專利名稱：一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)的制作方法
技術領域：
本發(fā)明涉及企業(yè)應用的知識管理系統(tǒng)，特別是涉及一種面向企業(yè)的能夠與辦公 軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)。
背景技術：
知識管理系統(tǒng)(KMS)是企業(yè)實現知識管理的平臺，它是一個以人的智能為主 導，以信息技術為手段的人機結合的管理系統(tǒng)，其總體目標是通過將企業(yè)中的各種知識 資源，包括顯性知識和隱性知識，整合為動態(tài)的知識體系，以促進知識創(chuàng)新，通過知識 創(chuàng)新能力的不斷提高帶動勞動生產率的提高，從而最終提高企業(yè)的核心競爭力?，F在企業(yè)應用的知識管理系統(tǒng)一般都具有以下功能知識門戶、知識文檔庫、 知識搜索引擎、知識流程、系統(tǒng)管理等?？偟膩碚f，各種知識管理系統(tǒng)的功能大同小 異，相差不大。從用戶使用體驗來說，這些系統(tǒng)基本都是提供網頁版的編輯器供用戶創(chuàng) 建新的知識和更新舊的知識，或者提供上載功能，把用戶本地計算機里的文檔上傳到知 識庫中去。在目前的知識管理系統(tǒng)中，如果用戶需要創(chuàng)建新的知識文檔，通常都要現在 系統(tǒng)把知識文檔模塊下載到本地，然后在本地編輯好后，再上傳到知識庫中去。同樣， 如果用戶需要更新某個知識文檔的時候，也要先把知識文檔下載到本地，然后在本地打 開，編輯修改好后保存，再上傳到知識庫相同的地方覆蓋原來的知識文件。整個過程是 比較繁瑣的，這樣會嚴重影響用戶的使用積極性，導致系統(tǒng)部署好后應用推廣復雜。對此，需要一種簡便、高質量的知識管理系統(tǒng)方案。

發(fā)明內容
本發(fā)明要解決的目的在于克服現有知識管理系統(tǒng)的不足，提供一種與辦公軟件 無縫結合的知識管理系統(tǒng)，通過辦公軟件與知識管理系統(tǒng)的無縫結合，提高用戶使用體 驗，幫助企業(yè)創(chuàng)建良好的知識產生和應用環(huán)境。本發(fā)明提供了一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，設置有如下模塊負責創(chuàng)建、采集、管理知識文檔的知識文檔庫模塊；負責對知識文檔庫的知識文檔進行索引，并提供搜索界面給用戶對知識文檔進 行搜索的知識搜索模塊；負責從知識文檔庫讀取數據，將知識文檔展示給用戶瀏覽和評分的知識門戶模 塊；提供工作流引擎和流程自定義功能，通過與知識文檔庫的知識文檔關聯(lián)起來， 使知識通過流程“流動起來”，從而促進知識共享和更新的工作流模塊；用于用戶管理、角色管理、組織結構管理、權限管理的系統(tǒng)管理模塊。本發(fā)明由于采用了上述技術方案，具有以下的有益效果1、操作方便，用戶體驗良好整個知識管理系統(tǒng)與用戶本地的辦公軟件無縫結合起來，讓用戶在應用系統(tǒng)進
3行操作時感覺到本機的辦公軟件和知識管理系統(tǒng)是在“同一個系統(tǒng)”里面，操作簡單、 方便，使得用戶“更愿意使用”本知識管理系統(tǒng)，從而更加有利于系統(tǒng)在企業(yè)的推廣和 應用。
2、提供統(tǒng)一的企業(yè)文檔結構和模板
通過在知識文檔庫模塊中提供統(tǒng)一格式的文檔模板，使員工在創(chuàng)建知識時不再 各自為戰(zhàn)，導致知識庫中的知識文檔五花八門。同時讓員工可以高效、標準地創(chuàng)建知識 文檔，提高知識文檔制作效率。
3、自動保存知識文檔修訂版本記錄。
4、知識文檔編輯鎖定機制，保證知識文檔的完整性。


