專利名稱：文檔管理系統(tǒng)、文檔管理方法和存儲(chǔ)文檔管理程序的記錄介質(zhì)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種文檔掃描管理系統(tǒng)，以及更具體地，涉及利用例如掃描儀的文檔掃描單元獲取文檔數(shù)據(jù)。
背景技術(shù)：
近年來，通過在多功能裝置中增加例如掃描儀功能、保密功能、網(wǎng)絡(luò)功能等功能，已經(jīng)提高了這些多功能裝置的方便性和安全性。因?yàn)樗鲈黾拥墓δ苄栽黾恿诉@些設(shè)備的應(yīng)用和實(shí)用性，因此將這些多功能裝置安裝在辦公室環(huán)境以外的地點(diǎn)已經(jīng)變得很平常。例如，會(huì)議室中設(shè)置的多功能裝置可以用來掃描用于分發(fā)給會(huì)議參與者的紙件，或者將打印的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯。因此，可以提高會(huì)議效率。在將例如文檔所有人的用戶信息的屬性信息添加到由掃描儀等讀取的文檔掃描(掃描文檔)中并且轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的情況中，所述屬性信息都是從與掃描儀相結(jié)合設(shè)置的終端輸入的，與文檔掃描一起讀取其中設(shè)置了屬性信息的屬性頁，并且將掃描的文檔與所述屬性信息相關(guān)聯(lián)。
在一個(gè)實(shí)例中，其中某個(gè)用戶希望利用安裝在會(huì)議室內(nèi)的多功能裝置將會(huì)議數(shù)據(jù)的掃描文檔(紙件)載入他的個(gè)人計(jì)算機(jī)(PC)中，以準(zhǔn)備在雇用該用戶的公司的另一個(gè)設(shè)施里的會(huì)議。在這種情況下，該用戶首先利用多功能裝置的掃描儀功能獲取紙件的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。然后，該用戶核實(shí)所述裝置的型號(hào)和網(wǎng)絡(luò)地址，在他的PC上安裝可用于這個(gè)型號(hào)多功能裝置的驅(qū)動(dòng)程序，并設(shè)置合適的網(wǎng)絡(luò)地址。此外，出于安全考慮，該用戶在多功能裝置內(nèi)準(zhǔn)備一個(gè)保密盒，或者獲取使用現(xiàn)有保密盒所要求的信息(用戶ID、口令等等)。
但是獲取多功能裝置的合適信息，設(shè)置用戶PC等等工作是非常繁瑣和不切實(shí)際的。此外，還有可能用戶無法正確地設(shè)置他的PC，因?yàn)樗麩o法獲取所有要求的信息。例如，在上述會(huì)議中，可以想象會(huì)議參與者可能希望從多個(gè)參與者那里獲取數(shù)據(jù)，而不僅僅是從上述單個(gè)用戶那里獲取。
在傳統(tǒng)的系統(tǒng)中，不利地是，用戶不得不根據(jù)需要為多個(gè)源反復(fù)輸入和設(shè)置屬性信息?？梢岳枚喙δ苎b置的掃描儀功能等等讀取文檔以及利用簡單的操作獲取掃描文檔數(shù)據(jù)，而不考慮執(zhí)行所述讀取和獲取的地點(diǎn)，將會(huì)極大地增強(qiáng)用戶的便利性。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明是在考慮到上述情況后得到的，并且有利地提供一種文檔掃描管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)利用例如掃描儀的文檔掃描單元可以很方便地讀取文檔，并且還可以很方便地獲取或者處理掃描文檔。
為了實(shí)現(xiàn)上述目的，根據(jù)本發(fā)明，提供一種文檔管理系統(tǒng)，它包括信息管理單元，用于存儲(chǔ)關(guān)于用戶的信息；文檔輸入單元，用于根據(jù)來自用戶的指示輸入文檔；第一識(shí)別信息獲取單元，用于獲取指示輸入所述文檔的用戶的識(shí)別信息；屬性產(chǎn)生單元，用于產(chǎn)生所述輸入文檔的屬性信息，所述屬性信息包括所獲取的用戶識(shí)別信息和所存儲(chǔ)的用戶信息中的至少一個(gè)；文檔登記單元，用于登記所產(chǎn)生的屬性信息和所輸入的文檔數(shù)據(jù)；第二識(shí)別信息獲取單元，用于獲取要求登記文檔的用戶的識(shí)別信息；請(qǐng)求信息發(fā)送單元，用于發(fā)送包括所獲取的用戶識(shí)別信息和存儲(chǔ)在所述信息管理單元中的用戶信息中的至少一個(gè)的請(qǐng)求信息；以及文檔提供單元，用于根據(jù)所述請(qǐng)求信息和所述文檔數(shù)據(jù)的所述屬性信息提供與所述用戶有關(guān)的文檔數(shù)據(jù)。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，提供一種文檔管理方法，該方法包括存儲(chǔ)關(guān)于用戶的信息；根據(jù)來自用戶的指示輸入文檔；獲取指示輸入所述文檔的所述用戶的識(shí)別信息；產(chǎn)生所述輸入文檔的屬性信息，所述屬性信息包括所獲取的用戶識(shí)別信息和所存儲(chǔ)的用戶信息中的至少一個(gè)；登記所產(chǎn)生的屬性信息和所輸入的文檔數(shù)據(jù)；獲取要求登記文檔的用戶的識(shí)別信息；發(fā)送包括所獲取的用戶識(shí)別信息和存儲(chǔ)在所述信息管理單元中的用戶信息中的至少一個(gè)的請(qǐng)求信息；以及根據(jù)所述請(qǐng)求信息和所述文檔數(shù)據(jù)的所述屬性信息提供與所述用戶有關(guān)的文檔數(shù)據(jù)。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，提供一種讀取文檔管理方法，包括存儲(chǔ)關(guān)于用戶的信息；根據(jù)來自用戶的指示輸入文檔；獲取指示輸入所述文檔的所述用戶的識(shí)別信息；產(chǎn)生所述輸入文檔的屬性信息，所述屬性信息包括所獲取的用戶識(shí)別信息和所存儲(chǔ)的用戶信息中的至少一個(gè)；登記所產(chǎn)生的屬性信息和所輸入的文檔數(shù)據(jù)；獲取要求登記文檔的用戶的識(shí)別信息；發(fā)送包括所獲取的用戶識(shí)別信息和存儲(chǔ)在所述信息管理單元中的用戶信息中的至少一個(gè)的請(qǐng)求信息；以及根據(jù)所述請(qǐng)求信息和所述文檔數(shù)據(jù)的所述屬性信息提供與所述用戶有關(guān)的文檔數(shù)據(jù)。