專利名稱：自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統與方法
技術領域：
本發(fā)明涉及一種發(fā)票智能處理系統，尤其涉及一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統與方法。
背景技術：
當前ERP系統上的發(fā)票驗審大多依靠人工檢查、發(fā)票數據手工錄入，手工建立發(fā)票憑證以及逐筆過賬。而發(fā)票掃描識別技術幾乎都只使用于發(fā)票數據獲取或認證階段，或者僅將發(fā)票數據生成接口文件供其他業(yè)務系統進行調用。由于未將發(fā)票掃描識別技術與企業(yè)ERP系統進行無縫集成，所以更多地是依賴購方人員完成發(fā)票處理的工作，整體效率、自動化水平和發(fā)票處理能力仍然較低。現有技術中雖然有提到漢王公司的增值稅發(fā)票掃描識別技術，但是它并沒有實現·發(fā)票掃描識別技術與ERP業(yè)務系統進行無縫集成和數據的實時交換；更沒有實現供應商自助完成發(fā)票的只能錄入和自動驗審，沒有實現業(yè)務流程的無縫銜接。現有技術中雖然有公開了的發(fā)票掃描系統，但是公開的系統還是停留在發(fā)票的OCR掃描識別階段，最后將發(fā)票數據生成接口文件，供公司的其他系統進行共享調用，沒有體現出與其他系統進行充分集成的內容，沒有與業(yè)務系統進行有效集成，也沒有SAP發(fā)票校驗，沒有SAP影像文檔存儲管理，更沒有交接單據的打印和報表查詢等功能。中國專利(申請?zhí)?1107625. 9，專利名稱增值稅發(fā)票的開票、認證與查詢方法及其信息管理系統)，描述的是增值稅發(fā)票的開票與認證，是供應商端的業(yè)務；沒有實現供應商的發(fā)票接收，發(fā)票的驗審和后續(xù)的財務處理過程，更沒有解決訂單與發(fā)票之間的關聯問題，還是沒有解決供應商與客戶面對面溝通帶來的效率低的問題。

發(fā)明內容
本發(fā)明的目的就是為了解決上述問題，提供一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統與方法，它具有提高發(fā)票處理效率和驗審正確率，降低企業(yè)成本，避免供應商結算排隊等待的優(yōu)點。為了實現上述目的，本發(fā)明采用如下技術方案一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統，主要包括若干個發(fā)票掃描驗審終端、數據庫服務器、備用服務器、SAP系統；所述數據庫服務器與發(fā)票掃描驗審終端、備用服務器、SAP系統之間都是雙向通信；所述發(fā)票掃描驗審終端包含發(fā)票專用掃描儀及搭載發(fā)票掃描驗審系統客戶端的PC終端；所述SAP系統包含SAP發(fā)票集中驗審終端、SAP發(fā)票校驗處理平臺以及ERP DMS管理系統。上述一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統所應用的方法，分為以下幾步步驟一開始，SAP發(fā)票集中驗審終端判斷此發(fā)票業(yè)務是否為特殊業(yè)務；如果是特殊業(yè)務，就進入步驟五；如果不是特殊業(yè)務，就進入步驟二 ；步驟二 供應商登陸發(fā)票掃描驗審終端；
步驟三供應商選擇待結算采購合同后，采用發(fā)票專用掃描儀掃描發(fā)票；步驟四供應商提交發(fā)票數據時，發(fā)票掃描驗審終端在后臺對發(fā)票數據進行自動驗審，檢查發(fā)票與采購合同信息是否一致，如果不一致返回步驟四；如果一致就將發(fā)票數據保存到本地數據庫服務器，并提交到ERP DMS管理系統，然后進入步驟六；步驟五對特殊業(yè)務進行發(fā)票信息手工輸入；步驟六供應商向發(fā)票驗審員提交已上傳的發(fā)票，發(fā)票驗審員通過SAP發(fā)票集中驗審終端審查發(fā)票數據；如果審查結果正確就進入步驟七，如果不正確就結束；步驟七發(fā)票驗審員確認發(fā)票數據，向供應商打印出具發(fā)票接收確認單；步驟八結算會計核對發(fā)票數據；如果核對結果正確就進入步驟九；如果不正確就返回步驟六； 步驟九SAP發(fā)票校驗處理平臺批量預制發(fā)票憑證，審核后過賬生成應付賬款，結束。