圖1為本發(fā)明知識管理系統(tǒng)優(yōu)選實施例的結構框圖2為本發(fā)明知識管理系統(tǒng)知識文檔庫模塊的結構示意圖3為本發(fā)明知識管理系統(tǒng)知識門戶模塊的結構示意圖4為本發(fā)明知識管理系統(tǒng)工作流模塊的結構示意圖5為本發(fā)明知識管理系統(tǒng)知識搜索模塊的結構示意圖6為本發(fā)明知識管理系統(tǒng)系統(tǒng)管理模塊的結構示意圖7為本發(fā)明知識管理系統(tǒng)實現企業(yè)知識流轉過程的示例的示意圖。
具體實施方式
下面結合附圖對本發(fā)明做進一步的說明。
如圖1所示，本發(fā)明所述知識管理系統(tǒng)包括以下幾個模塊知識文檔庫模塊 1010、知識門戶模塊1020、工作流模塊1030、知識搜索模塊1040、系統(tǒng)管理模塊1050。
所述知識文檔庫模塊1010負責提供知識文檔給知識門戶模塊1020展示和應用， 知識搜索模塊1040的索引和搜索結果也由該模塊負責，另外該模塊還負責和工作流模塊 1030結合起來，使知識文檔能夠隨著流程“流動”。
如圖2所示，知識文檔庫模塊1010還包括知識創(chuàng)建模塊1011、知識審批模塊 1012、知識庫模塊1013、回收站模塊1014、知識采集模塊1015。
(1)知識創(chuàng)建模塊1011提供兩種采集方式，一種是直接上傳本地計算機上面的 知識文檔，另一種是根據知識文檔模塊創(chuàng)建知識文檔。該模塊提供文件上傳功能，用戶 可以在自己的計算機中編輯好用戶文檔，然后利用文件上傳功能把一個或多個文件一次 性上傳到知識庫中。另外，用戶可以把知識模板事先制作好，這些知識文檔格式可以是 office文檔，例如word、excek等，也可以是文本文件，上傳到知識庫，設置為知識模 板，那么用戶在創(chuàng)建知識時就可以選擇相應的知識模板來進行創(chuàng)建。用戶選擇了模板， 那么系統(tǒng)就會自動調用本地的辦公軟件來打開模板文件，用戶只要填寫好新的知識文 檔，點擊辦公軟件的保存按鈕，知識文檔就會自動保存到知識庫1013，這時候知識的審 批狀態(tài)是未批準的。整個過程操作非常簡單，用戶體驗非常良好，正常達到了知識管理 系統(tǒng)與本地的辦公軟件無縫結合的理想效果。
(2)知識審批模塊1012，為了保證知識的嚴謹性和規(guī)范性，用戶創(chuàng)建的知識必須經過知識管理員的審批才能進入到知識庫中。知識收集模塊1011中的知識文檔通過 流程庫1043中的審批流程流轉到知識管理員那里，知識管理員點擊需要審批的知識文 檔，系統(tǒng)調用本地辦公軟件打開，知識管理員直接就可以在打開的文檔里審批，審核通 過后，知識文檔就流轉到知識庫1013。這時候該知識文檔狀態(tài)是審批通過的。(3)知識庫模塊1013模塊，主要提供知識存儲、編輯、刪除等功能，知識庫中 的知識文檔提供給知識搜索模塊進行索引和搜索，同時提供給知識門戶進行展示。(4)回收站模塊1014，在知識庫模塊1013中刪除的知識文檔將會轉移到該模塊 中。用戶可以使用回收站來將知識文檔恢復到知識庫模塊1013。系統(tǒng)支持兩個階段的回 收站第一階段回收站和第二階段回收站。在用戶從系統(tǒng)中刪除某個知識后，會將此知 識發(fā)送到第一階段回收站。知識保留在系統(tǒng)中的第一階段回收站之中，直到達到指定的 時間長度(默認設置為30天)。第二階段回收站位于系統(tǒng)管理員級別。第二階段回收站 分為兩個視圖第一階段回收站中的對象以及第二階段回收站中的對象。從第一階段回 收站中刪除知識后，該知識只能由系統(tǒng)管理員從第二階段回收站進行恢復。知識保留在 第二階段回收站中，直到達到指定的時間長度(默認設置為30天)，或者直到第二階段回 收站達到其大小限制，那時將刪除最舊的知識。(5)知識采集模塊1015，除了在知識創(chuàng)建模塊1011建立知識外，系統(tǒng)還提供了 采集功能，支持從不同的內容源來采集知識。內容源包括Exchange Server 文件夾 Microsoft Exchange 2000 Server 文件夾中的郵件、討論和
