本發(fā)明公開一種審批文件自動歸檔的方法，涉及數(shù)據(jù)管理。

背景技術(shù)：

1、目前大部分企業(yè)和單位員工自己手上存在過多項(xiàng)目文件檔案，占用辦公電腦內(nèi)存，導(dǎo)致電腦卡頓，工作效率減半，查找項(xiàng)目文件繁瑣，耗費(fèi)時(shí)間，無法滿足用戶快速查找文件內(nèi)容的需求，同時(shí)文件都存在員工各自的電腦磁盤中，共享比較繁瑣，無法滿足現(xiàn)代社會對文件統(tǒng)一管理的需求，也不利于長期存儲項(xiàng)目文件信息，更不能保證文件信息數(shù)據(jù)的安全性、可控性和穩(wěn)定性，并且容易丟失項(xiàng)目文件信息。

技術(shù)實(shí)現(xiàn)思路

1、本發(fā)明針對現(xiàn)有技術(shù)的問題，提供一種審批文件自動歸檔的方法，實(shí)現(xiàn)了用戶與用戶之間的文件共享的靈活性、用戶對項(xiàng)目文件存儲的快捷性、穩(wěn)定性和真實(shí)性以及項(xiàng)目文件位置存放的整體統(tǒng)一性，極大的縮減了用戶查找文件占用過多的工作時(shí)間，提高了項(xiàng)目文件存儲的安全性，可控性，同時(shí)也提高了用戶與用戶之間共享項(xiàng)目文件和查看項(xiàng)目文件內(nèi)容的靈活性和工作效率，對于大部分企業(yè)和單位具有非常實(shí)用的價(jià)值效果體現(xiàn)。

2、本發(fā)明提出的具體方案是：

3、提供一種審批文件自動歸檔的方法，包括：

4、步驟1：利用mysql數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建工作流程相關(guān)表，工作流程相關(guān)表包含流程歷史記錄表、流程申請表、流程基礎(chǔ)框架表、用戶表、角色表和配置表，

5、步驟2：維護(hù)用戶對應(yīng)的角色權(quán)限：檢查用戶是否具有相應(yīng)的角色權(quán)限，通過角色授權(quán)用戶，使用戶具有修改待審批的項(xiàng)目文件信息和內(nèi)容的權(quán)限，

6、步驟3：發(fā)起項(xiàng)目文件的審批歸檔流程，按照工作流程相關(guān)表填寫相關(guān)項(xiàng)目文件信息，核驗(yàn)項(xiàng)目文件信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，進(jìn)入審批歸檔流程：鎖定項(xiàng)目文件信息，查看歸檔文件的數(shù)據(jù)是否有誤，填寫信息描述和文件上傳內(nèi)容是否相符，如有問題在第一審批節(jié)點(diǎn)及時(shí)駁回給用戶，讓用戶進(jìn)行修改編輯，重新發(fā)起項(xiàng)目歸檔流程；若無問題則審批通過，將第一審批節(jié)點(diǎn)審批記錄信息自動同步到待歸檔節(jié)點(diǎn)，再次查看項(xiàng)目文件信息，根據(jù)第一次審批節(jié)點(diǎn)的意見，過濾項(xiàng)目文件信息是否真實(shí)有效并且數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整，再次審批通過之后，將項(xiàng)目文件歸檔，結(jié)束審批歸檔流程。

7、進(jìn)一步，所述的一種審批文件自動歸檔的方法的步驟1中通過流程歷史記錄表記錄流程的流轉(zhuǎn)歷史記錄信息，通過流程申請表記錄流程申請記錄，流程基礎(chǔ)框架表包含工作流程框架基于的基礎(chǔ)表，通過流程基礎(chǔ)框架表設(shè)計(jì)流程圖，記錄流程節(jié)點(diǎn)信息，通過用戶表記錄用戶名稱、登錄賬號、手機(jī)號信息，角色表包含角色基礎(chǔ)信息和角色所具有的操作權(quán)限信息，通過角色表，使用戶和角色建立相對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，明確用戶各自的操作權(quán)限，避免數(shù)據(jù)被篡改的情況發(fā)生，通過配置表記錄項(xiàng)目文件分類類型、流程分類類型的配置信息。

8、進(jìn)一步，所述的一種審批文件自動歸檔的方法的步驟3中為用戶提供可視化界面，通過可視化界面進(jìn)行審批歸檔流程的操作管理，所有操作信息以及流程配置數(shù)據(jù)均存儲到mysql數(shù)據(jù)庫中。

9、進(jìn)一步，所述的一種審批文件自動歸檔的方法的步驟3中將項(xiàng)目文件自動歸檔至ftp服務(wù)器進(jìn)行持久化存儲，歸檔成功之后進(jìn)行提示并且展示歸檔成功的標(biāo)識。