所述步驟三的具體步驟為(3-1):供應商打開發(fā)票專用掃描儀，按要求放入單張發(fā)票并蓋好掃描儀蓋板；(3-2):掃描并識別發(fā)票；(3-3):如該訂單有多張發(fā)票，重復步驟三，完成該訂單全部發(fā)票的掃描識別；(3-4):利用發(fā)票掃描驗審終端的搭載發(fā)票掃描驗審系統的PC終端上傳發(fā)票數據；所述步驟四的具體步驟為(4-1):發(fā)票信息自動校驗，系統在后臺根據訂單、ERP業(yè)務數據和系統定制的發(fā)票校驗規(guī)則自動對發(fā)票數據進行校驗；若符合校驗規(guī)則則系統會提示上傳成功，本訂單的發(fā)票智能錄入與自動驗審結束，系統繼續(xù)處理本次需結算的其他訂單；若不符合校驗規(guī)則則上傳失敗，系統也會有相應的錯誤提示以說明發(fā)票存在的問題，進入(4-2)；(4-2):供應商根據上述提示逐一檢查發(fā)票核對相關信息，若發(fā)票無誤，則為發(fā)票的識別問題，如實按照票面信息改正并保存發(fā)票數據，然后進入(4-1);若發(fā)現發(fā)票有誤，并且如果是如下原因發(fā)票開具有誤、發(fā)票與訂單對應有誤或者發(fā)票張數不對尚未完成錄入，此時需對應訂單準備正確的發(fā)票，刪除已掃描的錯誤發(fā)票，然后進入步驟三；(4-3):供應商將本次需結算訂單全部處理完成，退出系統并取回發(fā)票，結束。所述步驟四的發(fā)票掃描驗審終端提供發(fā)票專用掃描儀給供應商來自助完成發(fā)票數據的智能錄入，用于用戶掃描獲取發(fā)票數據并將掃描識別后的圖片發(fā)送給ERPDMS管理平臺，SAP系統中的供應商及采購合同信息會返給發(fā)票掃描驗審終端；所述步驟四的發(fā)票掃描驗審終端和步驟六的SAP發(fā)票集中驗審終端之間實時交互發(fā)票數據及驗審狀態(tài)信息；所述步驟六的SAP集中驗審終端用于審核發(fā)票的有效性，對是否符合三單匹配進行審批；所述步驟六的SAP集中驗審終端將已經審批完成的發(fā)票數據發(fā)送給SAP發(fā)票校驗處理平臺。所述步驟九的SAP發(fā)票校驗處理平臺包括批量預制過賬平臺和發(fā)票正式過賬平臺，主要用于發(fā)票憑證自動預制和發(fā)票正式過賬；
所述步驟三和步聚四的發(fā)票掃描驗審終端，提供了包括用戶識別、待結算合同清單顯示查詢、發(fā)票掃描及數據獲取、發(fā)票數據修正、發(fā)票信息自動校驗功能。系統采取的方案是通過SAP下載接口程序，定時將驗審所需數據自SAP系統同步至本地數據庫服務器，形成本地數據庫的供應商信息、合同信息。發(fā)票的錄入、驗審將根據存放在本地數據庫服務器中的數據為依據，它不斷接收來自多個客戶終端的訪問請求，通過發(fā)票掃描驗審終端，在供應商端完成發(fā)票數據的掃描識別和自動驗審。自助驗審所需數據包括供應商數據、合同數據和購方數據。由于數據量較大，考慮到降低SAP系統負荷，上述數據的同步方案為每天定時將更新數據由SAP系統傳遞至本地數據庫服務器。所述合同數據用于限定供應商當前可以處理采購合同的范圍，并用于檢查供應商提交的發(fā)票數據是否合格，范圍為每天已交貨且未開票的采購合同，所傳輸數據包括采購訂單號、采購訂單金額、采購訂單稅額、已結算金額(發(fā)票過賬含稅金額)、采購合同分批結算標識、到貨日期、工廠名稱、供應商編號、合同是否允許結算標識等數據；所述供應商數據用于校驗供應商登錄時稅號是否正確，作為供應商編號與稅號的對應表，檢查發(fā)票中的稅號是否與采購訂單中的供應商編號對應；范圍為供應商新增、更改的供應商，所傳輸數據包括供應商編號、供應商名稱、納稅人識別號、供應商地址電話，供應商數據在SAP系統被刪除或凍結后，數據狀態(tài)也將被傳遞給發(fā)票掃描識別系統；所述購方數據用于校驗發(fā)票的購方信息是否正確，所傳輸數據包括購貨單位編碼、購貨單位名稱、納稅人識別號、地址電話。所述用戶識別是指供應商通過鍵盤輸入納稅人識別號，當稅號輸入正確，則登陸驗證通過，進入到下一步操作，否則提示稅號輸入錯誤，需要重新輸入；所述待結算合同清單顯示查詢是指供應商登陸后，將能直接瀏覽到本單位具備結算條件的采購合同清單，并顯示各合同的工廠名稱、入庫時間、合同不含稅金額、合同總金額等信息，供應商選擇本次需結算的合同進行發(fā)票掃描，方便地實現發(fā)票數據與訂單的關聯；
