專利名稱：具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)及其編輯方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)及其編輯方法，特別涉及 一種具有提示待填欄位位置及判斷待填欄位內(nèi)容一致性功能的書信模板系 統(tǒng)及其編輯方法。
背景技術(shù)：
目前人與人之間最主要的溝通方式除了電話、即時(shí)通訊外，書信仍然是 企業(yè)間或一般正式文件往來(lái)的主要途徑。由于網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展，電子郵件的 新技術(shù)縮短了書信的傳送時(shí)間，而傳送的資料內(nèi)容除了 一般的文字文件外， 還可傳送多媒體文件，因此也擴(kuò)大了書信交換的信息形態(tài)。
為了幫助書信的編輯，于是產(chǎn)生了書信模板系統(tǒng)及其編輯方法。書信模 板系統(tǒng)及其編輯方法除協(xié)助使用者達(dá)到編輯正式書信文件時(shí)的用語(yǔ)規(guī)格要 求外，還協(xié)助使用者克服編輯不同語(yǔ)言書信文件的困難，因此改善了使用者 書信編輯上的不便。
然而，目前的書信模板系統(tǒng)及其編輯方法所提供的書信模板僅具有顯示 及逐字編輯的功能，使用者必須要自行瀏覽書信模板尋找需要進(jìn)行替換的位 置，而在編輯書信模板時(shí)，具有關(guān)聯(lián)性的文字無(wú)法自動(dòng)進(jìn)行一致性校對(duì)。同 時(shí)，對(duì)于具有特定屬性的文字也無(wú)法提供選項(xiàng)供使用者選擇，造成使用者雖 能知道欲替換位置的文字屬性，卻仍必須花費(fèi)查詢替換內(nèi)容的時(shí)間。
綜上所述，可知以往的書信模板系統(tǒng)及其編輯方法中長(zhǎng)期以來(lái)一直存在 無(wú)法提示待填欄位位置及判斷待填欄位內(nèi)容一致性的問(wèn)題，因此有必要提出 改進(jìn)的技術(shù)手段，來(lái)解決此一問(wèn)題
發(fā)明內(nèi)容
鑒于以上在現(xiàn)有技術(shù)中所提出以往的書信模板系統(tǒng)及其編輯方法中的 待解決問(wèn)題，本發(fā)明目的在于提供一種具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)及方 法，可以用來(lái)解決以往的書信模板系統(tǒng)及其編輯方法中無(wú)法提示待填欄位位 置及判斷待填欄位內(nèi)容一致性的問(wèn)題。
本發(fā)明所揭露的具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)，其包括有模板資料庫(kù) 模塊，用以儲(chǔ)存模板元件，其中每一模板元件都包含有至少一個(gè)具有位置索 引的待填欄位，且所述待填欄位都具有對(duì)應(yīng)的屬性；選擇模塊，用以供使用 者從所述模板元件中選擇其中之一；互動(dòng)模塊，用以顯示使用者選擇的模板 元件供使用者進(jìn)行編輯，并接收一觸發(fā)事件；及編輯導(dǎo)引模塊，用以根據(jù)位 置索引提示這些待填欄位之一以提供位置索引，并在接收到使用者在提示的 待填欄位中所輸入的字詞參數(shù)后同步復(fù)制字詞參數(shù)到模板元件中具有相同 屬性的那些待填欄位進(jìn)行替換。
本發(fā)明所揭露的具有編輯導(dǎo)引的書信模板的編輯方法，其步驟包括有 提供選擇界面，供使用者從存有至少一個(gè)模板元件的模板資料庫(kù)中選擇一模 板元件并顯示，其中所述模板元件都包含有至少一個(gè)具有位置索引的待填欄 位，且所述待填欄位都具有對(duì)應(yīng)的屬性；顯示使用者選擇的模板元件，供使 用者進(jìn)行編輯；當(dāng)接收觸發(fā)事件時(shí)，根據(jù)位置索引逐次用標(biāo)記提示所述待填 欄位之一來(lái)提供位置索引；然后接收使用者在待填欄位輸入的字詞參數(shù)，并 同步復(fù)制字詞參數(shù)到模板元件中具有相同屬性的那些待填欄位進(jìn)行替換。