協(xié)作內容。共享文件夾(如 \\myserver\shareddocs\ 或 file://myserver/shareddocs/)的內容。網頁或網站互聯(lián)網上的任何一個可以訪問的網站，從一個網頁到整個網站的任 何Web內容，包括其HTML內容、文檔和圖片。Lotus Notes數據庫任何Lotus Notes數據庫。若要創(chuàng)建Lotus Notes內容源，則 必須首先配置帶有Lotus Notes客戶端的索引管理服務器，然后再配置Lotus Notes協(xié)議處
理程序。某些內容源類型(如Exchange公用文件夾和Lotus Notes數據庫)不能包括在
“網站目錄”中?？梢詾闆]有包括在網站目錄或需要特殊更新計劃的內容定義內容源。當系統(tǒng)從上述內容源把各種不同的信息采集回來后，可以提供知識搜索模塊 1030進行索引，用戶可以在知識搜索模塊1030中根據關鍵字、文件的相關屬性來搜索相 關知識。所述知識門戶模塊1020，從知識文檔庫模塊中讀取知識類別和知識文檔，其中 知識類別已樹形結構展示出來。在展示知識文檔時，會根據系統(tǒng)管理模塊中提供的用 戶、角色、權限關系進行權限過濾，用戶只能瀏覽到本人有權限瀏覽的知識文檔。如圖3所示，知識門戶模塊1020還包括知識展示模塊1021、知識評價模塊 1022。(1)知識展示模塊1021，知識的類別和維度用樹形結構來展示，方便用戶瀏覽 和查找。用戶點擊樹結點，就列出該結點對應知識類別下的知識屬性，包括標題、創(chuàng)建 時間、創(chuàng)建人等。(2)知識評價模塊1022，包括知識瀏覽量統(tǒng)計模塊和加權平均分統(tǒng)計模塊。當用戶點擊某個知識時，系統(tǒng)會自動記錄該次點擊，并且計入該知識的總點擊次數中去。 從知識的點擊次數可以分析出該知識的重要性和使用頻率。另外系統(tǒng)提供了區(qū)間為1-5 的評分功能，用于對知識條目進行評分，分數是用戶每次評分累加的加權平均分。如圖4所示，所述工作流模塊1030，由工作流引擎模塊1031、工作流定義模塊 1032、流程庫模塊1033組成。工作流引擎模塊1031，工作流為可以產生某種結果的一系列任務。在本文發(fā) 明的知識管理系統(tǒng)中，工作流的定義更為具體，即根據與業(yè)務流程相關聯(lián)的操作和任 務的順序所進行的文檔或項目的自動轉移。利用工作流，企業(yè)可以通過將業(yè)務邏輯附加 到知識條目中來統(tǒng)一管理企業(yè)內的知識業(yè)務流程。通過管理和跟蹤知識流程(如審批或 審閱)中涉及的人工任務，工作流可以減少協(xié)調這些流程所需的成本和時間。例如，在 知識管理系統(tǒng)中，用戶可以將工作流添加到知識庫中，從而使知識能夠傳送給一組人員 進行審批。當知識作者針對該庫中的知識啟動該工作流時，該工作流會創(chuàng)建知識審批任 務，并將其分配給工作流參與者，然后將帶有任務說明和指向待審批知識的鏈接的電子 郵件通知發(fā)送給這些參與者。在工作流執(zhí)行過程中，工作流所有者或工作流參與者可以 檢查“工作流狀態(tài)”，以查看哪些參與者已完成其工作流任務。當工作流參與者完成其 工作流任務后，工作流隨即結束，并自動通知工作流所有者工作流已完成。工作流引擎 模塊1031根據工作流定義模塊1032定義的流程在系統(tǒng)自動執(zhí)行，其主要功能包含流程啟 動、任務產生、任務控制等；監(jiān)察、控制、管理運行中的業(yè)務(工作流)，例如任務、工 作量與進度的檢察、平衡等。工作流定義模塊1032提供讓用戶定義工作流的圖形化流程編輯器，用戶可以定 義工作流各個節(jié)點、節(jié)點間的關系等，具體功能包括節(jié)點定義、節(jié)點關系定義、節(jié)點輸 入信息定義、節(jié)點輸出信息管理、資源管理、日歷和時間的設置；遵循定義創(chuàng)建和運行 實際的工作流。自定義的流程可以提供給知識文檔庫模塊1010應用，與知識文檔結合起 來，讓知識文檔在流程中“流動”。流程庫模塊1033，用于存儲工作流定義模塊1032定義的工作流程，同時提供給 知識文檔庫模塊1010應用這些流程。