書庫管理系統(tǒng)的制作方法
【專利摘要】本發(fā)明涉及包含書庫管理代理及識別碼解讀器，并對書庫中保管的文件執(zhí)行管理的書庫管理系統(tǒng)，更具體的，本發(fā)明提供，通過書庫管理代理可以制作在文件上附著的識別碼，并通過識別碼解讀器掃描在文件上附著的識別碼執(zhí)行相應文件的出庫/入庫管理、報廢管理、移交管理等的文件管理，且執(zhí)行文件保管箱子的管理及文件的一致調(diào)查的書庫管理系統(tǒng)。為此，本發(fā)明是包含識別碼解讀器和書庫管理代理的書庫管理系統(tǒng)，其技術特征在于，識別碼解讀器掃面在文件上附著的識別碼，書庫管理代理根據(jù)識別碼解讀器的掃描值，執(zhí)行所述文件的出庫/入庫管理、移交管理、報廢管理、文件管理、箱子管理及一致調(diào)查。
【專利說明】
書庫管理系統(tǒng)
技術領域
[0001]本發(fā)明涉及包含書庫管理代理和識別碼解讀器對書庫保管的文件執(zhí)行管理的書庫管理系統(tǒng)。
[0002]本發(fā)明涉及對書庫保管的文件執(zhí)行管理，并可對文件準確地執(zhí)行全數(shù)調(diào)查及一致調(diào)查的書庫管理系統(tǒng)。
[0003]更具體地說，本發(fā)明涉及通過書庫管理代理可以制作在文件上附著的識別碼，通過識別碼解讀器掃描文件上附著的識別碼，執(zhí)行相關文件的入庫/出庫管理、報廢管理、移交管理等的文件管理，并執(zhí)行文件保管箱子的管理及文件一致調(diào)查的書庫管理系統(tǒng)。
[0004]本發(fā)明涉及還包含輸入電子簽名的電子簽名輸入器，將電子簽名輸入器輸入的電子簽名在書庫管理代理以圖像信息儲存，并在電子簽名上加入水印并儲存的書庫管理系統(tǒng)。
[0005]本發(fā)明涉及與行政標準代碼管理系統(tǒng)聯(lián)系的書庫管理系統(tǒng)。
[0006]本發(fā)明涉及可與國家記錄院發(fā)布的標準記錄管理系統(tǒng)聯(lián)動，且綜合管理非電子記錄物的書庫管理系統(tǒng)。
【背景技術】
[0007]通常，像政府機關、圖書館、企業(yè)(業(yè)體)、辦公室等執(zhí)行辦公的場所，以文件保管與業(yè)務相關的信息。
[0008]這樣的文件有電子形式的文件(電子文件)和非電子形式的文件(非電子文件)，其中因電子文件可以通過電腦等終端機管理，文件識別容易，且因以電子形式構成可以儲存在額外的儲存裝置，具有容易保管的優(yōu)點。
[0009]然而，以政府機關、企業(yè)(業(yè)體)、辦公室為例，被處理的文件大部分是以原本保管、安全性保障、雙重保管(電子、非電子)的目的生產(chǎn)成非電子文件形態(tài)。
[0010]另外，像圖書館等場所主要處理非電子文件多于電子文件。
[0011]這種非電子文件在保管當中，由于頻繁的出/入位置會隨時改變，文件的位置很難掌握，而且移交時實際移交文件與最初預定移交目錄不一致、或在報廢時往往流失不應報廢的重要文件等，非電子文件本身具有不易管理的問題。
[0012]這種非電子文件從入庫到報廢為止，存在如出庫或移交等多次改變保管位置而很難掌握文件的位置、或者由于文件的遺失、破損等不易保管管理等的問題，因此具有不易識別非電子文件的問題。
[0013]另一方面，為了解決如上所述的問題，一直開發(fā)著文件管理技術，與此相關，在韓國公開專利公報第10-2007-0011968號記載有物流保管系統(tǒng)及其方法。
[0014]上述記載的技術涉及，在處理業(yè)務時所產(chǎn)生的實物文件移送到書庫時，處理基于一維條碼的包裝/驗收，并對于移送的文件有效支援基于一維條碼的位置管理及文件的入庫/出庫/借閱/報廢等業(yè)務的物流管理系統(tǒng)及其方法。
[0015]但是，上述記載的技術具有不能管理文件位置的問題。
[0016]只是，在記載中通過一維條碼可以管理文件的位置，但這只是指通過一維條碼指定保管位置的工作、或在文件的移送過程中，通過識別的一維條碼掌握位置的工作而已。
[0017]換句話說，上述記載的技術無法執(zhí)行確認文件現(xiàn)況的位置一致(匹配)管理工作。
[0018]例如，在文件的入庫、出庫或閱讀過程中位置可能產(chǎn)生變化，上述記載的技術具有不能確認文件位置一致或不一致的問題。
[0019]同時，在文件的入庫、出庫或閱讀過程中對產(chǎn)生的記錄變更、或報廢、移交文件后，很難提取該內(nèi)容明細的問題。
[0020]另外，上述記載的技術，不具備可以確認被管理文件的保存狀態(tài)或統(tǒng)計現(xiàn)況，以及在標準記錄管理系統(tǒng)中登記的非電子文件現(xiàn)況的條件。因此，存在很難掌握以非電子形式保管的文件保存狀態(tài)的問題。
[0021]因此，需要開發(fā)以非電子形式保管文件，但更能有效地執(zhí)行出庫、一致(匹配)、移交、報廢等管理，并對執(zhí)行這種管理的文件可以容易確認其記錄的技術。
[0022]而且，需要開發(fā)通過與標準記錄管理系統(tǒng)的聯(lián)動，可以容易確認機構的電子文件系統(tǒng)生產(chǎn)的非電子文件的現(xiàn)況和實際生產(chǎn)或保管的非電子文件的保管(保存)狀態(tài)的技術。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0023]為了滿足上述的要求，本發(fā)明要解決的課題是提供，可以制作在文件上附著的識別碼，并通過識別碼的掃描可以對文件或文件保管箱子容易進行報廢、移交、出庫/入庫等的管理，且對文件執(zhí)行一致調(diào)查的書庫管理系統(tǒng)。