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，提供一種可由計(jì)算機(jī)讀取的存儲(chǔ)介質(zhì)，該存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)可由計(jì)算機(jī)執(zhí)行來實(shí)現(xiàn)文檔管理服務(wù)器功能的指令程序，所述功能包括存儲(chǔ)關(guān)于用戶的信息；根據(jù)來自用戶的指示輸入文檔；獲取指示輸入所述文檔的所述用戶的識(shí)別信息；產(chǎn)生所述輸入文檔的屬性信息，所述屬性信息包括所獲取的用戶識(shí)別信息和所存儲(chǔ)的用戶信息中的至少一個(gè)；登記所產(chǎn)生的屬性信息和所輸入的文檔數(shù)據(jù)；獲取要求登記文檔的用戶的識(shí)別信息；發(fā)送包括所獲取的用戶識(shí)別信息和存儲(chǔ)在所述信息管理單元中的用戶信息中的至少一個(gè)的請(qǐng)求信息；以及根據(jù)所述請(qǐng)求信息和所述文檔數(shù)據(jù)的所述屬性信息提供與所述用戶有關(guān)的文檔數(shù)據(jù)。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，提供一種文檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括文檔輸入單元，用于隨同指示輸入的用戶的信息一起輸入文檔；文檔存儲(chǔ)單元，用于存儲(chǔ)所述輸入的文檔和所述用戶信息；文檔請(qǐng)求單元，用于利用請(qǐng)求用戶的信息，請(qǐng)求獲取與所述請(qǐng)求用戶相關(guān)的存儲(chǔ)的文檔；以及文檔提供單元，用于根據(jù)所述存儲(chǔ)的用戶信息和所述請(qǐng)求用戶的信息，為所述請(qǐng)求用戶提供與所述請(qǐng)求用戶相關(guān)的文檔。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，提供一種文檔管理服務(wù)器，包括文檔存儲(chǔ)單元，用于存儲(chǔ)文檔數(shù)據(jù)和輸入所述文檔數(shù)據(jù)的用戶的信息；以及文檔提供單元，從用戶接收與所述請(qǐng)求用戶相關(guān)的存儲(chǔ)文檔的請(qǐng)求，以及根據(jù)所述存儲(chǔ)的用戶信息和所述請(qǐng)求用戶的信息，向所述請(qǐng)求用戶提供與所述請(qǐng)求用戶相關(guān)的文檔。
按照本發(fā)明，即使沒有為收集文檔讀取單元的信息或者獲取文檔而在計(jì)算機(jī)中執(zhí)行設(shè)置環(huán)境，也可以利用簡單的操作獲取從所述文檔讀取單元讀取的文檔數(shù)據(jù)。
此外，即使沒有設(shè)置或者輸入用戶信息，也可以很方便地自動(dòng)獲取這些信息，并將其添加到文檔數(shù)據(jù)中。
而且，甚至由另一個(gè)用戶準(zhǔn)備的文檔數(shù)據(jù)，比如由屬于同一個(gè)組的同一會(huì)議的成員準(zhǔn)備的文檔數(shù)據(jù)，也可以類似地按照與所述用戶準(zhǔn)備的文檔數(shù)據(jù)相同的方式獲取。另一方面，因?yàn)楦鶕?jù)用戶識(shí)別信息限制可以獲取的文檔數(shù)據(jù)，因此可以防止未授權(quán)方獲取或者使用文檔數(shù)據(jù)。
即使存在多個(gè)文檔掃描數(shù)據(jù)，也可以優(yōu)先地列出和顯示被當(dāng)作獲取對(duì)象的掃描文檔。因此，可以很容易地選擇這些文檔數(shù)據(jù)。


根據(jù)以下附圖，將詳細(xì)說明本發(fā)明的一個(gè)優(yōu)選實(shí)施例，其中圖1是顯示應(yīng)用根據(jù)本發(fā)明第一個(gè)實(shí)施例的文檔掃描管理系統(tǒng)的電子會(huì)議系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)的示意圖；圖2是根據(jù)本實(shí)施例的電子會(huì)議系統(tǒng)的方框圖；圖3是顯示由根據(jù)本優(yōu)選實(shí)施例的信息管理服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫保存的信息的一個(gè)實(shí)例的示意圖；圖4是顯示根據(jù)本優(yōu)選實(shí)施例的與掃描文檔相關(guān)的處理的流程圖；圖5是顯示根據(jù)本優(yōu)選實(shí)施例的登記在掃描文檔信息存儲(chǔ)單元中的掃描文檔信息的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的示意圖；
圖6是顯示當(dāng)獲取掃描文檔時(shí)本優(yōu)選實(shí)施例處理的實(shí)例的流程圖；和圖7是顯示根據(jù)本優(yōu)選實(shí)施例的由信息終端裝置獲取的屬性信息的實(shí)例構(gòu)成的示意圖。
具體實(shí)施例方式
下面參考

本發(fā)明的一個(gè)實(shí)施例。
圖1是顯示根據(jù)本發(fā)明的這個(gè)實(shí)施例的實(shí)例文檔掃描管理系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)的示意圖。在這個(gè)實(shí)施例中，將說明一個(gè)實(shí)例，其中將文檔掃描管理系統(tǒng)應(yīng)用于電子會(huì)議系統(tǒng)，比如一般稱為電信會(huì)議系統(tǒng)的電子會(huì)議系統(tǒng)。本發(fā)明中提到的電子會(huì)議系統(tǒng)可以是利用例如多功能裝置或者PC的信息裝置處理電子數(shù)據(jù)的任何系統(tǒng)。由于應(yīng)用的是這一術(shù)語最廣泛的含義，所以不應(yīng)該假定會(huì)議是通過電話線路或者網(wǎng)絡(luò)在兩個(gè)相隔很遠(yuǎn)的區(qū)域之間進(jìn)行的。這個(gè)實(shí)施例中的電子會(huì)議系統(tǒng)具有這樣一個(gè)結(jié)構(gòu)，即其中多功能裝置10、信息終端裝置20、信息管理服務(wù)器30和掃描文檔管理服務(wù)器40通過局域網(wǎng)(LAN)2互相連接。請(qǐng)注意，在圖1中，“虛線”箭頭顯示請(qǐng)求的路徑，“實(shí)線”箭頭顯示信息流的路徑。多功能裝置10是具有內(nèi)置計(jì)算機(jī)的一個(gè)信息裝置，除了復(fù)印功能以外，它也具有掃描儀功能、網(wǎng)絡(luò)通信功能等等，并且與讀卡器3連接。在這個(gè)實(shí)施例中，假設(shè)這個(gè)系統(tǒng)安裝在會(huì)議室里，或者在房間的附近。信息終端裝置20是用戶帶來的或者是安裝在會(huì)議室里的一臺(tái)PC，并且與讀卡器4連接。信息管理服務(wù)器30存儲(chǔ)和管理各種信息，比如用戶信息、多功能裝置10安裝地點(diǎn)的信息、會(huì)議室信息和會(huì)議信息。多功能裝置10根據(jù)從信息管理服務(wù)器30等獲取的信息準(zhǔn)備屬性信息，并且將屬性信息添加到多功能裝置10讀取的文檔數(shù)據(jù)(掃描文檔)中，以便準(zhǔn)備文檔登記信息。另一方面，掃描文檔管理服務(wù)器40將從多功能裝置10發(fā)送的文檔登記信息積累在一個(gè)內(nèi)部文檔信息數(shù)據(jù)庫中，從而存儲(chǔ)這些信息。信息管理服務(wù)器30和掃描文檔管理服務(wù)器40的位置不是特別限定的，只要可以通過網(wǎng)絡(luò)從會(huì)議室訪問這些服務(wù)器就行。相應(yīng)的讀卡器3和4分別讀取記錄在IC卡5和6中的用戶識(shí)別信息(以后叫做“用戶ID”)。
