即，一種保存掃描文件而生成的電子文件和上述電子文件的相關(guān)信息的電子文件保存方法，具體來說，本發(fā)明特征在于，生成與電子文件相關(guān)的包含上述電子文件的特征量的相關(guān)信息，保存電子文件和上述相關(guān)信息，基于電子文件和上述相關(guān)信息，參照事先登錄的雙重掃描檢驗規(guī)則和雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)，實行雙重掃描檢查，當(dāng)檢查結(jié)果表示為雙重掃描時，刪除生成的上述電子文件和相應(yīng)的相關(guān)信息。
本發(fā)明的更加具體的方式為，一種電子文件保存系統(tǒng)，其由連接到通信網(wǎng)絡(luò)上的至少一臺或一臺以上的讀取裝置(掃描器)、一臺或一臺以上的登錄裝置、一臺或一臺以上的管理員裝置和一臺或一臺以上的電子文件管理裝置構(gòu)成，通過接受操作人員的操作的登錄裝置，將掃描器讀入的收據(jù)或者申請書等的紙面文件作為電子文件生成，把該數(shù)據(jù)和登錄裝置生成的相關(guān)信息保存在電子文件管理裝置，其特征在于，電子文件管理裝置從生成了電子文件的登錄裝置接收包含特征量的雙重掃描檢查請求消息后，參照存儲的雙重掃描檢驗規(guī)則和雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)，實行雙重掃描檢查處理，其后，把該檢查結(jié)果發(fā)送給登錄裝置，接收了結(jié)果的登錄裝置在判斷為相當(dāng)于雙重掃描的情況下，刪除生成的上述電子文件和相應(yīng)的相關(guān)信息。
另外，其特征在于，電子文件管理裝置在實行雙重掃描檢查處理時，在對從登錄裝置接收的特征量和電子文件管理裝置保存的雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)中所包含的特征量分別進行標(biāo)準(zhǔn)化后對各自進行比較。
另外，其特征在于，電子文件管理裝置當(dāng)雙重掃描檢查處理的實行結(jié)果，判斷為不是雙重掃描時，把從登錄裝置接收的特征量作為雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)生成并登錄。
通過上述方式，由于可以省去印刷裝置，可以不花費成本地防止紙面文件的雙重掃描或者登錄。另外，由于在每次掃描紙面文件時，作為電子化作業(yè)的一個環(huán)節(jié)取入用于檢測雙重掃描的信息，就會省去把這些信息作為另外的作業(yè)進行登錄的勞力。進而，由于可以使用多個讀取裝置并行地對紙面帳票進行電子化，因此可以提高業(yè)務(wù)效率。
通過本發(fā)明，可以不花費成本地防止紙面文件的雙重掃描或者登錄。另外，不必作為另外一種作業(yè)登錄用于檢測出雙重掃描的信息，進而，由于可以使用多個讀取裝置，因此可以提高業(yè)務(wù)的效率。


圖1是表示本發(fā)明的實施方式的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖；圖2是登錄裝置、管理員裝置和電子文件管理裝置的硬件結(jié)構(gòu)例；圖3是表示紙面文件的電子化以及直至保存為止的處理流程的圖；圖4在電子文件管理裝置中的雙重掃描檢查處理流程的一個例子；圖5是表示雙重掃描檢驗規(guī)則的數(shù)據(jù)表的例子；圖6是成為掃描對象的紙面文件的例子；
圖7是登錄裝置的登錄應(yīng)用程序畫面例；圖8是登錄裝置的OCR修正/數(shù)據(jù)輸入畫面的例子；圖9是當(dāng)檢測出雙重掃描時顯示在登錄裝置的畫面例子；圖10是成為掃描對象的紙面文件的其他的例子；圖11是特征量的一個例子。
具體實施例方式
下面，通過附圖對于本發(fā)明的實施方式進行詳細的說明。
實施例1圖1示出表示本發(fā)明的實施方式的電子文件保存系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。電子文件保存系統(tǒng)由多個掃描器100、一臺或一臺以上的登錄裝置102、一臺或一臺以上的管理員裝置104、一臺或一臺以上的電子文件管理裝置106、這些裝置所連接的通信網(wǎng)絡(luò)150構(gòu)成。