[0024]本發(fā)明的另一目的是提供，將書庫管理代理與行政標準代碼管理系統(tǒng)聯(lián)系，由此容易管理使用者的組織圖，并針對由于現(xiàn)有手記方式的限制對大量的移交、報廢等移動對象文件不能全面驗收的問題，可以利用識別碼以電子方式解決的書庫管理系統(tǒng)。
[0025]本發(fā)明的另一目的是提供，還包含與書庫管理代理聯(lián)動，并輸入電子簽名的電子簽名輸入器，而且書庫管理代理對電子簽名輸入器輸入的電子簽名上加入水印以圖像信息進行儲存的書庫管理系統(tǒng)。
[0026]本發(fā)明的另一目的是提供，與標準記錄管理系統(tǒng)聯(lián)動，可以使非電子文件的數(shù)據(jù)信息(移交信息、箱子號碼、書架號碼、出庫/入庫信息、報廢信息等)一元化的書庫管理系統(tǒng)。
[0027]為了解決如上所述課題，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)，其技術特征在于，包含:識別碼解讀器、和書庫管理代理，識別碼解讀器掃描文件上附著的識別碼，書庫管理代理依據(jù)識別碼解讀器的掃描值來執(zhí)行所述文件的出庫/入庫管理、移交管理、報廢管理、文件管理、箱子管理及一致調(diào)查。
[0028]而且，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)，其技術特征在于，還包含與書庫管理代理聯(lián)動的電子簽名輸入器，且書庫管理代理對電子簽名輸入器輸入的電子簽名上加入水印以圖像信息進行儲存。
[0029]而且，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)，其技術特征在于，將書庫管理系統(tǒng)生成的信息(移交信息、箱子號碼、書架號碼、出庫/入庫信息、報廢信息等)與標準記錄管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫上登記的非電子文件的生產(chǎn)現(xiàn)況聯(lián)系，進行兩個系統(tǒng)信息的一致。
[0030]根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)，其具有的效果是，不僅可以執(zhí)行移交、報廢、出庫/入庫等的文件管理或文件保管箱子的管理，還可以通過文件的一致調(diào)查以確保文件位置的一致性。
[0031]另外，本發(fā)明的書庫管理代理，其具有的顯著效果是，將電子簽名輸入器輸入的電子簽名以圖像信息儲存，并加入水印進行儲存，由此可以防止電子簽名的盜用，并可以增加安全性。
[0032]另外，根據(jù)本發(fā)明書庫管理系統(tǒng)，其具有的效果是，使標準記錄管理系統(tǒng)和非電子文件的數(shù)據(jù)信息一致，由此確保管理的一元化。
【附圖說明】
[0033]圖1是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)的一構成例。
[0034]圖2是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)的概略性構成方塊圖。
[0035]圖3是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)的具體構成方塊圖。
[0036]圖4是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中，顯示識別碼解讀器構成的斜視圖。
[0037]圖5是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中，顯示執(zhí)行文件報廢的一例。
[0038]圖6是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中，說明一致調(diào)查過程的流程圖。
[0039]圖7是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中，說明文件移交過程的流程圖。
【具體實施方式】
[0040]在本說明書及權利要求書中所使用的術語或單詞不應限定在一般或字典上的意義來解釋，而是基于發(fā)明人為了以最好的方法說明其發(fā)明，可以適當?shù)囟x術語概念的原則上，應該以符合本發(fā)明技術思想的意義和概念來解釋。
[0041]因此在本說明書記載的實施例和在圖面顯示的構成只是本發(fā)明最佳的實施例而已，并不是代表本發(fā)明全部的技術思想，因此應該理解在提交本申請時可能存在替代這些的多種均等物或變形例。
[0042]以下，結合附圖進行說明之前表明，為了揭示本發(fā)明的要旨，對不需要的事項，SP對本技術領域中具有通常知識的技術人員可以顯然附加的公知構成，沒有顯示或沒有具體的說明。
[0043]本發(fā)明涉及，包含書庫管理代理及識別碼解讀器，并通過書庫管理代理可以生成在文件上附著的識別碼，通過識別碼解讀器掃描在文件上附著的識別碼來管理該文件的書庫管理系統(tǒng)。
[0044]這種書庫管理系統(tǒng)是設置在書庫中具備的終端機上，可以執(zhí)行書庫保管非電子文件的出庫/入庫管理、報廢管理、移交管理等的文件管理，并執(zhí)行文件保管箱子的管理及文件的一致調(diào)查。
[0045]另外，根據(jù)本發(fā)明書庫管理系統(tǒng)可以設置在書庫以外的其他場所具備的終端機上。
[0046]對此，參照圖1進行說明。
[0047]圖1是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)的一構成例。
[0048]根據(jù)本發(fā)明的書庫管理代理在書庫中具備的終端機(臺式電腦、筆記本電腦、平板電腦、攜帶終端機等)上設置較好，但根據(jù)設計條件，如圖1所示，可以設置在書庫以外的其他場所具備的終端機。