所述發(fā)票掃描及數據獲取是指供應商通過發(fā)票專用掃描儀提供的發(fā)票信息識別功能，掃描發(fā)票信息及圖片傳遞到PC終端，PC終端將發(fā)票上的非結構化信息轉化為結構化數據，系統記錄發(fā)票掃描數據及圖像信息，并保存到本地數據庫服務器；所述發(fā)票數據修正是指供應商人工校驗掃描識別的七要素數據是否正確，若該訂單對應的發(fā)票信息全部識別正確，上傳即可；否則，可由供應商修正信息后再做上傳，此時系統會對修改信息作出醒目的標記，以提示發(fā)票驗審人員對修改信息進行二次確認工作，以保證發(fā)票準確性；所述七要素數據為I發(fā)票代碼、2發(fā)票號、3開票日期、4金額、5稅額、6購貨單位納稅人識別號、7銷貨單位納稅人識別號；所述發(fā)票信息自動校驗是指供應商確認上傳時，系統將對上傳的信息根據制訂的發(fā)票數據校驗規(guī)則進行檢查，主要包括以下方面購銷雙方稅號是否正確、開票日期是否正確、發(fā)票含稅金額與訂單含稅金額一致、發(fā)票不含稅金額與訂單不含稅金額的差額是否在容差之內。自動驗審通過的數據，系統將發(fā)票數據由本地數據庫服務器實時傳遞給SAP系統，包括發(fā)票掃描的七要素數據、用戶修訂的七要素數據、是否修改標識、提交日期、發(fā)票圖片的地址；驗審未通過的數據保存在本地數據庫服務器，可以由供應商進行修改后再次提交驗審。
所述步驟六的SAP發(fā)票集中驗審終端，通過集成化的發(fā)票業(yè)務信息界面，為發(fā)票驗審人員進行發(fā)票確認提供全面和最新的業(yè)務數據，發(fā)票驗審人員可在SAP發(fā)票集中驗審終端上對發(fā)票進行審批。SAP發(fā)票集中驗審終端能夠提供對發(fā)票信息的檢查結果，以幫助驗申人員完成申批動作。SAP發(fā)票集中驗審終端實時獲取從本地數據庫服務器傳入的結構化數據，展示發(fā)票數據及相對應的采購合同信息，并對發(fā)票數據進行自動校驗且展示校驗結果，用色彩及警示標志顯示存在問題的數據，幫助驗審人員進行驗審確認操作。所述步驟六的SAP發(fā)票集中驗審終端的自動校驗內容包括供應商在操作發(fā)票掃描時，是否修改過掃描數據；采購合同數據是否在當天發(fā)生變更；采購合同是否為分批結算；采購合同不含稅金額與收貨金額是否一致；已收貨且未開票金額與發(fā)票不含稅金額的差額是否在容差之內；采購合同含稅金額與發(fā)票總額是否一致。
對已驗審通過的發(fā)票，系統允許進行拒絕再處理，但如果發(fā)票已執(zhí)行發(fā)票預制，則不能進行該操作。發(fā)票智能處理系統會記錄驗審結果、驗審人員賬號、驗審時間等信息。在驗審人員完成驗審確認后，SAP系統會實時將訂單的發(fā)票驗審狀態(tài)傳遞給本地數據庫，以更新其中的發(fā)票驗審狀態(tài)，供應商通過發(fā)票掃描驗審終端可以實時查詢到發(fā)票驗審結果以及合同的支付狀態(tài)等其他歷史合同數據。所述步驟七的發(fā)票接收確認單，列明供應商本次提交的對應采購合同的全部發(fā)票清單，由發(fā)票驗審員接收發(fā)票后在確認單上簽字確認并交供應商作為發(fā)票交接憑證。內容包括供應商名稱、采購合同號、發(fā)票號、驗審人員、驗審日期。所述步驟九的發(fā)票校驗處理平臺中的發(fā)票批量預制過賬平臺，在已有ERP系統中進行增強開發(fā)實現，提供批量、自動的發(fā)票憑證生成及過賬功能，并能夠定制各種類型業(yè)務的稅差處理方式。發(fā)票批量預制過賬程序從發(fā)票驗審系統實時獲取已驗審通過的發(fā)票數據，實現批量發(fā)票憑證預制，并記錄發(fā)票預制憑證號，供用戶核對發(fā)票內容及進行發(fā)票校驗過賬，使會計處理的主要工作不再是輸入數據，而是檢查數據。所述步驟四的ERPDMS管理系統,在已有 SAP DMSCDocument Management System)系統中進行增強開發(fā)實現，作為發(fā)票圖片文檔的存儲歸檔系統，并建立發(fā)票影像文檔與采購合同的關聯。