雖然圖1只示出了單個(gè)多功能裝置10，但是這里假設(shè)有多個(gè)機(jī)器與LAN 2連接，機(jī)器的數(shù)量取決于會(huì)議室的數(shù)量。相應(yīng)的多功能裝置10具有基本相似的構(gòu)成。除了下面將詳細(xì)說明的用戶信息以外，信息管理服務(wù)器30還保存各種信息。類似地，雖然圖1只示出了一個(gè)信息管理服務(wù)器，但是這個(gè)服務(wù)器可以利用多個(gè)服務(wù)器構(gòu)成。雖然信息管理服務(wù)器30和掃描文檔管理服務(wù)器40都因?yàn)樗鼈儽４娌煌愋偷男畔⒍槐硎緸閱为?dú)的服務(wù)器，但是這兩個(gè)服務(wù)器沒有必要是單獨(dú)的裝置。
此外，連接相應(yīng)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)用LAN 2表示，但是多功能裝置10和信息終端裝置20可以安裝在相距很遠(yuǎn)的地方，因而可以使用例如因特網(wǎng)的公共網(wǎng)?？梢詫⒍鄠€(gè)LAN或者LAN與公共網(wǎng)的組合相結(jié)合來構(gòu)成這一網(wǎng)絡(luò)。
圖2是本實(shí)施例中電子會(huì)議系統(tǒng)的一個(gè)方框圖。這個(gè)多功能裝置10具有一個(gè)用戶ID獲取處理單元11、一個(gè)屬性信息產(chǎn)生處理單元12、以及一個(gè)登記信息登記處理單元13。請(qǐng)注意多功能裝置10顯然有一個(gè)用于執(zhí)行起初由多功能裝置擁有的功能處理的單元，比如復(fù)印功能、掃描儀功能和網(wǎng)絡(luò)通信功能。圖中沒有示出或者說明這一點(diǎn)，僅僅是因?yàn)樗皇潜景l(fā)明的特征元件。類似地，其它信息裝置20、30和40也沒有說明。
用戶ID獲取處理單元11獲取由讀卡器3讀取的用戶ID。屬性信息產(chǎn)生處理單元12從信息管理服務(wù)器30獲取信息，比如獲取的用戶ID指定用戶信息，并且產(chǎn)生屬性信息，所述屬性信息包括獲取的信息和用戶ID。登記信息登記處理單元13將產(chǎn)生的屬性信息添加到掃描文檔中，并且發(fā)送所述信息給掃描文檔管理服務(wù)器40，從而登記這些信息。相應(yīng)單元11～13的處理功能由多功能裝置10的計(jì)算機(jī)與該計(jì)算機(jī)的CPU協(xié)作來實(shí)現(xiàn)。
信息終端裝置20具有一個(gè)用戶ID獲取處理單元21、一個(gè)請(qǐng)求信息產(chǎn)生處理單元22、一個(gè)文檔選擇處理單元23和一個(gè)掃描文檔獲取處理單元24。用戶ID獲取處理單元21獲取由讀卡器4讀取的用戶ID。請(qǐng)求信息產(chǎn)生處理單元22產(chǎn)生文檔獲取請(qǐng)求信息，用以獲取唯一地指定從掃描文檔管理服務(wù)器40提取的掃描文檔所需要的信息。文檔選擇處理單元23將信息終端裝置20收集的文檔獲取請(qǐng)求信息(屬性信息)與登記在掃描文檔管理服務(wù)器40中的掃描文檔的每個(gè)屬性信息進(jìn)行比較，從而使掃描文檔與文檔獲取者相關(guān)聯(lián)，也就是說，掃描文檔被當(dāng)作文檔獲取者的獲取對(duì)象。掃描文檔獲取處理單元24從掃描文檔管理服務(wù)器40提取所選擇的掃描文檔。
信息管理服務(wù)器30是一臺(tái)服務(wù)器計(jì)算機(jī)，它存儲(chǔ)和管理實(shí)現(xiàn)電子會(huì)議系統(tǒng)所需要的信息，比如后面將說明的用戶信息和掃描儀信息。如同后面將描述的一樣，當(dāng)丟失各種信息時(shí)，必須重構(gòu)丟失的這些信息，而且可以假設(shè)它們是普通電子會(huì)議系統(tǒng)里存在的信息。這樣有效地利用存在的信息被看作這個(gè)實(shí)施例的一個(gè)特征。在圖2中，集成這些信息并顯示為數(shù)據(jù)庫31。信息管理單元32響應(yīng)于多功能裝置10和信息終端裝置20的請(qǐng)求從數(shù)據(jù)庫31提取需要的信息并發(fā)送這些信息。信息管理單元按照這種方式管理數(shù)據(jù)庫31中保存的信息。信息管理單元32的處理功能由服務(wù)器計(jì)算機(jī)與這臺(tái)服務(wù)器計(jì)算機(jī)上安裝的CPU內(nèi)執(zhí)行的程序結(jié)合起來實(shí)現(xiàn)。
掃描文檔管理服務(wù)器40用一個(gè)剖面圖表示，它存儲(chǔ)和管理多功能裝置10準(zhǔn)備的文檔登記信息。掃描文檔管理服務(wù)器包括一個(gè)掃描文檔信息存儲(chǔ)單元41和一個(gè)掃描文檔信息管理單元42，其中掃描文檔信息存儲(chǔ)單元41根據(jù)從多功能裝置10發(fā)送的文檔登記信息存儲(chǔ)掃描文檔和屬性信息；掃描文檔信息管理單元42對(duì)由掃描文檔信息存儲(chǔ)單元41保存的信息進(jìn)行管理，比如將信息登記到掃描文檔信息存儲(chǔ)單元41中，以及響應(yīng)于信息終端裝置20的請(qǐng)求，從掃描文檔信息存儲(chǔ)單元41提取和發(fā)送需要的信息。掃描文檔信息管理單元42的處理功能由服務(wù)器計(jì)算機(jī)與服務(wù)器計(jì)算機(jī)的CPU中執(zhí)行的程序結(jié)合起來實(shí)現(xiàn)。
圖3是顯示信息管理服務(wù)器30的數(shù)據(jù)庫31保存的信息的一個(gè)實(shí)例的示意圖。圖3顯示了會(huì)議信息、用戶信息和掃描儀信息(會(huì)議室信息)。在這里，“會(huì)議”指的是識(shí)別用戶作為成員參加的會(huì)議的信息。在圖3中，為每個(gè)會(huì)議登記了會(huì)議的識(shí)別信息(以后叫做“會(huì)議ID”)、會(huì)議名稱、成員清單、地點(diǎn)、開始日期和結(jié)束日期。其中，在會(huì)議名稱中，設(shè)置用于識(shí)別會(huì)議的文本信息，它清楚地說明會(huì)議的目的、日程等等，比如“商品開發(fā)”和“設(shè)計(jì)評(píng)論”。對(duì)于成員，設(shè)置參加會(huì)議的用戶的用戶ID。對(duì)于地點(diǎn)，設(shè)置正在其中開會(huì)或者要在其中開會(huì)的會(huì)議室。在開始日期中，設(shè)置會(huì)議開始日期或者會(huì)議要開始的日期?？瞻妆硎具@一信息還未確定。在結(jié)束日期中，設(shè)置會(huì)議的結(jié)束日期。如果設(shè)置開始日期，結(jié)束日期沒有設(shè)置，會(huì)議就是正在開。當(dāng)開始日期和結(jié)束日期都沒有設(shè)置時(shí)，這個(gè)會(huì)議就是還沒有召開。顯然，可以用標(biāo)志信息來說明會(huì)議是正在開、計(jì)劃要開還是已經(jīng)開完。在這個(gè)實(shí)施例中，為了方便，會(huì)議信息和會(huì)議狀態(tài)信息被結(jié)合在一起并且放置在一個(gè)表中進(jìn)行管理，但是也可以將它們分別放在不同的表格中進(jìn)行管理。已經(jīng)結(jié)束的會(huì)議的狀態(tài)信息都放在歷史記錄數(shù)據(jù)庫中(圖中沒有示出)。