[0049]這時，書庫以外的場所可能是處理業(yè)務的其他部門，在圖1中其它部門以第I部門、第2部門...第η部門來表示，但這只是用于理解本發(fā)明而標示的，根據(jù)使用條件可以是總務部、人事部、計劃部等一般可以預料的企業(yè)管理部門。
[0050]S卩，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)，識別碼解讀器及書庫管理代理不僅可以設置在書庫，也可以設置在企業(yè)的管理部門。
[0051]另外，根據(jù)附圖的圖1，還可以包含伺服器，因此伺服器儲存由書庫管理系統(tǒng)管理的文件信息，在第1，2...部門等和在書庫設置的書庫管理系統(tǒng)之間可以共享文件信息。
[0052]這時，伺服器可以自動更新通過出庫/入庫、移交、報廢等管理所產(chǎn)生的文件信息變更事項。
[0053]因此，使用書庫管理代理100的使用者之間可以共享信息，例如，在書庫設置的書庫管理代理產(chǎn)生文件信息變更事項時，在第1，2...η部門也可以確認變更信息。
[0054]而且，在第I部門產(chǎn)生登記或報廢文件等的文件信息變更事項時，自動更新變更事項，在第2...η部門及書庫也可以確認變更信息。
[0055]進而，根據(jù)其它設計條件，再配置網(wǎng)頁(web)伺服器，讓使用者通過網(wǎng)頁(web)可以查詢在書庫管理的文件信息。
[0056]由此，若是在能上網(wǎng)的環(huán)境時，不需另外設置書庫管理代理，通過終端機也可以查詢在書庫管理的文件信息。
[0057]這時，終端機是能支持網(wǎng)頁的臺式電腦、筆記本電腦、智能攜帶終端機等終端機就足夠。
[0058]S卩，其構成是多數(shù)使用者通過網(wǎng)頁可以閱覽在(網(wǎng)頁)伺服器儲存的文件信息。
[0059]在具體說明這種書庫管理系統(tǒng)之前表明，本說明書的一致調(diào)查是調(diào)查文件保管的位置，與已儲存的保管位置比較來調(diào)查文件位置的匹配性。
[0060]另外先強調(diào)本說明書中記載的“文件”是“非電子文件”，對此，本發(fā)明的“文件”和“電子(數(shù)字)文件”需要比較時，直接記載為“非電子文件”，所以對本發(fā)明的理解方面不會有困難。
[0061]同時，文件保管箱子是與書架不同的術語，是指紙箱子、書架、文檔箱子等以多個文件作為單位保管的手段。
[0062]以下，結合附圖，對根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)的概略性構成進行說明。
[0063]圖2是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)的概略性構成方塊圖，圖3是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)的具體構成方塊圖，圖4是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中，顯示識別碼解讀器構成的斜視圖。
[0064]根據(jù)附圖的圖2，本發(fā)明主要是包含書庫管理代理100及識別碼解讀器200而構成。
[0065]書庫管理代理100設置在工作終端機(例如:使用者PC、平板PC、攜帶用終端機等)，并執(zhí)行文件的出庫/入庫管理、移交管理、報廢管理，文件保管箱子的箱子管理及文件的一致調(diào)查。
[0066]此時，書庫管理代理100的文件及箱子管理主要是由識別碼解讀器200掃描識別碼來進行相應文件或箱子的管理。
[0067]而且，在圖2顯示，書庫管理代理100與I個識別碼解讀器200連接，但本發(fā)明的權利要求范圍并不是由圖面限制或縮小，其構成亦可以是一個書庫管理代理100連接多個識別碼解讀器200。
[0068]由此，在設置有書庫管理代理100的一個終端機(臺式電腦、筆記本電腦、平板電腦、攜帶終端機等)連接多個識別碼解讀器200，具有能同時工作的優(yōu)點。
[0069]根據(jù)附圖的圖2，書庫管理代理100是包含:聯(lián)動部110、識別碼設定部120、信息管理部130、電子簽名管理部140、數(shù)據(jù)庫150及信息備份160而構成。
[0070]參照圖2，對如上所述的書庫管理代理進行具體的說明。
[0071]聯(lián)動部110執(zhí)行使書庫管理代理100與電子表格(Excel)聯(lián)動的功能。
[0072]S卩，利用電子表格(Excel)可以儲存與移交、報廢、出庫/入庫等文件管理，箱子管理及一致調(diào)查相關的管理信息，通過電子表格也可以容易執(zhí)行修改工作。
[0073]更具體的說，識別碼解讀器掃描識別碼時，由書庫管理代理100管理的與移交、報廢、出庫/入庫等的文件管理，箱子管理及一致調(diào)查相關的管理信息可以用電子表格(Excel)顯不。
[0074]而且，聯(lián)動部110執(zhí)行使書庫管理代理100與行政標準代碼管理系統(tǒng)聯(lián)系的功能。
[0075]行政標準代碼是指，行政機構之間為了圓滑地共同利用行政信息，對各級機關的行政業(yè)務所需的行政代碼進行標準化，按著規(guī)定的程序制定、告知的行政代碼，并將其系統(tǒng)化的稱為行政標準代碼管理系統(tǒng)。
[0076]由此，本發(fā)明是中央行政機關及其所屬機關、地方自治團體等使用行政標準代碼管理系統(tǒng)所支持的行政標準代碼的所有機關，使用書庫管理代理100具有可以迅速容易地變更、登記使用者組織圖的優(yōu)點。
[0077]識別碼設定部120可以制作(生成)打印識別碼，并執(zhí)行識別后述的識別碼解讀器200掃描的識別碼的功能。