掃描器100是讀入收據(jù)或申請書等的紙面文件后作為電子文件生成的裝置。電子文件的數(shù)據(jù)形式是普通的圖像數(shù)據(jù)。例如，可以使用位映像形式或JPEG形式等。對于定型尺寸的紙面文件，可使用具備自動送料裝置的掃描器。另外，對于不定型尺寸的紙面文件，可使用讀取放在桌上的稿件的圖像的立式掃描器。
登錄裝置102接受操作人員的操作，控制掃描器100，或者讀入通過掃描器生成的電子文件，進行OCR處理、管理信息登錄處理、登錄數(shù)據(jù)登錄處理。
管理員裝置104是接受電子文件保存系統(tǒng)的管理員的操作的裝置，提供顯示系統(tǒng)的工作狀況或閱覽電子文件管理裝置106管理的數(shù)據(jù)的功能。
電子文件管理裝置106是接收由登錄裝置102發(fā)送的登錄數(shù)據(jù)，管理該數(shù)據(jù)的裝置。另外，提供向管理員裝置104發(fā)送有過請求的登錄數(shù)據(jù)的功能。
電子文件管理裝置106具備請求接受部110、雙重掃描判斷部112、電子文件管理部114這些處理部。
請求接受部110接收來自其他裝置的請求并決定處理內(nèi)容。雙重掃描判斷部112按照預(yù)先登錄的雙重掃描檢驗規(guī)則120，按照從登錄裝置102接收到的雙重掃描檢查請求，判斷登錄裝置102生成的電子文件是否是被雙重掃描的。另外，在登錄時，生成雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)122。電子文件管理部114管理作為從登錄裝置102接收到的登錄數(shù)據(jù)的電子文件數(shù)據(jù)118和與該電子文件相關(guān)的管理信息116。
由于可以實現(xiàn)對多個登錄裝置102和多個管理員裝置104的服務(wù)提供，電子文件管理裝置106理想的是允許多個同時訪問、并擁有高速處理能力的計算機。另外，為了管理大量的電子文件，最好是具備大容量的存儲器。另外，當(dāng)由兩臺或兩臺以上的電子文件管理裝置106構(gòu)成時，為了在這些裝置間共享各種程序或各種數(shù)據(jù)等，也可以使用NAS(Network Attached Storage)或者SAN(Storage Area Network)等存儲技術(shù)。
參照圖2，說明登錄裝置102和管理員裝置104、電子文件管理裝置106的硬件結(jié)構(gòu)的例子。這些裝置，可以使用具有通過總線等內(nèi)部通信線200連接以下裝置的結(jié)構(gòu)的通用個人計算機來實現(xiàn)中央處理器(CPU)202；鍵盤或鼠標(biāo)等的輸入裝置210；硬盤等外存儲器206或半導(dǎo)體內(nèi)存(RAM)204等的存儲裝置；CRT顯示器、液晶顯示器、打印機等的輸出裝置212；用于讀寫光/磁介質(zhì)等的存儲介質(zhì)216的外部介質(zhì)接口214；通信用的通信接口208。當(dāng)然，只要是具備對于用戶的輸入裝置和輸出裝置、并且具備通信裝置的計算機就可以使用，并不限于個人計算機。
通信網(wǎng)絡(luò)150可以用公共網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、ISDN、專用線、LAN等的有線網(wǎng)絡(luò)或利用移動通信用基站或通信用人造衛(wèi)星的無線網(wǎng)絡(luò)等的通信網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。
此外，在由多個掃描器100、多個登錄裝置102、多個電子文件管理裝置106構(gòu)成的系統(tǒng)中，各裝置使用預(yù)先設(shè)定在裝置的成為通信目的對象的其他裝置地址，與通信目的地連接并進行通信。
各裝置中也可登錄提供相同功能的多個其他的裝置的地址。例如，在一個掃描器100中登錄有一臺或一臺以上的登錄裝置102的地址的情況下，掃描器100的通信目的地，例如，循環(huán)式(round robin)地被選擇。
以上的各裝置的各功能或各處理部通過各自的中央處理器202實行被存儲在外部存儲裝置206中的程序來具體實現(xiàn)。另外，各程序既可預(yù)先存儲在各外部存儲裝置206中，也可根據(jù)需要，從該裝置可利用的可裝卸的存儲介質(zhì)216導(dǎo)入、或者通過作為通信介質(zhì)的通信網(wǎng)絡(luò)150或者在通信網(wǎng)絡(luò)150上傳播的載波或者數(shù)字信號從其他裝置導(dǎo)入。