主要過程包括掃描儀掃描發(fā)票獲得發(fā)票影像文件；將發(fā)票影像文件保存在本地數據庫服務器；ERP系統定時從發(fā)票掃描系統獲取發(fā)票影像文件；將發(fā)票影像文件上傳到ERP DMS管理系統。所述發(fā)票掃描驗審終端、SAP發(fā)票集中驗審終端、SAP發(fā)票校驗處理平臺均提供方便的發(fā)票查詢功能，在用戶(包括供應商)登陸后，均可以實時查詢發(fā)票數據及其當前處理狀態(tài)。系統提供多個查詢條件以方便發(fā)票的查詢，提供的查詢條件包括采購憑證號、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、發(fā)票日期、供應商稅號、驗審日期、驗審狀態(tài)、預制憑證編號、預制憑證日期、發(fā)票稅務申報日期等。所述步驟五的特殊業(yè)務指的是購方單位不是本單位或銷方單位不是采購合同供應商但需要完成賬務處理的發(fā)票業(yè)務，因無法通過發(fā)票掃描系統錄入，需在發(fā)票集中驗審終端由發(fā)票驗審人員手工錄入發(fā)票數據并審核通過。所述SAP系統還能夠將系統中的發(fā)票掃描數據與發(fā)票已稅務申報數據間的自動匹配校驗，檢索出兩系統間任何一張存在七要素數據不一致的發(fā)票，提供給管理人員進行相應檢查和后續(xù)處理，滿足賬稅相符的要求。本發(fā)明的有益效果本發(fā)明方案與現行方案相比，創(chuàng)新性主要體現在將發(fā)票的智能錄入和自動驗審前置，通過將發(fā)票掃描識別與ERP業(yè)務系統已進行無縫集成并實時交換數據，將發(fā)票業(yè)務規(guī)則集成在發(fā)票掃描提交過程中，根據發(fā)票一般校驗規(guī)則和業(yè)務規(guī)則進行一次性校驗并反饋結果給供應商，實現由供應商自助完成發(fā)票的智能錄入和自動驗審；票面信息采用計算機校驗以節(jié)約人工，能夠提高效率和正確率；而一些已經存在的系統主要還是停留在發(fā)票的OCR掃描識功能，然后進行發(fā)票的初始校驗，將發(fā)票數據生成接口文件后供公司其他系統進行共享調用，未體現出與ERP系統進行有機集成的內容，發(fā)票是否準確無誤還需進行進一步校驗。 供應商登陸系統后能夠看到待結算合同清單，選擇進入訂單后再對此訂單下的發(fā)票進行處理，簡單有效地解決訂單與發(fā)票間的關聯問題。本發(fā)明方案還實現了發(fā)票業(yè)務的協同管理，通過此系統協調兩個以上的不同主體或角色協同一致地完成發(fā)票處理業(yè)務，有效地整合、規(guī)范發(fā)票處理的全過程，解決信息孤島與不對稱，實現業(yè)務流程無縫銜接，更好地管理發(fā)票業(yè)務。效果體現在(I)供應商借助發(fā)票智能處理系統，通過簡便的操作自助式智能錄入并自動校驗發(fā)票，發(fā)票處理系統對已通過的發(fā)票給予確認，對未通過的發(fā)票給予原因提示，便于供應商自我發(fā)現問題，進而主動地對本企業(yè)的發(fā)票開具進行規(guī)范；(2)眾多供應商分別處理各自發(fā)票的效率相比由購方進行集中式處理的效率明顯要高，避免了供應商的長時間排隊等待，有效降低各方的時間成本，有利于提高付款及時性和客戶滿意度；(3)供應商通過自助終端可實時查詢到本單位的待辦結算清單，本單位訂單和發(fā)票的當前處理狀態(tài)，提高了雙向協作水平；標準透明的發(fā)票處理流程使各節(jié)點人員可實時查詢到發(fā)票的當前處理階段和狀態(tài)，提高了業(yè)務人員之間的信息溝通效率，減少了效率相對較低的面對面溝通頻率。進一步探討,本發(fā)明的突出的技術進步還在于(I)以供應商發(fā)票智能錄入和自動驗審為切入點，開發(fā)基于發(fā)票掃描識別技術的發(fā)票智能錄入與驗審系統，并與SAP發(fā)票處理模塊、ERP DMS管理系統以及其他ERP業(yè)務系統進行深化開發(fā)與無縫集成，形成完整先進的發(fā)票智能處理系統的方案，包括了發(fā)票O(jiān)CR掃描識別和自動驗審、發(fā)票集中確認、發(fā)票憑證自動生成與過賬、發(fā)票數據管理等發(fā)票處理全過程的自動化；(2)提高效率降成本該系統的應用能夠顯著提高發(fā)票處理效率，可以成為企業(yè)完成結算任務的關鍵支撐。系統采取模塊化設計，處理能力根據需要可成比例擴充，能夠形成足夠大的處理能力，滿足結算需要，改變企業(yè)結算人員編制隨業(yè)務量增長而被動同比例擴充的被動局面，降低了企業(yè)的人力成本；避免了供應商驗審結算時的長時間排隊等待，有利于提高貨款支付及時性；有利于提升客戶滿意度。