[0078]這種識別碼設定部120是包含識別碼制作模塊、識別碼打印模塊、識別碼識別模塊及識別碼解讀器通信模塊而構成。
[0079]識別碼制作模塊執(zhí)行制作識別碼的功能
[0080]此時，識別碼可由二維條碼(QRcode)或一維條碼(Barcode)形成，在這種識別碼包含的信息可能是文件的箱子號碼、管理號碼、書架號碼及文件名稱。
[0081 ] 根據(jù)不同的設計條件，識別碼可能是利用R F I D ( r a d i ο frequencyidentificat1n)的電子墨水(Electronic Ink)。
[0082]這是使識別碼可以執(zhí)行RFID通信，打印RFID天線的技術，RFID天線印刷是與現(xiàn)有的蝕刻方式RFID標簽天線的制作方式不同，可以用打印電子墨水的方式制作天線。
[0083]如此，識別碼是由利用RFID的電子墨水構成時，識別碼解讀器可以由RFID解讀器構成。
[0084]另外，根據(jù)其它設計條件，識別碼可以是采用近距離無線通信的構成。
[0085]近距離無線通信(Near Field Communicat1n，NFC)具有13.56ΜΗζ的頻帶，在近距離用于執(zhí)行無線通信的技術。
[0086]為此，識別碼可由NFC標簽構成，識別碼解讀器可由NFC解讀器構成。
[0087]另外，識別碼是由NFC標簽或二維條碼(Qrcode)構成時，識別碼解讀器200可以是智能終端機(智能手機、智能平板電腦、iphone、ipad等)。
[0088]由此，通過智能終端機可以掃描識別碼，并將掃描的信息通過智能終端機的功能可以發(fā)送或接收。
[0089]例如，通過電子郵箱與書庫管理人不僅可以收發(fā)文件信息，還可以通過SMS等收發(fā)文件信息。
[0090]如上所述的識別碼可以在書庫管理代理100輸入規(guī)定的信息，輸入的信息以電子表格表不，并制作一維條碼。
[0091]更具體的說，通過書庫管理代理100輸入規(guī)定的信息(書庫號碼、書架號碼、箱子號碼、文件名稱、文件號碼等)，并通過電子表格可以制作一維條碼，為此，電子表格可以具備一維條碼字體。
[0092]識別碼打印模塊可以打印識別碼制作模塊制作的識別碼，為此，還可以包含單獨的打印裝置(未圖示)，識別碼打印模塊可以執(zhí)行與打印裝置連接的連接部功能。
[0093]識別碼識別模塊是執(zhí)行將后述的識別碼解讀器200掃描的識別碼識別的功能。
[0094]S卩，可以識別識別碼所包含的文件信息(書庫號碼、書架號碼、箱子號碼、文件名稱、文件號碼等)。
[0095]識別碼解讀器通信模塊是執(zhí)行與識別碼解讀器200通信，使得識別碼解讀器200的信息輸入在書庫管理代理100上。
[0096]此時，通信的構成是，設置有書庫管理代理100的終端機和識別碼解讀器200是以有線連接，以便通過有線使書庫管理代理100和識別碼解讀器200相互通信。
[0097]在另一例中，書庫管理代理100與識別碼解讀器200可以以無線通信。
[0098]在又一例中，在識別碼解讀器200可以內(nèi)置單獨的儲存卡，且識別碼解讀器通信模塊是以儲存卡解讀器構成，使得在識別碼解讀器200輸入的信息輸入在書庫管理代理100。
[0099]首先，通過圖2說明識別碼解讀器200，識別碼解讀器200可由解讀器本體210及解讀器支架220構成。
[0100]此時，解讀器本體210可以包含代理通信部211。
[0101]代理通信部211執(zhí)行與上述的識別碼解讀器通信模塊進行通信的功能。
[0102]S卩，識別碼解讀器200和設置有書庫管理代理100的終端機進行有線通信時，代理通信部211可以由有線電纜構成。
[0103]另外，識別碼解讀器200和書庫管理代理100進行無線通信時，代理通信部211可以是無線通信模塊的構成(例如:USB無線加密狗、無線局域網(wǎng)裝置等)。
[0104]同時，在識別碼解讀器200內(nèi)置儲存卡時，代理通信部211可以由儲存卡構成。由此，書庫管理代理100的識別碼解讀器通信模塊可以由儲存卡解讀器構成(圖4)。
[0105]如上所述，識別碼解讀器200和書庫管理代理100進行無線通信，或使用單獨的儲存卡，由此，需要管理的文件，即使位于離書庫管理代理100的遠處，只要攜帶識別碼解讀器200就具有可以進行管理的顯著效果。
[0106]根據(jù)設計條件，還可以包含文件搬運推車(未圖示)，在文件搬運推車上具備終端機(例如:平板電腦等)，并在所述終端機上可以設置書庫管理代理100。
[0107]另外，識別碼解讀器200和書庫管理代理100的構成進行無線或有限通信，可以執(zhí)行出庫/入庫管理、報廢管理、移交管理等的文件管理，或文件保管箱子的管理及文件的一致調(diào)查。
[0108]由此，需要出庫/入庫、報廢、移交的文件裝載在文件搬運推車上，并攜帶識別碼解讀器200就具有可以邊移動邊執(zhí)行文件管理的優(yōu)點。
[0109]執(zhí)行出庫/入庫管理、報廢管理、移交管理等的文件管理，且執(zhí)行文件保管箱子的管理及文件的一致調(diào)查的信息管理部140，包含:移交管理模塊、報廢管理模塊、借閱管理模塊、一致調(diào)查管理模塊、箱子管理模塊、文件管理模塊、統(tǒng)計管理模塊、會員管理模塊及界面模塊。
[0110]會員管理模塊是識別使用書庫管理代理100的使用者，并與行政標準代碼系統(tǒng)連接，可以自動執(zhí)行部門代碼的管理及組織圖的生成。
[0111]在此，部門代碼的管理是指部門代碼的標準化，由此，在系統(tǒng)中可以容易區(qū)分企業(yè)內(nèi)的管理部門。
[0112]另外，組織圖生成是指，使用企業(yè)為地方自治團體的政府機構等時，根據(jù)行政標準代碼系統(tǒng)中儲存的組織圖信息，生成在根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中可以使用的組織圖。