圖3是表示電子文件保存系統(tǒng)中的從紙面文件的電子化到保存為止的處理流程的圖。
登錄裝置102接受操作人員的操作，生成掃描請求(步驟302)。然后，向掃描器100發(fā)送掃描請求(步驟304)。掃描器100接收掃描請求后，實行掃描并把作為掃描結(jié)果的電子文件發(fā)送給登錄裝置(步驟306～310)。登錄裝置102從掃描器100接收掃描結(jié)果后，進行OCR處理和數(shù)據(jù)輸入處理(步驟312，步驟314)。
OCR處理314是把包含在電子文件中的文字或數(shù)字的圖像轉(zhuǎn)換成計算機可以處理的代碼信息的處理。由此，可以簡便地進行對于包含在電子文件中的姓名、地址、合同內(nèi)容、金額等的信息的統(tǒng)計或者分析處理。
OCR處理314使用按照在登錄裝置102中預(yù)先登錄的每一個文件種類所定義的文件定義信息來實行。文件定義信息是指為了讀取電子文件上的文字信息所必要的信息。由文件種類標(biāo)識符、文件名、文件的物理尺寸信息、線條等的布局(layout)信息、記載有文字信息的區(qū)域的位置信息、表示漢字或數(shù)字等的文字種類的信息等構(gòu)成。
登錄裝置102按照由操作人員指定的文件種類選擇文件定義信息，或者使用文件定義信息自動決定文件種類，實行OCR處理314。另外，由于OCR處理314的文字信息識別精度通常不會是100％，因此希望登錄裝置102接受操作人員的操作后進行這些識別信息的修正處理。
數(shù)據(jù)輸入處理314是接受由操作人員輸入的數(shù)據(jù)的處理。由此，可以登錄有關(guān)電子文件的管理信息，將來，通過使用管理信息就可以簡便地檢索數(shù)據(jù)。
然后，登錄裝置102生成雙重掃描檢查請求數(shù)據(jù)，把該數(shù)據(jù)發(fā)送給電子文件管理裝置106(步驟316，步驟318)。在雙重掃描檢查請求數(shù)據(jù)中，包含被生成的電子文件所固有的數(shù)據(jù)(特征量)。特征量中包含在OCR處理中被讀取、由操作人員修正過的文字信息。另外，也包含在數(shù)據(jù)輸入處理中被輸入的數(shù)據(jù)。
使用圖11來表示電子文件的特征量的數(shù)據(jù)例。
圖11是特征量的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)例。數(shù)據(jù)塊1102中，存儲有用于識別文件的標(biāo)識代碼。數(shù)據(jù)塊1104中存儲有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)整體的長度信息。數(shù)據(jù)塊1106、1108、1110～1190、1192、1194是存儲特征量的值的區(qū)域。連續(xù)的三個數(shù)據(jù)塊是一個單位，分別存儲有表示數(shù)據(jù)種類的標(biāo)簽信息、表示數(shù)據(jù)長度的信息和數(shù)據(jù)值。電子文件管理裝置106從登錄裝置102接收雙重掃描檢查請求后，實行雙重掃描檢查處理(步驟320、步驟322)。
當(dāng)判斷為相當(dāng)于雙重掃描時，(步驟324中為Yes)，把表示檢測出雙重掃描的通知郵件發(fā)送給管理員裝置104(步驟326)。
另一方面，當(dāng)不是雙重掃描時(步驟324中為No)，提取包含在雙重掃描檢查請求中的特征量，作為雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)122進行登錄(步驟328)。然后，生成雙重掃描檢查結(jié)果，把該結(jié)果發(fā)送給登錄裝置102(步驟330，步驟332)。
登錄裝置102接收雙重掃描檢查結(jié)果后，判斷是否為雙重掃描(步驟334、步驟336)。如果為雙重掃描(步驟336中為Yes)，刪除作為掃描結(jié)果的電子文件和OCR結(jié)果信息等相關(guān)信息，并結(jié)束(步驟338，步驟340)。