本發(fā)明所揭露的系統(tǒng)與方法如上，與現(xiàn)有技術(shù)之間的差異在于本發(fā)明通 過(guò)建立書信模板中待填欄位的位置索引及同步復(fù)制相同欄位屬性的內(nèi)容，并 針對(duì)欄位屬性提供選項(xiàng)，借此來(lái)達(dá)到在編輯書信模板時(shí)的快速搜尋及減少遺 漏待填欄位、避免填寫內(nèi)容不一致的效果。


圖l是本發(fā)明具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)的方框圖。 圖2是本發(fā)明具編輯導(dǎo)引的書信模板方法的流程圖。圖3A是本發(fā)明實(shí)施例使用者界面的示意圖。
圖3B是本發(fā)明實(shí)施例執(zhí)行待填欄位位置索引的示意圖。
圖3C是本發(fā)明實(shí)施例執(zhí)行待填欄位內(nèi)容一致性校正的示意圖。
圖3D是本發(fā)明實(shí)施例執(zhí)行待填欄位選項(xiàng)提示的示意圖。
圖4是本發(fā)明實(shí)施例字詞選項(xiàng)重新排序的示意圖。
圖5是本發(fā)明實(shí)施例字詞選項(xiàng)可編訂的示意圖。
具體實(shí)施例方式
以下將結(jié)合附圖及具體實(shí)施例來(lái)詳細(xì)說(shuō)明本發(fā)明的實(shí)施方式，借此對(duì)本 發(fā)明如何通過(guò)建立書信模板中待填欄位的位置索引及同步復(fù)制相同欄位屬 性的內(nèi)容，以及針對(duì)欄位屬性提供選項(xiàng)，借此用來(lái)解決以往書信模板系統(tǒng)及 其編輯方法無(wú)法提示待填欄位位置及判斷待填欄位內(nèi)容一致性的問(wèn)題，并就 如何達(dá)到在編輯書信模板時(shí)的快速搜尋及減少遺漏待填欄位、避免填寫內(nèi)容 不一致的效果的實(shí)現(xiàn)過(guò)程進(jìn)行說(shuō)明來(lái)供充分理解并據(jù)此來(lái)實(shí)施。
所謂的書信模板，是一種已預(yù)先編輯好文件內(nèi)容主架構(gòu)的文件檔案，文 件檔案當(dāng)中會(huì)將某些因書信內(nèi)容要求不同而有差異的部分以填充格或底線 標(biāo)示的形式作為待填欄位，使用者只需要針對(duì)待填欄位進(jìn)行替換，就可以生 成一封符合用語(yǔ)規(guī)格要求的書信。因此，有了書信模板，便可以更有效、更 快速、更規(guī)格化地編輯出正式書信或外語(yǔ)書信。
然而，以往的書信模板的系統(tǒng)及其編輯方法當(dāng)中，使用者開(kāi)啟書信模板 后必須要自行搜尋填充格或底線標(biāo)示的待填欄位，當(dāng)書信文字繁多時(shí)，逐字 的搜尋便會(huì)相當(dāng)耗時(shí)，也容易因使用者不注意而漏填或填錯(cuò)了部分的待填欄 位，造成書信內(nèi)容不完整或出現(xiàn)不一致的情況。而即便使用者搜尋到待填欄 位，有時(shí)也因無(wú)法判斷待填欄位中可填入的內(nèi)容是什么，而必須花費(fèi)額外的 時(shí)間查詢相關(guān)詞匯，造成在書信模板編輯效果不佳的問(wèn)題，也因此以往的書 信模板系統(tǒng)及其編輯方法中，仍然有待改進(jìn)的空間。
本發(fā)明提供一種具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)及其編輯方法，以下將結(jié) 合本發(fā)明的附圖進(jìn)行說(shuō)明。以下先通過(guò)圖1所示本發(fā)明具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)的方框圖，來(lái) 說(shuō)明系統(tǒng)各組成模塊之間的操作。如圖l所示，本發(fā)明的具有編輯導(dǎo)引的書
信模板系統(tǒng)，其包括有模板資料庫(kù)模塊101、選擇模塊102、互動(dòng)模塊103、 編輯導(dǎo)引模塊104及選項(xiàng)提示模塊105。