[0113]會員管理模塊是使用者通過賬號(ID)及密碼(Password)登入(Log-1n)時，識別登入的使用者是否為在根據(jù)行政標準代碼系統(tǒng)生成的組織圖中所包含的使用者，亦可以識別相應使用者的使用權限。
[0114]例如，即使是組織圖內(nèi)包含的使用者，對文件的報廢、移交等的重要工作沒有權限時，可以使使用者不能執(zhí)行相應文件的管理。
[0115]而且，提供可以執(zhí)行會員管理的界面，通過界面可以執(zhí)行會員的登記、取消。
[0116]移交管理模塊執(zhí)行在代理100登記移交或預定移交文件的功能。
[0117]此時，文件的移交管理可能是文件從其他書架搬移過來或向其他書架搬移過去的移交工作，但新入庫的文件管理也可以屬于移交管理的范圍。
[0118]另外，報廢管理模塊執(zhí)行在代理100登記報廢或預定報廢文件的功能。
[0119]報廢管理模塊可以提供顯示文件登記、箱子管理、一致調(diào)查、出庫管理、文件管理、統(tǒng)計材料、會員管理及環(huán)境設置操作界面的畫面。
[0120]同時，也可以顯示能選擇登記預定移交文件的預定移交、登記移交文件的文件移交、登記預定報廢文件的預定報廢、登記報廢文件的文件報廢的界面。
[0121]對此，使用者選擇預定移交、文件移交、預定報廢及文件報廢中的一個界面，并掃描附著在文件上的識別碼。
[0122]由此，每當掃描識別碼時，可以使識別碼包含的信息顯示在畫面上。
[0123]而且，報廢管理模塊可將文件信息以組別進行設定。
[0124]因此，執(zhí)行出庫/入庫管理、報廢管理、移交管理等的文件管理和文件保管箱子的管理及文件的一致調(diào)查時，具有可以以設定組別來執(zhí)行工作或確認保存狀態(tài)的優(yōu)點。
[0125]例如，在地方自治團體等的政府機構生成文件的部門可能不同，這種文件可以區(qū)分為公開文件或非公開文件。
[0126]尤其是，非公開文件的情況，根據(jù)文件可以賦予不同的保安等級，且根據(jù)保安等級管理文件。
[0127]同時，各個文件的生產(chǎn)年度可能不同，而且根據(jù)保安等級或相應文件的內(nèi)容可能賦予有效保管的不同保管年度。
[0128]即，通過移交管理模塊及報廢管理模塊，在管理文件的入庫和報廢方面，將文件以規(guī)定的基準(公開/非公開與否、生產(chǎn)年度、保管年度、保安等級等)區(qū)分設定組別，由此具有可以更有效地執(zhí)行文件管理的優(yōu)點。
[0129]由此，在儲存文件管理信息的數(shù)據(jù)庫還可以包含儲存文件設定組別的文件組別數(shù)據(jù)庫。
[0130]在此，參考附圖的圖5對文件報廢過程進行說明。
[0131]圖5是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中，顯示執(zhí)行文件報廢的一例。
[0132]根據(jù)附圖的圖5，書庫管理人通過書庫管理代理100，可以確認接近報廢預定日期的文件或在報廢預定日期的文件，并生成報廢目錄。
[0133]由此，書庫管理人向?qū)髲U目錄的文件進行管理的部門傳送報廢目錄，在相關部門確認報廢目錄后，對書庫管理人傳送的報廢目錄傳送回應的規(guī)定回應信號。
[0134]在此，回應信號是與可行報廢的口頭轉(zhuǎn)達或文字轉(zhuǎn)達等無關，只要是對書庫管理人能傳達有關報廢目錄回應的手段就足夠。
[0135]之后，從相關部門接到報廢目錄回應的書庫管理人，驗收對報廢目錄相關的報廢文件后可以進行報廢。
[0136]借閱管理模塊執(zhí)行管理文件的出庫(借閱)/入庫(返還)的功能。即，借閱管理模塊可以提供查詢文件的出庫及入庫記錄或用于執(zhí)行出庫及入庫的界面。
[0137]而且，執(zhí)行文件的出庫及入庫時，可以與電子簽名聯(lián)動，其構成是為了執(zhí)行出庫或入庫，當使用者輸入按鍵等的信息時，可以提示輸入電子簽名的窗口。
[0138]為此，根據(jù)本發(fā)明書庫管理系統(tǒng)還可以包含電子簽名輸入器300(參照圖3)，由此書庫管理代理100包含電子簽名管理部140。
[0139]電子簽名管理部140執(zhí)行使書庫管理代理100與電子簽名輸入器聯(lián)動的功能，并將電子簽名輸入器輸入的電子簽名以圖像信息儲存。
[0140]此時，其構成是可以對儲存的電子簽名加入水印以圖像信息儲存。
[0141]S卩，在輸入電子簽名時，已儲存的水印不是簡單的圖像信息，而是加入水印儲存的圖像信息，因此分析相應的水印圖案后，可以與輸入的電子簽名進行比較。
[0142]因此，具有可以防止盜用電子簽名的效果，由此可以增加文件出庫及入庫過程中的安全性。
[0143]另外，對于大部分的非電子文件，將文件的出庫或入庫在手記簿或手記卡上記載明細并簽名方式進行管理，在這種情況，他人可以盜用其他使用者的簽名或個人信息，以相應使用者信息執(zhí)行出庫等。
[0144]由此，沒有完成入庫時，被盜用的使用者要負責任，同時相應的文件是要求機密的文件時，存在被盜用的使用者要負擔不正當責任的問題。
[0145]為此，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理，其構成是在出庫或入庫時，通過電子簽名輸入器輸入電子簽名，同時在書庫管理代理100打印可以管理/查詢的出庫及入庫明細，并在打印的紙張文件的電子簽名欄顯示加入的水印。
[0146]因此，可以防止盜用電子簽名或個人信息，并在以紙張文件形式打印出庫及入庫明細的情況下，也具有可以容易掌握相應打印物是否偽造的優(yōu)點。