另一方面，當(dāng)不是雙重掃描時(在步驟336中為No)，接受操作人員的操作生成登錄數(shù)據(jù)，把該數(shù)據(jù)發(fā)送給電子文件管理裝置106(步驟342、步驟344)。在此，登錄數(shù)據(jù)是指由電子文件數(shù)據(jù)和被數(shù)據(jù)輸入的信息和OCR結(jié)果信息所構(gòu)成的數(shù)據(jù)。為了防止/檢測登錄數(shù)據(jù)的篡改，登錄數(shù)據(jù)中也可以包含基于操作人員密鑰的電子簽名數(shù)據(jù)、從可以信賴的第三方機構(gòu)時戳(timestamp)機構(gòu)取得的時戳數(shù)據(jù)。電子文件管理裝置106接收到登錄數(shù)據(jù)后，作為電子文件數(shù)據(jù)118和其他管理信息116進行登錄(步驟346、步驟348)。
此外，在雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)122和管理信息116中所包含的信息當(dāng)中，對于OCR結(jié)果信息或數(shù)據(jù)輸入信息等共通的數(shù)據(jù)，也可不進行雙重管理而進行一元管理。例如，可以在雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)122中包含向管理信息116參照數(shù)據(jù)這種方式來管理。這樣，可以減少電子文件管理裝置106的盤容量。
另外，在步驟326中，電子文件管理裝置106把表示雙重掃描的主旨的通知郵件發(fā)送給管理員裝置104，通知郵件中也可包含已經(jīng)完成登錄的電子文件和本次掃描的電子文件。進而，管理員裝置104把這兩個電子文件在管理員裝置104的畫面上并列顯示，也可以在畫面上配置操作管理員裝置104的管理員輸入是否相當(dāng)于雙重掃描的判斷結(jié)果的按鈕。管理員裝置104從管理員接受雙重掃描判斷的輸入后，可以把該結(jié)果發(fā)送給電子文件管理裝置106。接收到該結(jié)果的電子文件管理裝置106也可以接收該判斷結(jié)果后決定是否相當(dāng)于雙重掃描。
圖4是電子文件管理裝置106實行的雙重掃描檢查處理(步驟322)的詳細流程。在步驟402中，確定雙重掃描檢查請求數(shù)據(jù)中所包含的文件標(biāo)識符，決定雙重掃描檢驗方法(步驟404)。該雙重掃描檢驗方法決定處理404請參照圖5表示的雙重掃描檢驗規(guī)則120。
在圖5中，雙重掃描檢驗規(guī)則/表500由存儲有表示文件種類的標(biāo)識碼(文件標(biāo)識符)的欄和存儲有雙重掃描檢驗方法的名稱(雙重掃描檢驗方法名)的欄構(gòu)成。
行502中，雙重掃描檢驗方法名是“管理流水號對照”。管理流水號對照是指，把由操作登錄裝置102的操作人員所輸入的管理用流水號在特征量的比較408中使用的方法。另一方面，行504和行506中，雙重掃描檢驗方法名是“OCR結(jié)果對照”。該方法為，在特征量的比較408中，把OCR結(jié)果信息作為比較的對象的方法。通過使用本表500，可以可靠地實行適于文件的雙重掃描檢驗方法。
然后，雙重掃描檢查處理322進行特征量的標(biāo)準(zhǔn)化處理(步驟406)。在此，對包含在雙重掃描檢查請求數(shù)據(jù)中的特征量進行標(biāo)準(zhǔn)化。具體來說，可以考慮文字代碼的統(tǒng)一化、全角或半角文字的統(tǒng)一化、空白空間或者控制代碼的處理的統(tǒng)一化等。最后，把標(biāo)準(zhǔn)化了的各個特征量的數(shù)據(jù)以位排列進行比較(步驟408)。由于通過進行這種標(biāo)準(zhǔn)化處理，可以解決每一個登錄裝置102的平臺的不同文字代碼的不同，因此根據(jù)企業(yè)的需要，能夠?qū)崿F(xiàn)高性能的專用裝置、通用的PC、使用開放源碼(open source)的OS的裝置等各種各樣的登錄裝置102，同時，可以防止特征量的比較408的誤判斷。另外，當(dāng)操作登錄裝置102的操作人員進行數(shù)據(jù)輸入時，即使混雜了表示相同意思的文字種類(例如英文字母和數(shù)字中的半角文字和全角文字)，通過進行標(biāo)準(zhǔn)化處理，可以提高特征量的比較408的可靠性。另外，雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)122就成為登錄這些被標(biāo)準(zhǔn)化了的數(shù)據(jù)。