10、本發(fā)明還提供一種審批文件自動歸檔的系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)庫管理模塊、角色權(quán)限管理模塊和審批歸檔模塊，

11、數(shù)據(jù)庫管理模塊利用mysql數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建工作流程相關(guān)表，工作流程相關(guān)表包含流程歷史記錄表、流程申請表、流程基礎(chǔ)框架表、用戶表、角色表和配置表，

12、角色權(quán)限管理模塊維護(hù)用戶對應(yīng)的角色權(quán)限：檢查用戶是否具有相應(yīng)的角色權(quán)限，通過角色授權(quán)用戶，使用戶具有修改待審批的項(xiàng)目文件信息和內(nèi)容的權(quán)限，

13、審批歸檔模塊發(fā)起項(xiàng)目文件的審批歸檔流程，按照工作流程相關(guān)表填寫相關(guān)項(xiàng)目文件信息，核驗(yàn)項(xiàng)目文件信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，進(jìn)入審批歸檔流程：鎖定項(xiàng)目文件信息，查看歸檔文件的數(shù)據(jù)是否有誤，填寫信息描述和文件上傳內(nèi)容是否相符，如有問題在第一審批節(jié)點(diǎn)及時(shí)駁回給用戶，讓用戶進(jìn)行修改編輯，重新發(fā)起項(xiàng)目歸檔流程；若無問題則審批通過，將第一審批節(jié)點(diǎn)審批記錄信息自動同步到待歸檔節(jié)點(diǎn)，再次查看項(xiàng)目文件信息，根據(jù)第一次審批節(jié)點(diǎn)的意見，過濾項(xiàng)目文件信息是否真實(shí)有效并且數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整，再次審批通過之后，將項(xiàng)目文件歸檔，結(jié)束審批歸檔流程。

14、進(jìn)一步，所述的一種審批文件自動歸檔的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理模塊通過流程歷史記錄表記錄流程的流轉(zhuǎn)歷史記錄信息，通過流程申請表記錄流程申請記錄，流程基礎(chǔ)框架表包含工作流程框架基于的基礎(chǔ)表，通過流程基礎(chǔ)框架表設(shè)計(jì)流程圖，記錄流程節(jié)點(diǎn)信息，通過用戶表記錄用戶名稱、登錄賬號、手機(jī)號信息，角色表包含角色基礎(chǔ)信息和角色所具有的操作權(quán)限信息，通過角色表，使用戶和角色建立相對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，明確用戶各自的操作權(quán)限，避免數(shù)據(jù)被篡改的情況發(fā)生，通過配置表記錄項(xiàng)目文件分類類型、流程分類類型的配置信息。

15、進(jìn)一步，所述的一種審批文件自動歸檔的系統(tǒng)的審批歸檔模塊為用戶提供可視化界面，通過可視化界面進(jìn)行審批歸檔流程的操作管理，所有操作信息以及流程配置數(shù)據(jù)均存儲到mysql數(shù)據(jù)庫中。

16、進(jìn)一步，所述的一種審批文件自動歸檔的系統(tǒng)的審批歸檔模塊將項(xiàng)目文件自動歸檔至ftp服務(wù)器進(jìn)行持久化存儲，歸檔成功之后進(jìn)行提示并且展示歸檔成功的標(biāo)識。

17、本發(fā)明的有益之處是：

18、提高效率：能夠迅速且準(zhǔn)確地識別項(xiàng)目文件的類別，并將它們歸類到正確的位置。這大大減少了人工操作的時(shí)間和勞動力，提高了文件歸檔的效率。

19、準(zhǔn)確性高：可以基于預(yù)設(shè)的規(guī)則和算法進(jìn)行工作，能夠確保文件被正確地分類和歸檔。這種準(zhǔn)確性減少了錯(cuò)誤分類和歸檔的可能性，提高了檔案管理的質(zhì)量。

20、安全性增強(qiáng)：通常具有嚴(yán)格的安全措施，如訪問控制、數(shù)據(jù)加密等，以保護(hù)項(xiàng)目文件的安全。此外，還可以提供定期備份和恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

21、易于檢索：項(xiàng)目文件可以被系統(tǒng)地組織和存儲，使得檢索變得更加容易和快捷?？梢酝ㄟ^關(guān)鍵詞、標(biāo)簽或日期等方式快速找到所需的文件，提高了工作效率。

22、節(jié)省存儲空間：可以將項(xiàng)目文件以電子形式存儲，節(jié)省了物理存儲空間。同時(shí)，電子文件的存儲和傳輸也更加方便和快捷，有利于項(xiàng)目的遠(yuǎn)程協(xié)作和溝通。