[0147]—致調(diào)查模塊是對文件存在位置的匹配性進行管理。
[0148]在此，一致調(diào)查是指，根據(jù)對保管文件的書架、書庫或箱子上附加的識別碼，及在相應的書架、書庫或箱子保管的文件識別碼解讀器掃描的掃描值，顯示文件的位置，并與已儲存文件的位置做比較后，判斷文件位置匹配的工作。
[0149]而且，以箱子為例，可以搬移到識別碼解讀器200所在的位置，但是以書庫或書架為例，實際上很難搬移到識別碼解讀器200所在的位置。另外，即使可以搬移，存在每次搬移要掃描箱子的繁瑣問題。
[0150]因此，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)，其構成是識別碼解讀器200和書庫管理代理100以無線進行通信，或具備單獨的儲存卡并內(nèi)置于識別碼解讀器200，具有只攜帶識別碼解讀器200就可以執(zhí)行一致調(diào)查的優(yōu)點。
[0151]同時，一致調(diào)查模塊是由代理100比較已儲存的信息和新輸入的信息后，可以顯示位置是否匹配。
[0152]例如，現(xiàn)在箱子號碼顯示的位置信息和儲存箱子號碼顯示的位置信息一致時，可以在“其他事項”欄表示一致。
[0153]相反的，現(xiàn)在箱子號碼顯示的位置信息和儲存箱子號碼顯示的位置信息不一致時，可以在個別區(qū)域表示不一致(箱子號碼)。
[0154]這是在上述只對箱子說明，但其設計不僅是箱子號碼，還可以比較書庫號碼或書架號碼的匹配性較好。
[0155]進而，一致調(diào)查模塊可以執(zhí)行文件的整批現(xiàn)行化，這是對不匹配的文件進行修正，可以以調(diào)查的信息為基準進行現(xiàn)行化，或是已儲存的信息為基準進行現(xiàn)行化。
[0156]更具體的說，判斷現(xiàn)在箱子號碼和儲存箱子號碼不一致時，通過“整批現(xiàn)行化”可以再儲存文件的位置，此時的基準是調(diào)查的現(xiàn)在箱子號碼或已儲存的箱子號碼中，由使用者可以選擇任意一個作為基準再儲存。
[0157]另外，根據(jù)設計條件，也可以通過“輸出書架號碼一維條碼相關”制作具有現(xiàn)行化信息的識別碼。
[0158]對如此完成一致調(diào)查的過程通過附圖的圖6進行說明。
[0159]圖6是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中，說明一致調(diào)查過程的流程圖。
[0160]根據(jù)附圖的圖6，在本發(fā)明完成一致調(diào)查的過程是，首先使用者攜帶識別碼解讀器200向書架(書庫或箱子)移動，執(zhí)行掃描Pl(Process I)。
[0161]此時，文件掃描Pl是通過識別碼解讀器200掃描在書架(書庫或箱子)上附著的識別碼，且掃描在文件上附著的識別碼而完成。
[0162]進而，掃描文件上附著的識別碼后，可以再次掃描書架(書庫或箱子等)上附著的識別碼。
[0163]由此，掃描書架(書庫或箱子等)上附著的識別碼之前或之后，可以以掃描文件位于相應書架(書庫或箱子)的位置來儲存。
[0164]通過識別碼解讀器200完成文件掃描Pl后，使用者可以移到書庫管理代理100讀取掃描信息。
[0165]此時，在書庫管理代理100讀取掃描信息，且識別碼解讀器200是智能終端機時，可以通過電子郵箱或SMS等進行傳送，在識別碼解讀器200還包含儲存卡時，向設置書庫管理代理100的PC等讀取儲存卡，可以讀取掃描信息。
[0166]進而，還包含文件搬運推車時，其構成可以通過識別碼解讀器200將掃描信息直接儲存在書庫管理代理200。
[0167]從識別碼解讀器200接收掃描信息的書庫管理代理100可以顯示相應信息。
[0168]接著，可以形成比較檢索P2過程，其執(zhí)行從識別碼解讀器200接收并顯示的信息與在伺服器已儲存的信息的比較。
[0169]比較檢索P2過程后，如圖8所示，書庫管理代理100可以顯示文件位置的匹配與否，這是通過上述的一致調(diào)查管理模塊形成判斷一致/不一致的過程。
[0170]由此，使用者可以容易判斷一致調(diào)查文件的位置匹配性，并可以執(zhí)行現(xiàn)行化工作P4，此時現(xiàn)行化工作P4是已儲存的文件位置或通過一致調(diào)查重新調(diào)查的文件位置中可以選擇一個位置來執(zhí)行現(xiàn)行化工作。這除了一致調(diào)查外也可以在全數(shù)調(diào)查中采用。
[0171]由此，具有可以有效迅速地執(zhí)行文件的一致調(diào)查或全數(shù)調(diào)查的優(yōu)點。
[0172]S卩，現(xiàn)有的文件一致調(diào)查是將儲存在數(shù)據(jù)庫等的文件電子信息用紙張打印，并用人力直接檢查各個文件的位置以掌握變更事項的過程來形成。
[0173]由此，調(diào)查對象文件的量越多，精確度顯著地下降，并具有過度浪費人力的問題。
[0174]然而，通過根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)，執(zhí)行文件的一致調(diào)查時，可以迅速正確地掌握文件的現(xiàn)在位置，與已儲存文件的位置進行比較，不需浪費人力就可以容易判斷文件位置的匹配與否，而且由于產(chǎn)生的變更事項使得已儲存文件的位置為錯誤位置時，具有通過現(xiàn)行化工作可以迅速地變更文件位置信息并儲存的顯著效果。
[0175]箱子管理模塊設定在箱子中要保管的文件，并執(zhí)行生成箱子識別碼的功能。此時，箱子管理模塊的管理對象不只是箱子，也可以是書庫或書架。
[0176]使用箱子管理模塊設定在箱子中要保管的文件、并生成箱子識別碼的過程是，(i)掃描在文件上附著的識別碼(ii)掃描的文件信息在書庫管理代理100輸入后，書庫管理代理100自動賦予箱子號碼，(iii)并可以生成包含文件信息的標簽。