模板資料庫(kù)模塊101負(fù)責(zé)儲(chǔ)存至少一個(gè)模板元件，其中每一個(gè)沖莫板元件 當(dāng)中都具有至少一個(gè)包含有位置索引的待填欄位，而這些待填欄位都具有對(duì) 應(yīng)的屬性，該屬性可以用來(lái)提示使用者待填欄位應(yīng)填入內(nèi)容的性質(zhì)。舉例來(lái) 說(shuō)，待填欄位的對(duì)應(yīng)屬性可以是收信人名字、寄信人名字、國(guó)家、產(chǎn)品、單 位等。使用者在編輯屬性為國(guó)家的待填欄位時(shí)，便能得知應(yīng)在待填欄位輸入 國(guó)家的名稱。
選擇模塊102負(fù)責(zé)根據(jù)不同書信模板內(nèi)容分類并顯示選項(xiàng)供使用者從 模板資料庫(kù)模塊101中選擇出一筆欲進(jìn)行編輯的模板元件，而選擇出的該模 板元件會(huì)顯示于互動(dòng)模塊103當(dāng)中。
互動(dòng)模塊103負(fù)責(zé)顯示使用者選擇的模板元件，使用者在互動(dòng)模塊103 中顯示的模板元件可直接進(jìn)行文字編輯，并在使用者編輯文字時(shí)接收一觸發(fā) 事件，該觸發(fā)事件可以是使用者點(diǎn)擊特定功能鍵的動(dòng)作，例如點(diǎn)擊"Tab" 鍵或是視窗元件中的功能鍵。
編輯導(dǎo)引模塊104負(fù)責(zé)在接收到一觸發(fā)事件時(shí)根據(jù)待填欄位的位置索 引逐次以一標(biāo)記提示所述待填欄位之一，而使用者則可在用標(biāo)記提示的待填 欄位上輸入字詞參數(shù)。當(dāng)使用者編輯標(biāo)記提示的待填欄位時(shí)，選項(xiàng)提示模塊 105便會(huì)將與該待填欄位的屬性相同的字詞選項(xiàng)顯示出來(lái)供使用者選擇，因 此，使用者可以選擇自行鍵入字詞參數(shù)或是用選項(xiàng)提示模塊105中提供的選 項(xiàng)作為字詞參數(shù)。編輯導(dǎo)引模塊104在接收到使用者在提示的該待填欄位中 所輸入的字詞參數(shù)后復(fù)制該字詞參數(shù)到模版元件中具有相同屬性的那些待 填欄位進(jìn)行替換，然后刪除該些待填欄位的位置索引。
接下來(lái)，將通過(guò)圖2所示本發(fā)明具有自動(dòng)編輯導(dǎo)引的書信模板方法的流 程圖，來(lái)說(shuō)明本發(fā)明的實(shí)施步驟。
首先，提供選擇界面供使用者選擇不同書信內(nèi)容的模板元件(步驟201 )， 然后顯示使用者選擇的模板元件供使用者進(jìn)行編輯(步驟202)，當(dāng)使用者觸發(fā)編輯導(dǎo)引功能時(shí)，編輯導(dǎo)引模塊104將會(huì)逐次搜尋模板元件當(dāng)中的待填 欄位，并在搜尋到待填欄位的同時(shí)出現(xiàn)標(biāo)記提示使用者待填欄位的所在位 置，并供使用者輸入詞匯或語(yǔ)句(步驟203 )。在使用者編輯標(biāo)記提示的待 填欄位時(shí)，選項(xiàng)提示模塊105會(huì)顯示出與提示的該待填欄位的屬性相同的字 詞選項(xiàng)供使用者選擇。當(dāng)使用者以自行鍵入的詞句或是所選擇的字詞選項(xiàng)填 入待填欄位時(shí)，系統(tǒng)會(huì)以同步復(fù)制輸入的詞語(yǔ)或是字詞選項(xiàng)的方式，將所有 需要填入相同字詞的待填欄位一并替換并顯示出來(lái)(步驟204)。當(dāng)使用
者選定了某個(gè)字詞選項(xiàng)時(shí)，選項(xiàng)提示模塊105便會(huì)將所有字詞選項(xiàng)重新排 序，而該被選定的字詞選項(xiàng)在下一次出現(xiàn)的時(shí)候，便會(huì)以較高的優(yōu)先順序顯 示在選項(xiàng)提示模塊105當(dāng)中。若使用者鍵入的字詞以前從未出現(xiàn)過(guò)，選項(xiàng)提 示模塊105會(huì)將該字詞納入字詞選項(xiàng)當(dāng)中，當(dāng)使用者希望將某字詞選項(xiàng)從選 項(xiàng)提示模塊105當(dāng)中刪除時(shí)，也可通過(guò)選項(xiàng)提示模塊105的修改及刪除功能 進(jìn)行字詞選項(xiàng)的編輯。