(3)提升質量助發(fā)展通過發(fā)票智能處理系統實現企業(yè)發(fā)票管理由傳統手工方式向智能處理方式的轉變，使每張發(fā)票處理過程全程在控，發(fā)票處理“零差錯”成為可實現目標，提高了驗審結算與財務處理的工作質量，顯著降低了業(yè)務和財務人員的工作強度，改善了員工的工作條件；能夠提高企業(yè)的合同管理能力和結算服務水平。(4)標準實用可推廣標準化的發(fā)票處理流程和流水化的作業(yè)、功能與處理能力可擴展的模塊化設計(包括軟件系統上的發(fā)票處理規(guī)則可擴充可定制和硬件系統上的處理能力可成比例提高)等優(yōu)勢，進一步強化了本系統的實用性和可推廣性。


圖I為系統結構示意圖；圖2為系統數據傳遞示意圖；圖3為供應商自助錄入與驗審發(fā)票的流程圖；圖4為發(fā)票處理系統的流程圖。
具體實施例方式—種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統，在集中的發(fā)票處理中心向供應商提供若干發(fā)票智能處理終端，進行發(fā)票的智能錄入與自動驗審。下面結合附圖與實施例對本發(fā)明作進一步說明。發(fā)票的處理狀態(tài)分為三類未完成訂單、待驗審訂單、已完成訂單所述未完成訂單允許進行驗審結算的訂單都將會在此界面列出。該狀態(tài)下面又分為未提交的訂單、未處理的訂單、驗審未通過的訂單。未提交的訂單指已進行過發(fā)票掃描(含已刪除或修改過發(fā)票的訂單)，但是沒有成功上傳(或沒有上傳)的訂單。未處理的訂單指從未進行過發(fā)票處理的訂單。驗審未通過的訂單指成功上傳后，但是又因為其他原因而被柜臺發(fā)票驗審人員拒絕回來的訂單。可再次上傳或刪除已有發(fā)票、掃描新發(fā)票后上傳。所述待驗審訂單已上傳成功，但是未經過柜臺發(fā)票驗審人員處理(通過或者拒絕)的訂單。所述已完成訂單已上傳成功，并且經過柜臺發(fā)票驗審人員處理通過的訂單。處于“已完成訂單”狀態(tài)的訂單的發(fā)票如果影響抵扣或者有其他問題，仍可以被退回。系統的硬件系統(I)根據ERP系統的特點、本系統架構和實現的目標，在發(fā)票智能處理系統的產品選型中主要遵循以下原則性能優(yōu)異與成熟采用當今業(yè)界的流行技術并且是在眾多關鍵領域中已經得到充分驗證的產品，配備強大的服務器和I/o處理能力以及存儲系統足夠的存儲容量，以保證系統的更高可靠性和可用性；高可用性在充分考慮到系統的靈活性的同時，要避免任何的單點故障，以保證系統的可靠和數據的安全；
系統可擴展性使系統可以隨著業(yè)務的增長具有很好的硬件升級能力，滿足對系統整體性能/處理能力的升級需要，適應現在和未來需要。安全性要求具備較高的安全性，保證系統可以安全可靠的正常運行。可管理性通過軟件可監(jiān)控所有的系統資源使用狀況、性能統計分析、故障診斷報 敬姑m寸ο(2)硬件系統包括以下主要硬件
權利要求
1.一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統，其特征是，主要包括若干個發(fā)票掃描驗審終端、數據庫服務器、備用服務器、SAP系統；所述數據庫服務器與發(fā)票掃描驗審終端、備用服務器、SAP系統之間都是雙向通信；所述發(fā)票掃描驗審終端包含發(fā)票專用掃描儀及搭載發(fā)票掃描驗審系統客戶端的PC終端；所述SAP系統包含SAP發(fā)票集中驗審終端、SAP發(fā)票校驗處理平臺以及ERP DMS管理系統。