圖6是成為掃描對象例的紙面文件。汽車保險合同申請書600是定型尺寸的文件。由申請人和保險公司填寫的各種區(qū)域所構(gòu)成。例如，作為申請人的填寫項目，有申請日區(qū)域602、申請人區(qū)域604、地址區(qū)域606等。另一方面，保險公司的填寫處為部支店課所/代理店擔(dān)當(dāng)人代碼610、部支店名/擔(dān)當(dāng)人名區(qū)域612、證券號碼區(qū)域614等。在登錄裝置102的OCR處理中，為了幫助統(tǒng)計或者分析業(yè)務(wù)，識別填寫到這些區(qū)域中的文字信息或者數(shù)字信息，生成計算機易于處理的代碼信息。
圖7是顯示在操作人員操作的登錄裝置102的顯示器上的畫面例子。按鈕704起動控制掃描器100的功能。當(dāng)該按鈕被選擇后(通過鼠標(biāo)的點擊操作等)，掃描器100讀入被放置好的紙面文件并生成電子文件。顯示器在圖像區(qū)域702上顯示生成的電子文件。此外，當(dāng)按鈕704被選擇后，出現(xiàn)用于選擇文件種類的畫面，也可做成操作人員進行選擇后掃描器被起動。文件種類的一覽參照存儲在登錄裝置102中的文件定義信息而生成。
按鈕706起動用于OCR修正和數(shù)據(jù)輸入的畫面顯示功能。按鈕708起動把由電子文件、OCR結(jié)果信息、操作人員輸入的數(shù)據(jù)所構(gòu)成的登錄數(shù)據(jù)發(fā)送給電子文件管理裝置106的功能。此外，也可以做成，當(dāng)按鈕708被選擇，就起動賦予電子簽名的功能或時戳功能等，其后，登錄數(shù)據(jù)被發(fā)送到電子文件管理裝置106。通過使用賦予電子簽名的功能或時戳功能，可以防止或檢測登錄數(shù)據(jù)的篡改，具有提高安全性的效果。
圖8是操作人員操作的登錄裝置102的顯示器上所顯示的畫面例子。該畫面是在按鈕706被選擇后所顯示的OCR修正/數(shù)據(jù)輸入畫面800。圖像區(qū)域802是從紙面文件600的電子文件按照各個區(qū)域剪取的部分性的圖像數(shù)據(jù)的列表。另一方面，修正區(qū)域804顯示OCR處理的結(jié)果、從各區(qū)域被識別的文字或數(shù)字等的代碼信息。
由于OCR處理的文字識別率不是100％，所以在修正區(qū)域804中所顯示的代碼信息當(dāng)中，也包含著被誤識別的信息。在該例子中，地址區(qū)域被誤識別，本應(yīng)該識別出“川”，但被識別成“111”。由于修正區(qū)域804被做成可以編輯的區(qū)域，因此操作人員可以對被誤識別的信息進行修正。
數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)域806是接受與電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù)的輸入的區(qū)域。接受通過外部系統(tǒng)編號的管理用流水號、電子文件的保存期間、電子文件的重要度等的信息的輸入。按鈕808，通過選擇，提供確定顯示在修正區(qū)域804的OCR處理結(jié)果和數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)域806的信息的功能。根據(jù)該確定，生成雙重掃描檢查請求，并發(fā)送雙重掃描檢查請求(步驟316、步驟318)。按鈕810，通過選擇，起動關(guān)閉OCR修正/數(shù)據(jù)輸入畫面800的功能。
圖9是在按鈕808被選擇后，當(dāng)相當(dāng)于雙重掃描時被顯示的對話框902。通過對話框902，就可以對操作人員傳達“相當(dāng)于雙重掃描”的內(nèi)容。當(dāng)該對話框的按鈕被選擇時，成為作業(yè)對象的電子文件、OCR結(jié)果、被數(shù)據(jù)輸入的信息等被刪除。
圖10是成為掃描對象的紙面文件的另外一個例子。在汽車保險合同申請書1000的余白處，記載著通過外部系統(tǒng)(例如管理憑證文件的電子帳本管理系統(tǒng))編號的管理用流水號。作為該管理用流水號的填寫方法，例如可以考慮在紙面文件的掃描前，由事務(wù)工作人員來填寫。操作登錄裝置102的操作人員把該管理用流水號輸入到OCR修正/數(shù)據(jù)輸入畫面800上的數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)域806。
權(quán)利要求