如圖5所示，所述知識搜索模塊1040，還包括搜索引擎模塊1041、全文檢索 模塊1042、搜索RSS訂閱模塊1043、搜索報告模塊1044。搜索引擎模塊1041每天定時(事先設定某個時間，為了不影響系統(tǒng)正常運行， 一般設定的時間為凌晨)對知識庫1013進行索引，索引保存在服務器的磁盤上，索引的 主要目的是提高搜索速度。另外該模塊提供了一個類似百度的搜索界面，該模塊根據用 戶搜索的關鍵字返回符合條件的全文檢索的搜索結果。全文檢索1042模塊，用于對知識文檔庫1010和從不同內容源采集回來的知識 1050進行全文檢索，系統(tǒng)根據用戶搜索的關鍵字返回符合條件的搜索結果。搜索結果是 經過權限過濾的，用戶只能搜索到用戶本身能讀到的知識。系統(tǒng)提供了一個類似google 和百度的搜索界面，除了可以輸入關鍵字進行搜索之外，還可以搜索某一特定類型的文 件，例如圖片、office文件、mp3等。搜索RSS訂閱模塊1034，用戶可以把搜索結果的RSS地址存放到RSS閱讀器 中，如果搜索結果有變動的話會自動更新訂閱的RSS，采取這種主動推送的方式可以更加人性化，提高用戶體驗。搜索報告模塊1035，用于統(tǒng)計關鍵字的搜索頻率、搜索頁面的訪問頻率等，以 圖形界面展示。通過搜索報告可以了解哪些知識是被經常搜索，用戶對哪方面的知識感 興趣，從而了解用戶對知識庫的知識需求。所述系統(tǒng)管理模塊1050，負責用戶管理、組織機構管理、角色與權限管理等， 在這里設置的用戶、角色、權限等會應用到知識門戶模塊和知識文檔庫模塊，以實現知 識文檔的安全保證。如圖6所示，該模塊包括以下功能用戶管理模塊1051、組織機構管理模塊 1052、角色管理模塊1053、知識權限設置模塊1054。用戶管理1051，包括用戶和用戶組的管理。本發(fā)明的知識管理系統(tǒng)同時支持 Windows用戶(例如，DOMAIN\User_Alias)和外部用戶(通過可插入驗證)。用戶標識 由標識管理系統(tǒng)(例如，Active Directory目錄服務)維護。用戶組是知識管理系統(tǒng)用于管理安全性的用戶集合?；谟脩舻墓芾韺τ诤唵?系統(tǒng)而言簡單明了，但隨著唯一受保護資源數量的不斷增加，這種管理日趨復雜。例 如，用戶可能對列表1具有Contribute角色，對列表2具有Read角色，同時對列表3具有 Design角色。此模型在有50,000名用戶(以此為例)的情況下不能正常擴展，因為這會導 致每個唯一受保護對象上的訪問控制列表(ACL)包含多達50,000個訪問控制項(ACE)。 而組卻可以解決在進行基于用戶的權限管理時出現的可管理性及縮放問題。基于組的管 理可能更抽象或者更難以從概念上加以理解，但它可以更方便地管理包含眾多唯一受保 護對象的復雜系統(tǒng)，例如向已被授予系統(tǒng)中多個對象的適當角色的組中添加用戶。組的 權限檢查可以更好地縮放，因為需要存儲的組ACE要少得多。角色管理模塊1053，角色對應的是只讀、編輯、刪除等權限，每一種角色對應 不同的權限。通常我們是以角色來區(qū)別不同的權限。知識權限設置模塊1054，可以對某一類的全部知識統(tǒng)一進行權限設置，也可以 對某個知識單獨進行權限設置。權限設置的時候，首先選擇用戶或者用戶組，然后選擇 角色，或者直接選擇要授予的權限，這樣該用戶或用戶組就用戶對該類別知識或該知識 的權限。如圖7所示為本發(fā)明所述知識管理系統(tǒng)中實施例的示意圖。下面就知識在本發(fā) 明所述系統(tǒng)中流向作一個簡要描述。企業(yè)員工登錄知識管理系統(tǒng)，在知識庫模塊1013中選擇知識文檔模板，系統(tǒng)調 用員工計算機的辦公軟件word打開知識文檔模板，員工編寫好知識文檔，點擊保存按 鈕，然后點擊工作流，在流程庫模塊1033中選擇審批工作流，工作流是事先在工作流定 義模塊1032定義好的，啟動工作流。員工完成了這些操作后，系統(tǒng)就會自動把文檔保存 到知識庫模塊1013中，工作流引擎模塊1031啟動了審批工作流，同時發(fā)送了一封請求審 批知識文檔的郵件給知識管理員。在知識管理員的計算機，辦公軟件outlook提示知識管理員有新郵件到達，知識 管理員打開郵件，點擊鏈接，瀏覽器導航到知識管理系統(tǒng)的知識審批模塊1012，知識管 理員對該知識文檔進行審批操作，這樣，該知識文檔在知識庫1013中的狀態(tài)變?yōu)榕鷾薁?態(tài)。