2.如權利要求I所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統所應用的方法，其特征是，分為以下幾步 步驟一開始，SAP發(fā)票集中驗審終端判斷此發(fā)票業(yè)務是否為特殊業(yè)務；如果是特殊業(yè)務，就進入步驟五；如果不是特殊業(yè)務，就進入步驟二 ； 步驟二 供應商登陸發(fā)票掃描驗審終端； 步驟三供應商選擇待結算采購合同后，采用發(fā)票專用掃描儀掃描發(fā)票； 步驟四供應商提交發(fā)票數據時，發(fā)票掃描驗審終端在后臺對發(fā)票數據進行自動驗審，檢查發(fā)票與采購合同信息是否一致，如果不一致返回步驟四；如果一致就將發(fā)票數據保存到本地數據庫服務器，并提交到ERP DMS管理系統，然后進入步驟六； 步驟五對特殊業(yè)務進行發(fā)票信息手工輸入； 步驟六供應商向發(fā)票驗審員提交已上傳的發(fā)票，發(fā)票驗審員通過SAP發(fā)票集中驗審終端審查發(fā)票數據；如果審查結果正確就進入步驟七，如果不正確就結束； 步驟七發(fā)票驗審員確認發(fā)票數據，向供應商打印出具發(fā)票接收確認單； 步驟八結算會計核對發(fā)票數據；如果核對結果正確就進入步驟九；如果不正確就返回步驟六； 步驟九SAP發(fā)票校驗處理平臺批量預制發(fā)票憑證，審核后過賬生成應付賬款，結束。
3.如權利要求2所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理方法，其特征是，所述步驟三的具體步驟為 (3-1):供應商打開發(fā)票專用掃描儀，按要求放入單張發(fā)票并蓋好掃描儀蓋板； (3-2):掃描并識別發(fā)票； (3-3):如該訂單有多張發(fā)票，重復步驟三，完成該訂單全部發(fā)票的掃描識別； (3-4):利用發(fā)票掃描驗審終端的搭載發(fā)票掃描驗審系統的PC終端上傳發(fā)票數據。
4.如權利要求2所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理方法，其特征是，所述步驟四的具體步驟為 (4-1):發(fā)票信息自動校驗，系統在后臺根據訂單、ERP業(yè)務數據和系統定制的發(fā)票校驗規(guī)則自動對發(fā)票數據進行校驗；若符合校驗規(guī)則則系統會提示上傳成功，本訂單的發(fā)票智能錄入與自動驗審結束，系統繼續(xù)處理本次需結算的其他訂單；若不符合校驗規(guī)則則上傳失敗，系統也會有相應的錯誤提示以說明發(fā)票存在的問題，進入(4-2)； (4-2):供應商根據上述提示逐一檢查發(fā)票核對相關信息，若發(fā)票無誤，則為發(fā)票的識別問題，如實按照票面信息改正并保存發(fā)票數據，然后進入(4-1);若發(fā)現發(fā)票有誤，并且如果是如下原因發(fā)票開具有誤、發(fā)票與訂單對應有誤或者發(fā)票張數不對尚未完成錄入，此時需對應訂單準備正確的發(fā)票，刪除已掃描的錯誤發(fā)票，然后進入步驟三； (4-3):供應商將本次需結算訂單全部處理完成，退出系統并取回發(fā)票，結束。
5.如權利要求2所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理方法，其特征是，所述步驟四的發(fā)票掃描驗審終端提供發(fā)票專用掃描儀給供應商來自助完成發(fā)票數據的智能錄入，用于用戶掃描獲取發(fā)票數據并將掃描識別后的圖片發(fā)送給ERP DMS管理平臺，SAP系統中的供應商及采購合同信息會返給發(fā)票掃描驗審終端；所述SAP系統還將系統中的發(fā)票掃描數據與發(fā)票已稅務申報數據間的自動匹配校驗，檢索出兩系統間任何一張存在七要素數據不一致的發(fā)票，提供給管理人員進行相應檢查和后續(xù)處理，滿足賬稅相符的要求； 所述步驟四的發(fā)票掃描驗審終端和步驟六的SAP發(fā)票集中驗審終端之間實時交互發(fā)票數據及驗審狀態(tài)信息； 所述步驟四的ERP DMS管理系統，在已有SAP DMS系統中進行增強開發(fā)實現，作為發(fā)票圖片文檔的存儲歸檔系統，并建立發(fā)票影像文檔與采購合同的關聯；主要過程包括掃描儀掃描發(fā)票獲得發(fā)票影像文件；將發(fā)票影像文件保存在本地數據庫服務器；ERP系統定時從發(fā)票掃描系統獲取發(fā)票影像文件；將發(fā)票影像文件上傳到ERP DMS管理系統。