1.一種電子文件保存系統(tǒng)，由一臺或一臺以上的電子文件管理裝置保存一臺或一臺以上的掃描器掃描而生成的電子文件和一臺或一臺以上的登錄裝置生成的相關(guān)信息，其特征在于，上述登錄裝置生成與上述電子文件相關(guān)的、包含上述電子文件的特征量的相關(guān)信息，保存上述電子文件和上述相關(guān)信息，生成基于上述電子文件和上述相關(guān)信息的雙重掃描檢查請求并發(fā)送給上述電子文件管理裝置；上述電子文件管理裝置從上述登錄裝置接收上述雙重掃描檢查請求后，參照預(yù)先登錄的雙重掃描檢驗規(guī)則和雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)，實行雙重掃描檢查，并把上述檢查結(jié)果發(fā)送給上述登錄裝置；上述登錄裝置在上述檢查結(jié)果表示雙重掃描的情況下，刪除生成的上述電子文件和相應(yīng)的相關(guān)信息。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件保存系統(tǒng)，其特征在于，具備管理員裝置，上述電子文件管理裝置在上述雙重掃描檢查的結(jié)果判斷是雙重掃描的情況下，對上述管理員裝置發(fā)送表示相當(dāng)于雙重掃描的意旨的通知消息。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件保存系統(tǒng)，其特征在于，當(dāng)上述電子文件管理裝置實行上述雙重掃描檢查時，對從上述登錄裝置接收的上述特征量和被包含在該電子文件管理裝置保存的上述雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)中的特征量之中的至少一個進行整形，使得被判斷為雙重掃描的成為相同的表現(xiàn)形式。
4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件保存系統(tǒng)，其特征在于，上述電子文件管理裝置在上述雙重掃描檢查的結(jié)果判斷為不是雙重掃描的情況下，由從上述登錄裝置接收的上述特征量，生成雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)并進行登錄。
5.根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件保存系統(tǒng)，其特征在于，上述特征量是上述登錄裝置實行的OCR處理結(jié)果。
6.根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件保存系統(tǒng)，其特征在于，上述特征量是在上述登錄裝置中被賦予的管理用流水號，以使能夠確定由上述掃描所生成的電子文件。
7.一種電子文件保存方法，保存對文件進行掃描而生成的電子文件和上述電子文件的相關(guān)信息，其特征在于，生成與上述電子文件相關(guān)的、包含上述電子文件的特征量的相關(guān)信息，保存上述電子文件和上述相關(guān)信息，基于上述電子文件和上述相關(guān)信息，參照預(yù)先登錄的雙重掃描檢驗規(guī)則和雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)，實行雙重掃描檢查，當(dāng)上述檢查結(jié)果表示雙重掃描時，刪除生成的上述電子文件和相應(yīng)的相關(guān)信息。
全文摘要
提供一種電子文件保存系統(tǒng)，該電子文件保存系統(tǒng)(1)不設(shè)置花費成本的印刷裝置，(2)減少預(yù)先登錄與雙重掃描檢驗對象的帳票有關(guān)的信息的勞力的同時，(3)實現(xiàn)對于來自多個讀取裝置的掃描也可適用的雙重掃描檢驗。在電子文件保存系統(tǒng)中，電子文件管理裝置保存掃描器由讀入的收據(jù)或申請書生成的電子文件和登錄裝置生成的相關(guān)信息，電子文件管理裝置從登錄裝置接收到包含特征量的雙重掃描檢查請求后，參照雙重掃描檢驗規(guī)則和雙重掃描檢查用登錄數(shù)據(jù)，實行雙重掃描檢查，把檢查結(jié)果發(fā)送給登錄裝置，登錄裝置在判斷是雙重掃描的情況下，刪除生成的電子文件和相應(yīng)的相關(guān)信息。
文檔編號G06K9/00GK1869981SQ200510115318
公開日2006年11月29日 申請日期2005年11月14日 優(yōu)先權(quán)日2005年5月24日
發(fā)明者谷川嘉伸, 本多義則, 伊藤信治, 垂木良佑 申請人:株式會社日立制作所