關(guān)于用戶信息，將用戶ID、該用戶參加的會(huì)議的會(huì)議ID以及用戶的當(dāng)前位置信息相關(guān)聯(lián)并且設(shè)置。如圖3所示，單個(gè)用戶可以參加多個(gè)會(huì)議。事先設(shè)置讀卡器3和4的安裝地點(diǎn)，因此在IC卡5的讀卡操作期間，當(dāng)從任意一個(gè)對(duì)應(yīng)的裝置10、20發(fā)送用戶ID時(shí)，就可以獲取每個(gè)用戶的當(dāng)前位置。每個(gè)用戶參加的會(huì)議的信息都可以當(dāng)作他們的名字和部門這樣的個(gè)人信息進(jìn)行處理(圖中沒有示出)。但是，在本實(shí)施例中，為了說明起來方便，用戶信息的組成如圖3所示。
在掃描儀信息中，設(shè)置可以指定掃描儀的掃描儀識(shí)別信息(以后叫做“掃描儀ID”)，以及安裝掃描儀的地點(diǎn)信息。
會(huì)議室信息包括能夠指定會(huì)議室的一組識(shí)別信息(以后叫做“會(huì)議室ID”)、會(huì)議室的地點(diǎn)信息、以及所安裝的掃描儀的ID。請(qǐng)注意當(dāng)每個(gè)多功能裝置10都安裝在每個(gè)會(huì)議室時(shí)，掃描儀信息和會(huì)議室信息就可以形成在單個(gè)表格內(nèi)。請(qǐng)注意通過例如“赤坂10F”的字符來顯示地點(diǎn)信息，但是它們也可以是經(jīng)度和緯度信息，以簡化計(jì)算機(jī)執(zhí)行的距離計(jì)算。
在這個(gè)實(shí)施例中，特征之一是掃描文檔由掃描文檔管理服務(wù)器40保存和管理，從而可以很方便地在另一個(gè)會(huì)議室中使用掃描文檔信息。但是，在采用這個(gè)實(shí)施例的實(shí)際電子會(huì)議系統(tǒng)中，存在這種情況，即其中單個(gè)用戶掃描多種類型的文檔(會(huì)議數(shù)據(jù))，或者一個(gè)用戶登記的掃描文檔要與同一個(gè)會(huì)議的另一個(gè)成員共享。因此，除了單個(gè)用戶在單個(gè)地點(diǎn)掃描文檔和提取文檔這樣的應(yīng)用之外，本發(fā)明的這個(gè)實(shí)施例還可以應(yīng)用于文檔的掃描和提取是在不同地點(diǎn)或者由不同用戶進(jìn)行的這種情況。下面將利用這樣的實(shí)例說明這個(gè)實(shí)施例的操作，其中文檔的掃描和提取是在不同位置由不同用戶進(jìn)行的。請(qǐng)注意，這個(gè)實(shí)施例可以粗略地分類為當(dāng)多功能裝置10掃描文檔時(shí)進(jìn)行的文檔掃描處理，和當(dāng)提取掃描文檔供使用時(shí)進(jìn)行的掃描文檔獲取處理。首先，將參考圖4中的流程圖說明文檔掃描處理。
在步驟110中，為了掃描文檔，用戶允許讀卡器3讀用戶的IC卡5，其中讀卡器3連接到用戶當(dāng)前所在會(huì)議室內(nèi)安裝的多功能裝置10。當(dāng)讀卡器3讀取IC卡5中記錄的用戶ID時(shí)，讀卡器將用戶ID發(fā)送給多功能裝置10。多功能裝置10的用戶ID獲取處理單元11按照這種方式獲取從讀卡器3發(fā)送的用戶ID。
下一步，在步驟120中，用戶允許多功能裝置10利用掃描儀功能掃描文檔。
在步驟130中，屬性信息產(chǎn)生處理單元12向信息管理服務(wù)器30發(fā)送一個(gè)信息獲取請(qǐng)求，該信息獲取請(qǐng)求包括多功能裝置10中保存的掃描儀ID和用戶ID。
當(dāng)發(fā)送信息獲取請(qǐng)求時(shí)，信息管理服務(wù)器30中的信息管理單元32通過將用戶ID用作關(guān)鍵字搜索數(shù)據(jù)庫31中登記的用戶信息，以找到用戶所參加的會(huì)議的ID。信息管理單元獲取會(huì)議ID指定的會(huì)議名稱。這個(gè)單元還通過將掃描儀ID用作關(guān)鍵字，搜索掃描儀信息，以找到多功能裝置10的安裝地點(diǎn)信息。信息管理單元32將通過這種方式獲取的信息返回給多功能裝置10。因?yàn)槎喙δ苎b置10的安裝地點(diǎn)由信息管理服務(wù)器30管理，因此用戶的當(dāng)前位置可以通過從多功能裝置10發(fā)送的用戶ID來更新。
當(dāng)響應(yīng)于該請(qǐng)求從信息管理服務(wù)器30發(fā)送信息時(shí)，多功能裝置10中的屬性信息產(chǎn)生處理單元12產(chǎn)生用戶信息，例如用戶ID和會(huì)議；和文檔掃描信息，例如掃描儀ID、安裝地點(diǎn)信息、以及掃描日期信息。在這個(gè)實(shí)例中，因?yàn)楂@取了信息管理服務(wù)器30保存的現(xiàn)有信息，因此用戶不需要進(jìn)行輸入操作來設(shè)置屬性信息。不用說，可以允許用戶輸入，以及任意屬性信息可以以可選的方式包括在自動(dòng)收集的屬性信息中。請(qǐng)注意，當(dāng)在每個(gè)多功能裝置10中設(shè)置多功能裝置10的信息(比如與文檔讀取有關(guān)的掃描儀安裝地點(diǎn)信息)時(shí)，可以使用內(nèi)部信息。因此，不必從信息管理服務(wù)器30獲取這些信息。
另外，由于在這個(gè)實(shí)施例中掃描的紙件包括用于會(huì)議的數(shù)據(jù)等等，因此指定哪個(gè)會(huì)議要使用該掃描文檔是很方便的。作為指定會(huì)議的一個(gè)實(shí)例方法，屬性信息產(chǎn)生處理單元12可以在多功能裝置10的液晶顯示板上列出和顯示從信息管理服務(wù)器30發(fā)送的用戶參加的一個(gè)或者多個(gè)會(huì)議的名稱，從而使用戶能夠從顯示的清單上選擇會(huì)議名稱。可替換地，在信息管理單元32中，從會(huì)議信息中登記的會(huì)議狀態(tài)和用戶ID指定的用戶當(dāng)前位置，指定用戶正在參加或者剛剛參加的會(huì)議，并且只有指定的會(huì)議被發(fā)送給多功能裝置10。在這種方式下，可以將掃描文檔與多功能裝置10中的會(huì)議相關(guān)聯(lián)。這樣，可以唯一地指定掃描文檔和使用這些文檔的會(huì)議。由屬性信息產(chǎn)生處理單元12包括在屬性信息內(nèi)的“會(huì)議”只是按照這種方式指定的會(huì)議的一個(gè)實(shí)例。