經過批準的知識文檔在知識門戶1020中展示出來，企業(yè)的員工通過瀏覽或在知 識搜索模塊1040中進行搜索，點擊該知識文檔，系統(tǒng)調用該員工計算機的辦公軟件打開 該知識文檔，員工就可以看到該知識文檔了。
權利要求
1.一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，其特征在于設置有如下模塊負責創(chuàng)建、采集、管理知識文檔的知識文檔庫模塊；負責對知識文檔庫的知識文檔進行索引，并提供搜索界面給用戶對知識文檔進行搜 索的知識搜索模塊；負責從知識文檔庫讀取數據，將知識文檔展示給用戶瀏覽和評分的知識門戶模塊；提供工作流引擎和流程自定義功能，通過與知識文檔庫的知識文檔關聯(lián)起來，使知 識通過流程“流動起來”，從而促進知識共享和更新的工作流模塊；用于用戶管理、角色管理、組織結構管理、權限管理的系統(tǒng)管理模塊。
2.根據權利要求1所述的一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，其特征在于所述 知識文檔庫模塊還包括知識創(chuàng)建模塊、知識審批模塊、知識庫模塊、回收站模塊、知識 采集模塊。
3.根據權利要求2所述的一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，其特征在于所述 知識創(chuàng)建模塊提供兩種采集方式，一種是直接上傳本地計算機上面的知識文檔，另一種 是根據知識文檔模塊創(chuàng)建知識文檔。
4.根據權利要求1所述的一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，其特征在于所述 知識門戶模塊還包括知識展示模塊、知識評價模塊。
5.根據權利要求4所述的一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，其特征在于所述 知識展示模塊的知識類別維度采用樹形結構。
6.根據權利要求4所述的一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，其特征在于所述 知識評價模塊還包括知識瀏覽量統(tǒng)計模塊和加權平均分統(tǒng)計模塊。
7.根據權利要求1所述的一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，其特征在于所述 工作流模塊還包括工作流引擎模塊、工作流定義模塊、流程庫模塊。
8.根據權利要求1所述的一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，其特征在于所 述知識搜索模塊還包括搜索引擎模塊、全文檢索模塊、搜索RSS訂閱模塊、搜索報告模 塊。
全文摘要
本發(fā)明提供了一種與辦公軟件無縫結合的知識管理系統(tǒng)，包括知識文檔庫模塊、知識門戶模塊、工作流模塊、知識搜索模塊、系統(tǒng)管理模塊。通過各模塊之間的協(xié)作，實現了辦公軟件與知識管理系統(tǒng)的無縫結合，提高用戶使用體驗，幫助企業(yè)創(chuàng)建良好的知識產生和應用環(huán)境。
文檔編號G06Q10/00GK102024207SQ201010599140
公開日2011年4月20日 申請日期2010年12月21日 優(yōu)先權日2010年12月21日
發(fā)明者余永忠, 史雄延, 呂華輝, 龐維欣, 徐繼峰, 曾威, 梁堅, 王義申, 王永才, 羅宇, 魏明 申請人:廣東電網公司佛山供電局, 廣州中軟信息技術有限公司