[0177]此時，箱子號碼的賦予，其構成是，可由書庫管理代理100自動賦予，但根據(jù)設計條件，也可由使用者直接輸入。
[0178]而且，標簽的生成可由電子表格(ExceI)檔案生成。
[0179]如此生成的識別碼可以打印在具有粘著性的標簽來制作識別碼。
[0180]在此，在打印識別碼的界面上可以指定標簽紙(打印紙)的開始位置。
[0181]如上所述，因識別碼是以電子表格檔案生成，可由區(qū)分電子表格檔案的行和列來形成。
[0182]因此，為使識別碼打印在對應標簽紙(打印用紙)剩余部分的位置上，具有使用者可以直接設定的顯著效果。
[0183]文件管理模塊提供，可以確認由書庫管理代理100管理并保管文件保存狀態(tài)的界面。
[0184]并且，通過文件管理模塊可以確認并管理文件的保存、移交、預定移交、報廢、預定報廢、出庫等的狀態(tài)。
[0185]此時，由文件管理模塊顯示的信息可以根據(jù)使用者的選擇進行排序。
[0186]例如，上述排序是再提供在界面上通過鼠標右鍵點擊等可以“排序”的其它界面來形成。
[0187]同時，使用者的選擇是指從管理部門名稱、管理部門代碼、文件名稱、保存期間、工作期間、書架號碼、箱子號碼中使用者任意選擇的。
[0188]而且，根據(jù)使用者的選擇，在管理部門名稱、管理部門代碼、文件名稱、保存期間、工作期間、書架號碼、箱子號碼中選擇多數(shù)，由此可以提供多重排序的文件保存狀態(tài)。
[0189]在此，用于所述排序的選擇項目是除了管理部門名稱、管理部門代號、文件名稱、保存期間、工作期間、書架號碼、箱子號碼以外，還可以包含普通技術人員以此類推可以預測的項目。
[0190]統(tǒng)計管理模塊執(zhí)行提供在書庫管理代理100管理并保管文件統(tǒng)計的功能。
[0191]這表示與文件管理成對比，例如，其構成是，根據(jù)統(tǒng)計管理模塊的界面上使用者可以選擇保存、管理部門名稱、保存期間等項目，根據(jù)選擇的項目可以提供文件的冊數(shù)。
[0192]界面模塊可以提供分別相應會員管理模塊、移交管理模塊、報廢管理模塊、借閱管理模塊、一致管理模塊、箱子管理模塊、文件管理模塊、統(tǒng)計管理模塊的界面。
[0193]數(shù)據(jù)庫150是對執(zhí)行根據(jù)出庫/入庫、報廢、移交的文件管理，或箱子管理，或文件的一致調(diào)查而變更的文件信息，執(zhí)行儲存的功能。
[0194]S卩，上述的會員管理模塊、移交管理模塊、報廢管理模塊、借閱管理模塊、一致管理模塊、箱子管理模塊、文件管理模塊、統(tǒng)計管理模塊提供的信息可以通過數(shù)據(jù)庫150儲存的信息來提供。
[0195]另外，在數(shù)據(jù)庫150可以儲存會員信息，在此會員信息可能是ID、密碼、使用者的個人信息、所屬部門信息等。
[0196]數(shù)據(jù)庫150包含文件組別數(shù)據(jù)庫。
[0197]文件組別數(shù)據(jù)庫可以儲存根據(jù)文件的規(guī)定基準(公開/非公開與否、生成年度、保管年度、保安等級等)設定組別的文件。
[0198]信息備份部160執(zhí)行將數(shù)據(jù)庫150儲存的特定信息以一定的周期單位進行備份的功能。為此，信息備份部160還可以包含日程模塊(未圖示)。
[0199]另外，如圖1的說明，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)還可以包含單獨的伺服器，在這種情況下，其構成是，伺服器還可以包含數(shù)據(jù)庫150及信息備份部160。
[0200]根據(jù)其它設計條件，用于執(zhí)行信息備份部160功能的單獨伺服器還可以包含用于收集管理數(shù)據(jù)庫150信息的上層數(shù)據(jù)庫(未圖示)。
[0201]例如，使用根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)的場所為A地區(qū)省府時，在A地區(qū)省府管理的文件信息不但儲存在數(shù)據(jù)庫，也可以儲存在上層數(shù)據(jù)庫。
[0202]同時，在A地區(qū)省府所屬地方自治團體(A-1市政府、A-2市政府、A-3區(qū)政府...A_n區(qū)政府等)使用的書庫管理代理的數(shù)據(jù)庫儲存的信息也儲存在上層數(shù)據(jù)庫。
[0203]S卩，上層數(shù)據(jù)庫可以收集管理在特定場所設置的書庫管理代理的數(shù)據(jù)庫所儲存的信息、和與其聯(lián)系的在其它場所(下層概念)設置的書庫管理代理的數(shù)據(jù)庫所儲存的信息。
[0204]因此，在公開特定信息方面，可以提供收集的信息，更具體地說，其構成是，在A地區(qū)省府為了提供與A地區(qū)相關的所有信息，在上層數(shù)據(jù)庫將A-1市政府、A-2市政府、A-3區(qū)政府...A-n區(qū)政府等管理的信息收集并儲存管理，并具有根據(jù)要求可以提供收集信息的優(yōu)點。
[0205]如上所述構成的根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)通過2次驗收可以更有效地執(zhí)行對非電子文件的管理。對此參考圖7進行說明。
[0206]圖7是根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)中，說明文件移交過程的流程圖。
[0207]參照圖7的過程，首先在特定部門向書庫管理人通知文件的移交并提交移交目錄。
[0208]之后，書庫管理人根據(jù)移交目錄生成識別碼，并將識別碼可以傳送給相應部門。