需要特別說(shuō)明的是，在編輯待填欄位的過(guò)程中，若待填欄位已經(jīng)填入文 字，則原有待填欄位的填充格或是底線標(biāo)示便會(huì)被刪除掉，因此在進(jìn)行待填 欄位索引時(shí)，便不會(huì)再被視為待填欄位，也不會(huì)再用標(biāo)記提示使用者。
接下來(lái)，將結(jié)合本發(fā)明的附圖用 一實(shí)施例說(shuō)明本發(fā)明如何通過(guò)建立書信 模板中待填欄位的位置索引及同步復(fù)制相同欄位屬性的內(nèi)容，并針對(duì)欄位屬 性提供選項(xiàng)，而達(dá)到快速搜尋及減少遺漏待填欄位、避免填寫內(nèi)容不一致的 效果。
首先，請(qǐng)先參考圖3A,假設(shè)使用者欲擇寫一封英文代理書信給收信人 "Mr. Anderson",因此必須通過(guò)使用者界面300中的選擇模塊301選擇^t板 元件的種類來(lái)進(jìn)行編輯，模板元件的種類可以是"代理與委托"、"銀行與保 險(xiǎn)"等不同性質(zhì)的書信種類。被選擇的模板元件則會(huì)顯示在互動(dòng)模塊302中， 此時(shí)使用者即可進(jìn)行編輯。若使用者點(diǎn)擊"編輯索引，，功能鍵303則會(huì)觸發(fā) 編輯導(dǎo)引模塊104根據(jù)位置索引逐次用一標(biāo)記提示待填欄位(如圖3B中所 示標(biāo)記提示的待填欄位311 )，使用者便可在待填欄位輸入需要編輯的內(nèi)容。 而如圖3C所示，當(dāng)使用者在待填欄位中鍵入文字時(shí)，具有相同屬性 "products"的第一待填欄位321及第二待填欄位322便將使用者所輸入之文字"cereal"同步復(fù)制并替換原先第一待填欄位321及第二待填欄位322的內(nèi) 容。圖3D中顯示使用者輸入待填欄位內(nèi)容的方式，也可從字詞選項(xiàng)330當(dāng) 中選擇。其中，字詞選項(xiàng)330是根據(jù)具待填欄位331的屬性"country"所顯示 的選項(xiàng)。假設(shè)字詞選項(xiàng)330經(jīng)使用者選定"Taiwan"并復(fù)制到該些待填欄位后， 下一次顯示"country"的選項(xiàng)時(shí)"Taiwan"將優(yōu)先被顯示。如圖4所示，當(dāng)使用 者編輯模板元件再出現(xiàn)屬性"country"的字詞選項(xiàng)時(shí)，便會(huì)出現(xiàn)以重新排序過(guò) 的字詞選項(xiàng)341。而如圖5所示，使用者還可針對(duì)字詞選項(xiàng)進(jìn)行新增、刪除 以及修改的操作自行編輯字詞選項(xiàng)。
雖然本發(fā)明用前述的實(shí)施例揭露如上，具有快速搜尋及減少遺漏待填欄 位、避免填寫內(nèi)容不一致的效果，也可針對(duì)待填欄位提示字詞、并將使用過(guò) 的字詞選項(xiàng)重新排序方便使用者選用字詞，但是這些并非用以限定本發(fā)明， 任何熟知本發(fā)明所屬技術(shù)領(lǐng)域的技術(shù)人員，在不脫離本發(fā)明的精神和范圍 內(nèi)，也可作些許的改變與變形，因此本發(fā)明的專利保護(hù)范圍須視本說(shuō)明書所 附的權(quán)利要求書所界定的范圍為準(zhǔn)。
權(quán)利要求
1、一種具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含一模板資料庫(kù)模塊，用以儲(chǔ)存至少一個(gè)模板元件，其中每一模板元件都包含至少一個(gè)具有一位置索引的待填欄位，且該些待填欄位都具有對(duì)應(yīng)的一屬性；一選擇模塊，用以供使用者從該些模板元件選擇其中之一；一互動(dòng)模塊，用以顯示使用者選擇的該模板元件供使用者進(jìn)行編輯，并在使用者編輯文字時(shí)接收一觸發(fā)事件；及一編輯導(dǎo)引模塊，用以根據(jù)所述位置索引提示所述待填欄位，并在接收到使用者在提示的所述待填欄位中所輸入的一字詞參數(shù)時(shí)同步復(fù)制該字詞參數(shù)到模板元件中具有相同屬性的那些待填欄位進(jìn)行替換。