23、促進(jìn)知識管理：可以幫助組織更好地管理項(xiàng)目文件和知識資產(chǎn)。通過自動化的標(biāo)簽和分類系統(tǒng)，文檔可以被系統(tǒng)地組織和存儲，使得團(tuán)隊(duì)成員能夠輕松地找到所需的信息。此外，高級搜索功能和版本控制功能也使得在大量文檔中查找特定信息變得更加快捷和簡單。

技術(shù)特征：

1.一種審批文件自動歸檔的方法，其特征是包括：

2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的一種審批文件自動歸檔的方法，其特征是步驟1中通過流程歷史記錄表記錄流程的流轉(zhuǎn)歷史記錄信息，通過流程申請表記錄流程申請記錄，流程基礎(chǔ)框架表包含工作流程框架基于的基礎(chǔ)表，通過流程基礎(chǔ)框架表設(shè)計(jì)流程圖，記錄流程節(jié)點(diǎn)信息，通過用戶表記錄用戶名稱、登錄賬號、手機(jī)號信息，角色表包含角色基礎(chǔ)信息和角色所具有的操作權(quán)限信息，通過角色表，使用戶和角色建立相對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，明確用戶各自的操作權(quán)限，避免數(shù)據(jù)被篡改的情況發(fā)生，通過配置表記錄項(xiàng)目文件分類類型、流程分類類型的配置信息。

3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的一種審批文件自動歸檔的方法，其特征是步驟3中為用戶提供可視化界面，通過可視化界面進(jìn)行審批歸檔流程的操作管理，所有操作信息以及流程配置數(shù)據(jù)均存儲到mysql數(shù)據(jù)庫中。

4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的一種審批文件自動歸檔的方法，其特征是步驟3中將項(xiàng)目文件自動歸檔至ftp服務(wù)器進(jìn)行持久化存儲，歸檔成功之后進(jìn)行提示并且展示歸檔成功的標(biāo)識。

5.一種審批文件自動歸檔的系統(tǒng)，其特征是包括數(shù)據(jù)庫管理模塊、角色權(quán)限管理模塊和審批歸檔模塊，

6.根據(jù)權(quán)利要求5所述的一種審批文件自動歸檔的系統(tǒng)，其特征是數(shù)據(jù)庫管理模塊通過流程歷史記錄表記錄流程的流轉(zhuǎn)歷史記錄信息，通過流程申請表記錄流程申請記錄，流程基礎(chǔ)框架表包含工作流程框架基于的基礎(chǔ)表，通過流程基礎(chǔ)框架表設(shè)計(jì)流程圖，記錄流程節(jié)點(diǎn)信息，通過用戶表記錄用戶名稱、登錄賬號、手機(jī)號信息，角色表包含角色基礎(chǔ)信息和角色所具有的操作權(quán)限信息，通過角色表，使用戶和角色建立相對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，明確用戶各自的操作權(quán)限，避免數(shù)據(jù)被篡改的情況發(fā)生，通過配置表記錄項(xiàng)目文件分類類型、流程分類類型的配置信息。

7.根據(jù)權(quán)利要求5所述的一種審批文件自動歸檔的系統(tǒng)，其特征是審批歸檔模塊為用戶提供可視化界面，通過可視化界面進(jìn)行審批歸檔流程的操作管理，所有操作信息以及流程配置數(shù)據(jù)均存儲到mysql數(shù)據(jù)庫中。

8.根據(jù)權(quán)利要求5所述的一種審批文件自動歸檔的系統(tǒng)，其特征是審批歸檔模塊將項(xiàng)目文件自動歸檔至ftp服務(wù)器進(jìn)行持久化存儲，歸檔成功之后進(jìn)行提示并且展示歸檔成功的標(biāo)識。

技術(shù)總結(jié)
本發(fā)明公開一種審批文件自動歸檔的方法，涉及數(shù)據(jù)管理技術(shù)領(lǐng)域；包括：步驟1：利用MySQL數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建工作流程相關(guān)表，工作流程相關(guān)表包含流程歷史記錄表、流程申請表、流程基礎(chǔ)框架表、用戶表、角色表和配置表，步驟2：維護(hù)用戶對應(yīng)的角色權(quán)限：檢查用戶是否具有相應(yīng)的角色權(quán)限，通過角色授權(quán)用戶，使用戶具有修改待審批的項(xiàng)目文件信息和內(nèi)容的權(quán)限，步驟3：發(fā)起項(xiàng)目文件的審批歸檔流程，按照工作流程相關(guān)表填寫相關(guān)項(xiàng)目文件信息，核驗(yàn)項(xiàng)目文件信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，進(jìn)入審批歸檔流程，將項(xiàng)目文件歸檔，結(jié)束審批歸檔流程。

技術(shù)研發(fā)人員：郭巧枝
受保護(hù)的技術(shù)使用者：浪潮云信息技術(shù)股份公司
技術(shù)研發(fā)日：
技術(shù)公布日：2024/12/17