[0209]在此，相應部門將識別碼附著在文件上，在文件上附著識別碼時可以對移交文件進行I次驗收。
[0210]S卩，在I次驗收通過對移交文件附著識別碼等的工作，可以自行確認移交文件的數(shù)量或裝載情況。
[0211]另外，在相應部門將完成I次驗收的非電子文件傳達給書庫管理人，通過上述的書庫管理代理100接收移交文件的過程中可以執(zhí)行2次驗收。
[0212]例如，書庫管理人通過書庫管理代理接收文件，對文件的數(shù)量或裝載情況進行2次驗收。
[0213]之后，書庫管理人將從相應部門轉(zhuǎn)達的移交文件可以配置在書庫中，在此掃描書庫上附著的識別碼，并掃描移交文件上附著的識別碼可以配置在書庫中。
[0214]另一方面，有一種管理電子文件或非電子文件所使用的標準記錄管理系統(tǒng)(RMS，records Management System)。
[0215]這是與管理文件的功能一起，對執(zhí)行保存期間、處理方針及與處理相關功能的管理人的記錄管理工作支持的電子系統(tǒng)，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)可以與標準記錄管理系統(tǒng)(RMS)聯(lián)系。
[0216]由此，可以解決標準記錄管理系統(tǒng)在文件入庫或出庫時無法提供使用者信息及防止盜用電子簽名的問題。
[0217]另外，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)與標準記錄管理系統(tǒng)(RMS)聯(lián)系，由此可以改進有關文件登記的部分。
[0218]例如，可以解決將位于書庫(或書架、箱子等)的文件搬移到放置電腦的場所工作的不便，這是與本發(fā)明聯(lián)系，由此只要攜帶識別碼解讀器200移動到書庫就可執(zhí)行工作，從而可以有效地執(zhí)行管理文件的工作，具有可以避免不需人力浪費的優(yōu)點。
[0219]總而言之，如上所述構成的根據(jù)本發(fā)明的書庫管理系統(tǒng)，不但可以執(zhí)行移交、報廢、出庫/入庫等的文件管理或文件保管箱子的管理，也可以通過文件的一致調(diào)查，確保文件位置的匹配性。
[0220]另外，根據(jù)本發(fā)明的書庫管理代理，將電子簽名輸入器輸入的電子簽名以圖像信息儲存，并加入水印進行儲存，因此可以防止盜用電子簽名，由此可以增加安全性。
[0221]另外，通過書庫管理代理執(zhí)行非電子文件的管理，因此除了一致調(diào)查外，還可以執(zhí)行全數(shù)調(diào)查。
[0222]另一方面，在上述利用圖1至圖7進行的說明，只說明本發(fā)明的主要事項，而且在其技術范圍內(nèi)可以實施多種設計，按其設計程度，顯然本發(fā)明并不限定于圖1至圖7的構成。
【主權項】
1.一種書庫管理系統(tǒng)，其特征在于，包含:識別碼解讀器，掃描在文件上附著的識別碼；書庫管理代理，設置在工作終端機，并與所述識別碼解讀器連接，所述書庫管理代理包含:聯(lián)動部、識別碼設定部、信息管理部、數(shù)據(jù)庫及信息備份部；以及文件搬運推車，具備所述工作終端機和識別碼解讀器，所述文件搬運推車邊移動邊可以執(zhí)行所述文件的出庫/入庫管理、移交管理、報廢管理、文件管理、箱子管理及一致調(diào)查，其中， -所述識別碼設定部， 可以生成并打印所述識別碼，且可以識別所述識別碼解讀器掃描的識別碼， 打印所述識別碼時，可以指定在打印紙開始打印識別碼的開始位置， -所述信息管理部， 通過所述識別碼解讀器的掃描值，可以執(zhí)行所述文件的出庫/入庫管理、移交管理、報廢管理、文件管理、箱子管理及一致調(diào)查，并包含提供界面的界面模塊， 根據(jù)掃描在保管所述文件的書架、書庫或箱子上附著的識別碼及相應書架、書庫或箱子所保管的文件的識別碼解讀器的掃描值，在所述工作終端機的畫面上顯示所述文件的位置，并與已儲存的文件位置比較，執(zhí)行判斷所述文件位置匹配的工作， 判斷結果，所述文件的位置匹配不一致時，所述顯示的文件位置或已儲存文件位置中選擇一個位置作為存放所述文件的位置，執(zhí)行再儲存的現(xiàn)行化工作， 根據(jù)通過所述界面模塊的使用者選擇，通過所述工作終端機的畫面提供對任意文件可以設定組別的界面， -所述數(shù)據(jù)庫， 包含可以存儲設定為組別的文件組別的文件組別數(shù)據(jù)庫， -所述信息備份部， 對所述數(shù)據(jù)庫儲存的信息按一定周期單位進行備份。2.根據(jù)權利要求1所述書庫管理系統(tǒng)，其特征在于， 所述信息管理部， 還包含設定所述箱子保管的文件，并生成箱子識別碼的箱子管理模塊， 所述箱子管理模塊， 通過所述工作終端機的畫面提供，根據(jù)通過所述界面模塊掃描在所述箱子待保管文件上附著的識別碼的識別碼解讀器的掃描值，可以賦予箱子號碼的界面。3.根據(jù)權利要求1所述的書庫管理系統(tǒng)，其特征在于， 還包含與所述書庫管理代理聯(lián)動的電子簽名輸入器， 所述書庫管理代理， 對所述電子簽名輸入器輸入的電子簽名加入水印，并以圖像信息儲存。4.根據(jù)權利要求1所述的書庫管理系統(tǒng)，其特征在于， 所述書庫管理代理與行政標準代碼管理系統(tǒng)聯(lián)系，自動執(zhí)行部門代碼管理及組織圖生成。5.根據(jù)權利要求1所述的書庫管理系統(tǒng)，其特征在于， 所述識別碼解讀器及書庫管理代理設置在書庫或管理部門，并與標準記錄管理系統(tǒng)聯(lián)動。
【文檔編號】G06Q50/26GK105830117SQ201580000085
【公開日】2016年8月3日
【申請日】2015年2月27日
【發(fā)明人】李圣哲, 元祥瑛
【申請人】李圣哲, 元祥瑛