2、 如權(quán)利要求1所述的具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)，其中所述編輯 導(dǎo)引模塊還具有逐次用 一標(biāo)記提示所述待填欄位的功能。
3、 如權(quán)利要求1所述的具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)，其中所述系統(tǒng) 還包含一選項(xiàng)提示模塊，用以在使用者編輯該標(biāo)記提示的所述待填欄位時(shí)， 顯示出與提示的所述待填欄位的所述屬性相同的至少 一 個(gè)字詞選項(xiàng)供使用 者選擇。
4、 如權(quán)利要求1所述的具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)，其中替換所述 待填欄位時(shí)，還包含刪除所述待填欄位的所述位置索引。
5、 如權(quán)利要求3所述的具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)，其中所述字詞 選項(xiàng)經(jīng)使用者選定并復(fù)制到所述待填欄位后，將重新排序并優(yōu)先被顯示在所 述字詞選項(xiàng)中。
6、 一種具有編輯導(dǎo)引的書信才莫板的編輯方法，該方法包含下列步驟提供一選擇界面，供使用者從存有至少一個(gè)模板元件的模板資料庫(kù)中擇 一模板元件以顯示，其中所述模板元件都包含至少一個(gè)具有一位置索引的待 填欄位，且所述待填欄位都具有對(duì)應(yīng)的一屬性；顯示使用者選擇的模板元件，供使用者進(jìn)行編輯；當(dāng)接收一觸發(fā)事件時(shí)根據(jù)所述位置索引提示所述待填欄位；及接收使用者在所述待填欄位輸入的一字詞參數(shù)，并同步復(fù)制所述字詞參 數(shù)到模板元件中具有相同屬性的待填欄位進(jìn)行替換。
7、 如權(quán)利要求6所述的具有編輯導(dǎo)引的書信模板的編輯方法，其中根 據(jù)所述位置索引提示所述待填欄位時(shí)，還包含逐次用一標(biāo)記提示所述待填欄位。
8、 如權(quán)利要求6所述的具有編輯導(dǎo)引的書信模板的編輯方法，其中當(dāng) 使用者編輯所述標(biāo)記提示的所述待填欄位時(shí)，顯示出與提示的所述待填欄位 的所述屬性相同的至少一個(gè)字詞選項(xiàng)供使用者選擇。
9、 如權(quán)利要求6所述的具有編輯導(dǎo)引的書信模板的編輯方法，其中替 換所述待填欄位時(shí)，還包含刪除所述待填欄位的所述位置索引。
10、 如權(quán)利要求8所述的具有編輯導(dǎo)引的書信模板的編輯方法，其中所 述字詞選項(xiàng)經(jīng)使用者選定并復(fù)制到所述待填欄位后，將重新排序并優(yōu)先被顯 示在所述字詞選項(xiàng)中。
全文摘要
一種具有編輯導(dǎo)引的書信模板系統(tǒng)及其編輯方法，目的在于解決以往書信模板系統(tǒng)及其編輯方法無(wú)法提示待填欄位位置及判斷待填欄位內(nèi)容一致性的問(wèn)題，其通過(guò)建立書信模板中待填欄位的位置索引及同步復(fù)制相同欄位屬性的內(nèi)容，并針對(duì)欄位屬性提供選項(xiàng)，而達(dá)到在編輯書信模板時(shí)的快速搜尋及減少遺漏待填欄位、避免填寫內(nèi)容不一致的效果。
文檔編號(hào)G06F17/24GK101419590SQ20071016538
公開(kāi)日2009年4月29日 申請(qǐng)日期2007年10月26日 優(yōu)先權(quán)日2007年10月26日
發(fā)明者韜 周, 邱全成 申請(qǐng)人:英業(yè)達(dá)股份有限公司