在步驟140中，登記信息處理單元13將屬性信息產(chǎn)生處理單元12在步驟130中產(chǎn)生的屬性信息添加到步驟120中讀取的掃描文檔，以產(chǎn)生登記信息。這些信息被發(fā)送給掃描文檔管理服務(wù)器40。請(qǐng)注意，步驟120和130的執(zhí)行順序不限于上面所說明的順序?？梢栽趫?zhí)行步驟140之前按照相反的順序，或者同時(shí)，或者并行執(zhí)行它們。
掃描文檔管理服務(wù)器40中的掃描文檔信息管理單元42將從多功能裝置10發(fā)送來的文檔登記信息登記到掃描文檔信息存儲(chǔ)單元41中。圖5顯示了掃描文檔信息存儲(chǔ)單元41中登記的掃描文檔信息的數(shù)據(jù)的一個(gè)實(shí)例構(gòu)成。在圖5中，“文檔ID”是指定掃描文檔的文檔識(shí)別信息。在這個(gè)實(shí)施例中，設(shè)置掃描文檔的存儲(chǔ)位置信息，并且登記為文檔ID?！皰呙璧攸c(diǎn)”、“掃描日期”、“會(huì)議”和“所有人”都與這個(gè)文檔ID相關(guān)聯(lián)，并且為每一項(xiàng)登記信息登記它們。“掃描”地點(diǎn)指定文檔是在哪里掃描的，以及設(shè)置多功能裝置10的安裝地點(diǎn)信息。對(duì)于“所有人”，設(shè)置用戶ID。
如上所述，在這個(gè)實(shí)施例中的文檔掃描處理中，可以響應(yīng)于讀卡器3的讀取操作和文檔，將屬性信息自動(dòng)地添加到掃描文檔中。接下來，將參考圖6所示的流程圖，說明這個(gè)實(shí)施例中的掃描文檔獲取處理。當(dāng)不是文檔所有人的用戶(文檔讀取者)從讀取文檔的地點(diǎn)以外的地點(diǎn)獲取掃描文檔時(shí)進(jìn)行該處理。
在步驟210中，不是文檔所有人的用戶看到多功能裝置10里的文檔讀取操作已經(jīng)完成，并且允許讀卡器4讀取這個(gè)用戶的IC卡6，以便獲取該文檔。該讀卡器與安裝在用戶當(dāng)前所在會(huì)議室內(nèi)的信息終端裝置20連接。在讀取記錄在IC卡6中的用戶ID之后，讀卡器4將用戶的ID發(fā)送給信息終端裝置20。信息終端裝置20的用戶ID獲取處理單元21按照這種方式獲取從讀卡器4發(fā)送的用戶ID。
在步驟220中，請(qǐng)求信息產(chǎn)生處理單元22將包括獲取的用戶ID的信息獲取請(qǐng)求發(fā)送給信息管理服務(wù)器30。
當(dāng)發(fā)送信息獲取請(qǐng)求時(shí)，信息管理服務(wù)器30中的信息管理單元32搜索登記在數(shù)據(jù)庫31中的用戶信息，將用戶ID用作關(guān)鍵字，找到用戶參加的會(huì)議的ID。獲取會(huì)議ID指定的會(huì)議的名稱，并且將獲取的信息返回給信息終端裝置20。請(qǐng)注意因?yàn)榘惭b信息終端裝置20的地點(diǎn)可以存儲(chǔ)在信息管理服務(wù)器30中，所以用戶的當(dāng)前位置可以利用從信息終端裝置20發(fā)送的用戶ID來更新。
當(dāng)響應(yīng)于該請(qǐng)求從信息管理服務(wù)器30發(fā)送信息時(shí)，信息終端裝置20中的請(qǐng)求信息產(chǎn)生處理單元22參考該信息中包括的會(huì)議只指定一個(gè)會(huì)議。這樣做是為了指定用戶當(dāng)前所在的會(huì)議室要召開什么樣的會(huì)議，換句話說，指定用戶應(yīng)該參加的會(huì)議。此外，當(dāng)指定會(huì)議時(shí)，可以指定要從信息管理服務(wù)器30獲取的掃描文檔。在這里，當(dāng)用戶只參加一個(gè)會(huì)議時(shí)，就能夠唯一地指定該會(huì)議。另一方面，當(dāng)該用戶要參加多個(gè)會(huì)議時(shí)，請(qǐng)求信息產(chǎn)生處理單元22在信息終端裝置20的顯示器上列出并顯示多個(gè)會(huì)議名稱，以便該用戶能夠從這個(gè)清單中選擇一個(gè)名稱。顯示會(huì)議名稱的用戶接口可以用現(xiàn)有技術(shù)構(gòu)成。即使用戶不選擇信息，也可以參考該會(huì)議信息確定在哪個(gè)會(huì)議室正在召開什么會(huì)議。但是，有可能用戶要參加的多個(gè)會(huì)議正在同時(shí)召開，并且用戶參加這些會(huì)議中的一個(gè)會(huì)議。因此，在這個(gè)實(shí)施例中，允許用戶選擇會(huì)議，以考慮所有形勢(shì)。請(qǐng)注意，在文檔所有人只登記了一個(gè)掃描文檔在掃描文檔管理服務(wù)器40的情況下，可以僅僅通過用戶ID就能指定掃描文檔，并且文檔所有人提取掃描文檔。
隨后，請(qǐng)求信息產(chǎn)生處理單元22將包括指定會(huì)議的信息獲取請(qǐng)求發(fā)送給信息管理服務(wù)器30。
當(dāng)發(fā)送信息獲取請(qǐng)求時(shí)，信息管理服務(wù)器30中的信息管理單元32將會(huì)議名稱作為關(guān)鍵詞，搜索數(shù)據(jù)庫31中登記的會(huì)議信息，并且提取參加該會(huì)議的用戶的ID和會(huì)議地點(diǎn)信息，將該數(shù)據(jù)發(fā)送給信息終端裝置20。
信息終端裝置20中的請(qǐng)求信息產(chǎn)生處理單元22利用信息管理服務(wù)器30響應(yīng)于該請(qǐng)求發(fā)送的信息，獲取屬性信息，用于從掃描文檔管理服務(wù)器40中登記的掃描文檔里尋找對(duì)應(yīng)的掃描文檔。圖7顯示了由信息終端裝置20獲取的信息的一個(gè)實(shí)例構(gòu)成。通過上述處理，獲取了用戶要參加的會(huì)議的召開地點(diǎn)信息、能夠從信息終端裝置20獲取的用來設(shè)置當(dāng)前時(shí)間的文檔獲取請(qǐng)求日期、會(huì)議名稱、以及參加這一會(huì)議的用戶。請(qǐng)求信息產(chǎn)生處理單元22從輸入的用戶ID產(chǎn)生包括圖7所示屬性信息的文檔獲取請(qǐng)求信息。
在步驟230中，文檔選擇處理單元23按照如下方式指定要從掃描文檔管理服務(wù)器40中存儲(chǔ)的掃描文檔里獲取的掃描文檔。下面將說明指定文檔要考慮的方面。
首先，在這個(gè)實(shí)例中，文檔所有人以外的用戶能夠獲取文檔。因此，例如，存在這種需要，那就是不僅僅文檔所有人“u1”，而且文檔所有人u1所參加會(huì)議主體“m1”和“m2”的其它成員被允許獲取文檔所有人“u1”的掃描文檔。同樣，會(huì)議的“會(huì)議地點(diǎn)”(掃描文檔的獲取地點(diǎn))不必與文檔讀取地點(diǎn)相匹配。另一方面，因?yàn)闀?huì)議信息是使用掃描文檔的一個(gè)主題，所以包括在“u1”的用戶信息里的“會(huì)議”與獲取這該文檔的用戶的相應(yīng)信息必須相符。至于日期，當(dāng)“掃描日期”接近使用日期時(shí)，該文檔更有可能將被使用。因此，“地點(diǎn)”、“會(huì)議名稱”、“成員”和請(qǐng)求信息日期的組合可以確定所選擇的文檔。因此，在這個(gè)實(shí)施例中，可以按照以下方式來指定要獲取的掃描文檔。