6.如權利要求2所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理方法，其特征是， 所述步驟三和步聚四的發(fā)票掃描驗審終端，提供了包括用戶識別、待結算合同清單顯示查詢、發(fā)票掃描及數據獲取、發(fā)票數據修正、發(fā)票信息自動校驗功能；系統定時將驗審所需數據自SAP系統同步至本地數據庫服務器，形成本地數據庫的供應商信息、合同信息；發(fā)票的錄入、驗審將根據存放在本地數據庫服務器中的數據為依據，它不斷接收來自多個客戶終端的訪問請求，通過發(fā)票掃描驗審終端，在供應商端完成發(fā)票數據的掃描識別和自動驗審；自助驗審所需數據包括供應商數據、合同數據和購方數據；由于數據量較大，考慮到降低SAP系統負荷，上述數據的同步方案為每天定時將更新數據由SAP系統傳遞至本地數據庫服務器。
7.如權利要求6所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理方法，其特征是， 所述合同數據用于限定供應商當前允許處理采購合同的范圍，并用于檢查供應商提交的發(fā)票數據是否合格，范圍為每天已交貨且未開票的采購合同，所傳輸數據包括采購訂單號、采購訂單金額、采購訂單稅額、已結算金額、采購合同分批結算標識、到貨日期、工廠名稱、供應商編號、合同是否允許結算標識數據； 所述供應商數據用于校驗供應商登錄時稅號是否正確，作為供應商編號與稅號的對應表，檢查發(fā)票中的稅號是否與采購訂單中的供應商編號對應；范圍為供應商新增、更改的供應商，所傳輸數據包括供應商編號、供應商名稱、納稅人識別號、供應商地址電話，供應商數據在SAP系統被刪除或凍結后，數據狀態(tài)也將被傳遞給發(fā)票掃描識別系統； 所述購方數據用于校驗發(fā)票的購方信息是否正確，所傳輸數據包括購貨單位編碼、購貨單位名稱、納稅人識別號、地址電話； 所述用戶識別是指供應商通過鍵盤輸入納稅人識別號，當稅號輸入正確，則登陸驗證通過，進入到下一步操作，否則提示稅號輸入錯誤，需要重新輸入； 所述待結算合同清單顯示查詢是指供應商登陸后，將能直接瀏覽到本單位具備結算條件的采購合同清單，并顯示各合同的工廠名稱、入庫時間、合同不含稅金額、合同總金額信息，供應商選擇本次需結算的合同進行發(fā)票掃描，方便地實現發(fā)票數據與訂單的關聯； 所述發(fā)票掃描及數據獲取是指供應商通過發(fā)票專用掃描儀提供的發(fā)票信息識別功能，掃描發(fā)票數據及圖片傳遞到PC終端，PC終端將發(fā)票上的非結構化信息轉化為結構化數據，系統記錄發(fā)票掃描數據及圖像信息，并保存到本地數據庫服務器； 所述發(fā)票數據修正是指供應商人工校驗掃描識別的七要素數據是否正確，若該訂單對應的發(fā)票信息全部識別正確，上傳即可；否則，由供應商修正信息后再做上傳，此時系統會對修改信息作出醒目的標記，以提示發(fā)票驗審人員對修改信息進行二次確認工作，以保證發(fā)票準確性；所述七要素數據為I發(fā)票代碼、2發(fā)票號、3開票日期、4金額、5稅額、6購貨單位納稅人識別號、7銷貨單位納稅人識別號； 所述發(fā)票信息自動校驗是指供應商確認上傳時，系統將對上傳的信息根據制訂的發(fā)票數據校驗規(guī)則進行檢查，主要包括以下方面購銷雙方稅號是否正確、開票日期是否正確、發(fā)票含稅金額與訂單含稅金額一致、發(fā)票不含稅金額與訂單不含稅金額的差額是否在容差之內；自動驗審通過的數據，系統將發(fā)票數據由本地數據庫服務器實時傳遞給SAP系統，包括發(fā)票掃描的七要素數據、用戶修訂的七要素數據、是否修改標識、提交日期、發(fā)票圖片的地址；驗審未通過的數據保存在本地數據庫服務器，由供應商進行修改后再次提交驗審。