假設(shè)在掃描文檔的屬性中，“地點(diǎn)”的集合是P，“日期”的集合是T，“會(huì)議”的集合是M，參加這一會(huì)議的“用戶”的集合是U；p∈P，t∈T，m∈M，并且u∈U。對(duì)于單個(gè)掃描文檔，提取四項(xiàng)<p，t，m，u>構(gòu)成的集合的屬性。類似地，假設(shè)用戶子集的集合是S，并且s∈S，信息終端裝置20提取四項(xiàng)<p，t，m，s>的集合的屬性。在這里，假設(shè)掃描文檔的屬性是<p1，t1，m1，u1>，信息終端裝置20的屬性是<p2，t2，m2，s2>。此外，按照如下方式定義兩個(gè)函數(shù)δ和inδ(x，y)＝0或者1，其中如果x＝y(tǒng)，這個(gè)函數(shù)就等于0，否則它就等于1；in(u，s)＝0或者1，其中如果u∈s，這個(gè)函數(shù)就等于0，否則它就等于1。
此外，按照如下方式定義掃描文檔的距離ff(<p1，t1，m1，u1>，<p2，t2，m2，s2>)＝a*δ(p1，p2)+b*|t1-t2|+c*δ(m1，m2)+d*in(u1，s2)
其中a、b、c和d是用戶可以任意設(shè)置的加權(quán)系數(shù)。在這個(gè)實(shí)施例中，對(duì)于距離函數(shù)f，分別計(jì)算信息終端裝置20保存的屬性值<p2，t2，m2，s2>與存儲(chǔ)在掃描文檔管理服務(wù)器40中對(duì)應(yīng)的掃描文檔的屬性值<p1，t1，m1，u1>之間的距離。假設(shè)計(jì)算結(jié)果產(chǎn)生較小值的掃描文檔是這次將要獲取的掃描文檔。也就是說，計(jì)算的距離f是表示由信息終端裝置20保存的屬性信息與掃描文檔管理服務(wù)器40中存儲(chǔ)的每個(gè)掃描文檔的屬性信息之間關(guān)系的一個(gè)函數(shù)值。較小的值表示相關(guān)性越高(關(guān)系更密)。也就是說，該文檔對(duì)應(yīng)于這次需要的掃描文檔的可能性更高。
在這里將說明每一項(xiàng)。首先，在掃描文檔的距離函數(shù)f中，當(dāng)文檔獲取地點(diǎn)與文檔掃描地點(diǎn)相同時(shí)，關(guān)于“地點(diǎn)”的第一項(xiàng)a*δ(p1，p2)等于0。當(dāng)?shù)攸c(diǎn)不同時(shí)，第一項(xiàng)等于1。該地點(diǎn)是利用地理位置信息計(jì)算出來的，比如經(jīng)度、緯度和高度信息，或者是唯一地用于某個(gè)地點(diǎn)(比如特定的會(huì)議室，或者是某個(gè)建筑物的樓層)的名稱(字符串)。在這種情況下，文檔的掃描地點(diǎn)不必與提取地點(diǎn)相同，并且不需要過重地加權(quán)這個(gè)地點(diǎn)對(duì)屬性的依賴性。也就是說，將系數(shù)a設(shè)置成一個(gè)小值。在這個(gè)實(shí)施例中，采用了函數(shù)δ，但是也可以采用其它函數(shù)，比如產(chǎn)生正比于地點(diǎn)之間距離的一個(gè)數(shù)字值的函數(shù)。
關(guān)于“日期”的第二項(xiàng)b*|t1-t2|是依賴于從掃描文檔文之后所經(jīng)過時(shí)間的一項(xiàng)。例如，如果u1掃描會(huì)議m的數(shù)據(jù)，在會(huì)議剛剛結(jié)束以后的14:00掃描完，則掃描文檔被立即使用，這一項(xiàng)就等于一個(gè)小值。當(dāng)該信息的實(shí)時(shí)特性被看得比較重要時(shí)，就可以給系數(shù)b設(shè)置一個(gè)較大的數(shù)值。
當(dāng)文檔所有人所參加的會(huì)議與獲取文檔的用戶所參加的會(huì)議相同時(shí)，關(guān)于“會(huì)議”的第三項(xiàng)c*δ(m1，m2)等于0。當(dāng)他們參加的會(huì)議不同時(shí)，第三項(xiàng)等于1。在這種情況下，由于已經(jīng)預(yù)先假設(shè)掃描文檔是特定會(huì)議的會(huì)議數(shù)據(jù)，因此需要“會(huì)議”相同。于是，將系數(shù)c設(shè)置成一個(gè)明顯較大的數(shù)值。
關(guān)于“用戶”的第四項(xiàng)d*in(u1，u2)是取決于會(huì)議成員的一項(xiàng)。為信息終端裝置20保存的“用戶”的屬性值s2設(shè)置了一個(gè)或者多個(gè)會(huì)議成員。在這種情況下，因?yàn)轭A(yù)先假定了掃描文檔是特定會(huì)議的會(huì)議數(shù)據(jù)，因此只允許這一會(huì)議的成員訪問這些數(shù)據(jù)。于是，給系數(shù)d設(shè)置一個(gè)非常大的數(shù)值。
文檔選擇處理單元23計(jì)算每個(gè)掃描文檔的距離f，將信息終端裝置20所具有的屬性<p2，t2，m2，s2>與上述掃描文檔管理服務(wù)器40中存儲(chǔ)的掃描文檔屬性<p1，t1，m1，u1>進(jìn)行比較。此外，按照距離增大的順序在信息終端裝置20上列出和顯示掃描文檔。具體地說，在計(jì)算距離f期間，在顯示屏上顯示出從掃描文檔管理服務(wù)器40中提取出來的每個(gè)掃描文檔的屬性信息。因?yàn)槲臋n是按照上面所描述的距離f增大的順序顯示的，用戶將要獲取的掃描文檔通常必定接近該清單的頂部，以便用戶能夠很容易地找到將要獲取的掃描文檔。因?yàn)槲臋n選擇處理單元23允許用戶按照這種方式來選擇掃描文檔，所以能夠指定用戶所獲取的掃描文檔。
在步驟240中，掃描文檔獲取處理單元24從掃描文檔管理服務(wù)器40獲取對(duì)應(yīng)于指定掃描文檔的屬性信息的掃描文檔。在這種方式下，用戶就能夠?qū)⒛繕?biāo)掃描文檔下載到信息終端裝置20中。
在以上說明中，掃描文檔被給出優(yōu)先級(jí)，列出，并顯示出來，從而使用戶能夠選擇目標(biāo)文檔。但是，考慮到安全因素，可能會(huì)有這種情況，即最好不顯示所有掃描文檔作為選擇對(duì)象。因此，例如，可以給距離f設(shè)置一個(gè)閾值，并且不能從這個(gè)清單內(nèi)選擇或者在清單上不顯示距離超出這個(gè)閾值的掃描文檔。例如，當(dāng)在距離函數(shù)f中，超出該閾值的值被預(yù)先設(shè)置為對(duì)于用戶“u”的系數(shù)d時(shí)，甚至用戶“u”不能得到存在的掃描文檔。按照這種方式，僅僅通過改變距離函數(shù)f中的加權(quán)系數(shù)就能夠很容易地調(diào)整安全程度。雖然前面在距離函數(shù)f的說明中已經(jīng)說明用戶能夠任意設(shè)置加權(quán)系數(shù)a～d，但是可以按照安全性來限定加權(quán)系數(shù)的可設(shè)置范圍。
除此以外，雖然在這個(gè)實(shí)施例中，在文檔獲取請(qǐng)求信息中包括用戶信息、地點(diǎn)信息等等四項(xiàng)屬性信息，但是沒有必要總是將這四項(xiàng)屬性信息組合在一起，而是只要合適就可以結(jié)合使用這些信息。例如，如上所述，當(dāng)同一個(gè)用戶在一個(gè)地點(diǎn)使用文檔時(shí)，可以只使用用戶ID。