8.如權利要求2所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理方法，其特征是， 所述步驟六的SAP集中驗審終端用于審核發(fā)票的有效性，對是否符合三單匹配進行審批； 所述步驟六的SAP集中驗審終端將已經審批完成的發(fā)票數據發(fā)送給SAP發(fā)票校驗處理平臺； 所述步驟六的SAP發(fā)票集中驗審終端，通過集成化的發(fā)票業(yè)務信息界面，為發(fā)票驗審人員進行發(fā)票確認提供全面和最新的業(yè)務數據，發(fā)票驗審人員在SAP發(fā)票集中驗審終端上對發(fā)票進行審批；SAP發(fā)票集中驗審終端實時獲取從本地數據庫服務器傳入的結構化數據，展示發(fā)票數據及相對應的采購合同信息，并對發(fā)票數據進行自動校驗且展示校驗結果，用色彩及警示標志顯示存在問題的數據，幫助驗審人員進行驗審確認操作；所述SAP發(fā)票集中驗審終端的自動校驗內容包括供應商在操作發(fā)票掃描時，是否修改過掃描數據；采購合同數據是否在當天發(fā)生變更；采購合同是否為分批結算；采購合同不含稅金額與收貨金額是否一致；已收貨且未開票金額與發(fā)票不含稅金額的差額是否在容差之內；采購合同含稅金額與發(fā)票總額是否一致。
9.如權利要求2所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理方法，其特征是， 所述步驟五的特殊業(yè)務指的是購方單位不是本單位或銷方單位不是采購合同供應商但需要完成賬務處理的發(fā)票業(yè)務，因無法通過發(fā)票掃描系統錄入，需在發(fā)票集中驗審終端由發(fā)票驗審人員手工錄入發(fā)票數據并審核通過； 所述步驟七的發(fā)票接收確認單，列明供應商本次提交的對應采購合同的全部發(fā)票清單，由發(fā)票驗審員接收發(fā)票后在確認單上簽字確認并交供應商作為發(fā)票交接憑證；內容包括供應商名稱、采購合同號、發(fā)票號、驗審人員、驗審日期； 所述步驟九的發(fā)票校驗處理平臺中的發(fā)票批量預制過賬平臺，在已有ERP系統中進行增強開發(fā)實現，提供批量、自動的發(fā)票憑證生成及過賬功能，并能夠定制各種類型業(yè)務的稅差處理方式；發(fā)票批量預制過賬程序從發(fā)票驗審系統實時獲取已驗審通過的發(fā)票數據，實現批量發(fā)票憑證預制，并記錄發(fā)票預制憑證號，供用戶核對發(fā)票內容及進行發(fā)票校驗過賬，使會計處理的主要工作不再是輸入數據，而是檢查數據；所述步驟九的SAP發(fā)票校驗處理平臺包括批量預制過賬平臺和發(fā)票正式過賬平臺，主要用于發(fā)票憑證自動預制和發(fā)票正式過賬。
10.如權利要求2所述的一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理方法，其特征是， 所述發(fā)票掃描驗審終端、SAP發(fā)票集中驗審終端、SAP發(fā)票校驗處理平臺均提供方便的發(fā)票查詢功能，在用戶登陸后，實時查詢發(fā)票數據及其當前處理狀態(tài)；系統提供多個查詢條件以方便發(fā)票的查詢，提供的查詢條件包括采購憑證號、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、發(fā)票日期、供應商稅號、驗審日期、驗審狀態(tài)、預制憑證編號、預制憑證日期、發(fā)票稅務申報日期。
全文摘要
本發(fā)明公開了一種自助式智能錄入驗審發(fā)票處理系統，主要包括若干個發(fā)票掃描驗審終端、數據庫服務器、備用服務器、SAP系統；所述數據庫服務器與發(fā)票掃描驗審終端、備用服務器、SAP系統之間都是雙向通信；所述發(fā)票掃描驗審終端包含發(fā)票專用掃描儀及搭載發(fā)票掃描驗審系統客戶端的PC終端；所述SAP系統包含SAP發(fā)票集中驗審終端、SAP發(fā)票校驗處理平臺、SAP DMS管理平臺。它具有提高發(fā)票處理效率和驗審正確率，降低企業(yè)成本，避免供應商結算排隊等待的優(yōu)點。
文檔編號G07D7/02GK102903171SQ20121035498
公開日2013年1月30日 申請日期2012年9月21日 優(yōu)先權日2012年9月21日
發(fā)明者盧國筠, 李政, 張正利, 嚴玉紅 申請人:山東電力集團公司物資供應公司, 國家電網公司