還有，如上所述，根據(jù)這個(gè)實(shí)施例，響應(yīng)于用戶的讀卡器4讀取IC卡6的操作，當(dāng)獲取文檔時(shí)，掃描文檔管理系統(tǒng)執(zhí)行該處理。
根據(jù)本發(fā)明的這個(gè)實(shí)施例，可以將文檔數(shù)據(jù)下載到PC 20而不需要多功能裝置10的類型信息和地址信息，不需要驅(qū)動(dòng)軟件，也不需要使用任何保密盒。特別是，在這個(gè)實(shí)施例中，雖然文檔所有人仍然能夠?qū)⑽臋n載入讀取文檔地點(diǎn)處的信息終端裝置20，但是如同上面實(shí)例中描述的一樣，所有人以外的其它用戶也能夠從一個(gè)不同的地點(diǎn)提取目標(biāo)掃描文檔，同樣與上面的實(shí)例中描述的一樣。當(dāng)信息管理服務(wù)器30有效地使用保存的已有信息時(shí)，可以將屬性信息添加到掃描文檔中去，而不需要用戶進(jìn)行操作，比如人工輸入操作。
請(qǐng)注意，雖然在這個(gè)實(shí)施例的實(shí)例中，信息終端裝置20配備了文檔選擇處理單元23來指定信息終端裝置20中的掃描文檔，但是也可以采用這樣的結(jié)構(gòu)，即其中將信息終端裝置20的屬性信息<p2，t2，m2，s2>發(fā)送給掃描文檔管理服務(wù)器40，并且掃描文檔的指定由掃描文檔管理服務(wù)器40來完成。采用這種結(jié)構(gòu)，可以減少將要在信息終端裝置20和掃描文檔管理服務(wù)器40之間傳送的屬性信息的尺寸。還有，不需要在每個(gè)信息終端裝置20處都安裝文檔選擇處理單元23。
在這個(gè)實(shí)施例中，將多功能裝置10中的計(jì)算機(jī)用作文檔掃描計(jì)算機(jī)。掃描文檔的裝置包括安裝在多功能裝置10上的掃描儀，以及與多功能裝置10連接的讀卡器4，但是也可以將一臺(tái)通用PC連接到掃描儀和讀卡器3來構(gòu)成這樣的裝置。類似地，雖然用戶識(shí)別信息讀取單元是由以上實(shí)例中從用戶IC卡5和6中讀取用戶ID的讀卡器3構(gòu)成的，但是也能夠使用多功能裝置10的掃描儀功能來代替。只要合適，用戶識(shí)別信息讀取單元的構(gòu)成可以按照用戶ID的記錄介質(zhì)來改變。這不僅僅適用于文檔掃描裝置，也適用于信息終端裝置20等等。
除此以外，雖然描述這個(gè)實(shí)施例的時(shí)候利用了這樣的實(shí)例，其中掃描文檔管理系統(tǒng)被應(yīng)用于電子會(huì)議系統(tǒng)，但是本發(fā)明不限于用于電子會(huì)議，而是能夠用于處理掃描、數(shù)字文檔的任何系統(tǒng)。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，由請(qǐng)求信息發(fā)送單元發(fā)送的請(qǐng)求信息可以包括請(qǐng)求獲取文檔的用戶所屬組的信息。
根據(jù)本發(fā)明的再一個(gè)方面，由請(qǐng)求信息發(fā)送單元發(fā)送的請(qǐng)求信息還可以包括請(qǐng)求獲取文檔的用戶正在使用的計(jì)算機(jī)的地點(diǎn)的信息。
根據(jù)本發(fā)明又一個(gè)方面，當(dāng)用戶屬于多個(gè)組的時(shí)候，請(qǐng)求信息產(chǎn)生單元可以將組的信息顯示在屏幕上，允許用戶選擇一個(gè)組。
根據(jù)本發(fā)明的另一個(gè)方面，文檔選擇處理單元可以根據(jù)請(qǐng)求信息中包括的信息與文檔數(shù)據(jù)屬性信息之間的差別，給與請(qǐng)求登記文檔的用戶相關(guān)的文檔數(shù)據(jù)設(shè)置優(yōu)先級(jí)，并且將設(shè)置的優(yōu)先級(jí)顯示給用戶，以及允許用戶能夠選擇要得到的文檔數(shù)據(jù)。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，文檔輸入單元可以包括在安裝于多功能裝置上的計(jì)算機(jī)內(nèi)，并且用掃描儀功能來實(shí)現(xiàn)。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，這一系統(tǒng)可以是電子會(huì)議系統(tǒng)。
根據(jù)本發(fā)明的再一方面，當(dāng)發(fā)出指示輸入文檔的用戶屬于多個(gè)組的時(shí)候，屬性信息產(chǎn)生單元可以顯示組信息，并且允許用戶選擇一個(gè)組，以及屬性信息產(chǎn)生單元產(chǎn)生的屬性信息包括所選組的信息。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，存儲(chǔ)的用戶信息可以包括用戶參加的會(huì)議的信息，會(huì)議成員信息，會(huì)議地點(diǎn)信息以及會(huì)議日程信息。
本申請(qǐng)根據(jù)35 USC 119要求日本專利申請(qǐng)2005-130993的優(yōu)先權(quán)，在這里將該日本專利申請(qǐng)的全部內(nèi)容引入作為參考。
權(quán)利要求
1.一種文檔管理系統(tǒng)，包括信息管理單元，用于存儲(chǔ)關(guān)于用戶的信息；文檔輸入單元，用于根據(jù)來自用戶的指示輸入文檔；第一識(shí)別信息獲取單元，用于獲取指示輸入所述文檔的所述用戶的識(shí)別信息；屬性信息產(chǎn)生單元，用于產(chǎn)生所述輸入文檔的屬性信息，所述屬性信息包括所述獲取的用戶識(shí)別信息和所述存儲(chǔ)的用戶信息中的至少一個(gè)；文檔登記單元，用于登記所述產(chǎn)生的屬性信息和輸入的文檔數(shù)據(jù)；第二識(shí)別信息獲取單元，用于獲取請(qǐng)求登記的文檔的用戶的識(shí)別信息；請(qǐng)求信息發(fā)送單元，用于發(fā)送請(qǐng)求信息，所述請(qǐng)求信息包括所述獲取的用戶識(shí)別信息和存儲(chǔ)在所述信息管理單元中的用戶信息中的至少一個(gè)；和文檔提供單元，用于根據(jù)所述請(qǐng)求信息和所述文檔數(shù)據(jù)的所述屬性信息，提供與所述用戶相關(guān)的文檔數(shù)據(jù)。
2.如權(quán)利要求1所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，由所述請(qǐng)求信息發(fā)送單元發(fā)送的所述請(qǐng)求信息包括請(qǐng)求所述文檔的所述用戶所屬的組的信息。
3.如權(quán)利要求1所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，由所述請(qǐng)求信息發(fā)送單元發(fā)送的所述請(qǐng)求信息包括請(qǐng)求所述文檔的所述用戶正在使用的計(jì)算機(jī)的地點(diǎn)的信息。
4.如權(quán)利要求2所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，當(dāng)所述用戶屬于多個(gè)組時(shí)，所述請(qǐng)求信息產(chǎn)生單元在屏幕上顯示組信息，并且允許所述用戶選擇一個(gè)組。
5.如權(quán)利要求1所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，所述文檔提供單元根據(jù)在所述請(qǐng)求信息中包括的信息與所述文檔數(shù)據(jù)的屬性信息之間的差別，設(shè)置與請(qǐng)求登記的文檔的用戶相關(guān)的所述文檔數(shù)據(jù)的優(yōu)先級(jí)，以及將所述設(shè)置的優(yōu)先級(jí)顯示給所述用戶，以允許所述用戶選擇將要獲得的文檔數(shù)據(jù)。
6.如權(quán)利要求5所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，所述文檔輸入單元包括在安裝在多功能裝置上的計(jì)算機(jī)中，并且是由掃描儀功能實(shí)現(xiàn)的。
7.如權(quán)利要求6所述的文檔管理系統(tǒng)，它是一個(gè)電子會(huì)議系統(tǒng)。
8.一種文檔管理方法，包括存儲(chǔ)關(guān)于用戶的信息；根據(jù)來自用戶的指示輸入文檔；獲取指示輸入所述文檔的所述用戶的識(shí)別信息；產(chǎn)生所述輸入文檔的屬性信息，所述屬性信息包括所述獲取的用戶識(shí)別信息和所述存儲(chǔ)的用戶信息中的至少一個(gè)；登記所述產(chǎn)生的屬性信息和輸入的文檔數(shù)據(jù)；獲取請(qǐng)求登記的文檔的用戶的識(shí)別信息；發(fā)送請(qǐng)求信息，所述請(qǐng)求信息包括所述獲取的用戶識(shí)別信息和存儲(chǔ)在所述信息管理單元中的用戶信息中的至少一個(gè)；和根據(jù)所述請(qǐng)求信息和所述文檔數(shù)據(jù)的所述屬性信息，提供與所述用戶相關(guān)的文檔數(shù)據(jù)。
9.一種讀取文檔管理方法，包括存儲(chǔ)關(guān)于用戶的信息；根據(jù)來自用戶的指示輸入文檔；獲取指示輸入所述文檔的所述用戶的識(shí)別信息；產(chǎn)生所述輸入文檔的屬性信息，所述屬性信息包括所述獲取的用戶識(shí)別信息和所述存儲(chǔ)的用戶信息中的至少一個(gè)；登記所述產(chǎn)生的屬性信息和輸入的文檔數(shù)據(jù)；獲取請(qǐng)求登記的文檔的用戶的識(shí)別信息；發(fā)送請(qǐng)求信息，所述請(qǐng)求信息包括所述獲取的用戶識(shí)別信息和存儲(chǔ)在所述信息管理單元中的用戶信息中的至少一個(gè)；和根據(jù)所述請(qǐng)求信息和所述文檔數(shù)據(jù)的所述屬性信息，提供與所述用戶相關(guān)的文檔數(shù)據(jù)。
10.一種計(jì)算機(jī)可讀存儲(chǔ)介質(zhì)，該存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)有可由計(jì)算機(jī)執(zhí)行來實(shí)現(xiàn)文檔管理服務(wù)器功能的指令程序，所述功能包括存儲(chǔ)關(guān)于用戶的信息；根據(jù)來自用戶的指示輸入文檔；獲取指示輸入所述文檔的所述用戶的識(shí)別信息；產(chǎn)生所述輸入文檔的屬性信息，所述屬性信息包括所述獲取的用戶識(shí)別信息和所述存儲(chǔ)的用戶信息中的至少一個(gè)；登記所述產(chǎn)生的屬性信息和輸入的文檔數(shù)據(jù)；獲取請(qǐng)求登記的文檔的用戶的識(shí)別信息；發(fā)送請(qǐng)求信息，所述請(qǐng)求信息包括所述獲取的用戶識(shí)別信息和存儲(chǔ)在所述信息管理單元中的用戶信息中的至少一個(gè)；和根據(jù)所述請(qǐng)求信息和所述文檔數(shù)據(jù)的所述屬性信息，提供與所述用戶相關(guān)的文檔數(shù)據(jù)。
11.如權(quán)利要求1所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，當(dāng)指示輸入文檔的所述用戶屬于多個(gè)組時(shí)，所述屬性信息產(chǎn)生單元顯示組信息，并且允許所述用戶選擇一個(gè)組，以及由所述屬性信息產(chǎn)生單元產(chǎn)生的所述屬性信息包括所述選擇的組的信息。
12.一種文檔管理系統(tǒng)，包括文檔輸入單元，用于隨同指示輸入的用戶的信息一起輸入文檔；文檔存儲(chǔ)單元，用于存儲(chǔ)所述輸入的文檔和所述用戶信息；文檔請(qǐng)求單元，用于利用請(qǐng)求用戶的信息，請(qǐng)求與所述請(qǐng)求用戶相關(guān)的存儲(chǔ)的文檔；和文檔提供單元，用于根據(jù)所述存儲(chǔ)的用戶信息和所述請(qǐng)求用戶的信息，將與所述請(qǐng)求用戶相關(guān)的所述文檔提供給所述請(qǐng)求用戶。
13.如權(quán)利要求12所述的文檔管理系統(tǒng)，其中，所述存儲(chǔ)的用戶信息包括用戶參加的會(huì)議、會(huì)議成員、會(huì)議地點(diǎn)和會(huì)議日程的信息。
14.一種文檔管理服務(wù)器，包括文檔存儲(chǔ)單元，用于存儲(chǔ)文檔數(shù)據(jù)和輸入所述文檔數(shù)據(jù)的用戶的信息；和文檔提供單元，用于從用戶接收對(duì)于與請(qǐng)求用戶相關(guān)的存儲(chǔ)文檔的請(qǐng)求，以及根據(jù)所述存儲(chǔ)的用戶信息和所述請(qǐng)求用戶的信息，將與所述請(qǐng)求用戶相關(guān)的文檔提供給所述請(qǐng)求用戶。
全文摘要
本發(fā)明公開了一種多功能裝置，它發(fā)送包括由讀卡機(jī)從IC卡讀取的用戶ID的獲取請(qǐng)求，以從信息管理服務(wù)器獲取用于識(shí)別用戶所屬會(huì)議的數(shù)據(jù)；自動(dòng)產(chǎn)生屬性信息，屬性信息包括掃描儀ID、執(zhí)行掃描的時(shí)間和地點(diǎn)；以及將這些信息添加到掃描文檔，以將這些信息登記在掃描文檔管理服務(wù)器中。本發(fā)明也公開了一種信息終端裝置，它發(fā)送包括由讀卡機(jī)從IC卡讀取的用戶ID的獲取請(qǐng)求，以從信息管理服務(wù)器獲取例如用戶參加的會(huì)議、會(huì)議成員和會(huì)議地點(diǎn)的信息。此外，將獲取的信息與登記在掃描文檔管理服務(wù)器中的每個(gè)掃描文檔的屬性信息進(jìn)行比較，以選擇將要下載到信息終端裝置的掃描文檔。
文檔編號(hào)H04N1/00GK1855978SQ20051013695
公開日2006年11月1日 申請(qǐng)日期2005年12月15日 優(yōu)先權(quán)日2005年4月28日
發(fā)明者堀切和典, 稻垣政富, 渡邊美樹, 田丸惠理子, 阿部仁 申請(qǐng)人:富士施樂株式會(huì)社