專利名稱：信息處理裝置及信息處理裝置的控制方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及能夠發(fā)送電子郵件(在下文中也稱為郵件)的信息處理裝置。
背景技術(shù)：
近年來，使用了通過多功能機等掃描原稿、并將所掃描的原稿的圖像數(shù)據(jù)從多功能機等發(fā)送到客戶端的紙質(zhì)原稿數(shù)字化機構(gòu)。當在該機構(gòu)中從多功能機向客戶端發(fā)送圖像數(shù)據(jù)時，通常使用FTP (文件傳輸協(xié)議)或者SMB (服務器信息塊)。另外，當使用FTP時，需要設立用于各客戶端的FTP服務器，由此需要大量維護。此外，當使用SMB時，需要建立針對各終端的共享文件夾。因此，存在由于協(xié)作安全策略不能使用SMB的情況。為了解決這類問題，存在如日本專利特開2005-210187號公報中描述的通過使用郵件來發(fā)送圖像數(shù)據(jù)的機構(gòu)。然而，在日本專利特開2005-210187號公報中描述的通過使用郵件來發(fā)送圖像數(shù)據(jù)的機構(gòu)中，可能會對郵件服務器造成過多壓力。通常，多功能機一般具有大容量存儲器。因此，代替發(fā)送附加有圖像數(shù)據(jù)的郵件的機構(gòu)，希望這樣一種機構(gòu)，其預先將掃描后的圖像數(shù)據(jù)存儲在多功能機自身中、然后響應于來自客戶端的用戶訪問從多功能機發(fā)送該圖像數(shù)據(jù)，以使得客戶端的用戶能夠獲得該圖像數(shù)據(jù)。在這種情況下，可想而知，借助郵件最先向用戶通知圖像數(shù)據(jù)已經(jīng)存儲在多功能機中的事實。然而，當已登錄到多功能機并已掃描了原稿的用戶與希望實際獲得圖像數(shù)據(jù)的用戶不同時，存在借助郵件向無法登錄到多功能機的用戶發(fā)送這種通知的可能性。這樣， 例如當通過郵件被通知的用戶希望從客戶端訪問所通知的多功能機以獲得圖像數(shù)據(jù)時，存在由于相關(guān)用戶無法登錄到多功能機因而無法獲得圖像數(shù)據(jù)的可能性。這是因為驗證服務器控制用戶能夠登錄的多功能機，以使得避免用戶能夠隨機登錄到各種多功能機。尤其是，由于例如在大公司中一般在各層設立多個多功能機，因此用戶能夠登錄的多功能機可以被限制于在相關(guān)用戶工作的層(作為共享層)上設立的多功能機。因此，本發(fā)明的目的在于提供一種基于電子郵件的發(fā)送目的地信息來轉(zhuǎn)換是發(fā)送附加有電子文件的電子郵件還是描述有用于下載電子文件的鏈接信息的電子郵件的機構(gòu)。

發(fā)明內(nèi)容
為了實現(xiàn)上述目的，本發(fā)明的特征在于一種能夠發(fā)送電子郵件的信息處理裝置， 所述信息處理裝置包括發(fā)送目的地獲得單元，其被構(gòu)造為獲得所述電子郵件的發(fā)送目的地信息；判斷單元，其被構(gòu)造為基于所述發(fā)送目的地獲得單元獲得的所述發(fā)送目的地信息， 判斷是將電子文件附加到所述電子郵件還是在所述電子郵件中描述用于下載所述電子文件的鏈接信息；以及發(fā)送單元，其被構(gòu)造為基于所述判斷單元的判斷的結(jié)果，發(fā)送附加有所述電子文件的所述電子郵件、或者描述有用于下載所述電子文件的所述鏈接信息的所述電子郵件。
根據(jù)以下參照附圖對示例性實施例的描述，本發(fā)明的其他特征將變得清楚。


圖1是例示圖像處理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)的示例的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖。圖2是例示可應用于驗證服務器200、郵件服務器100和客戶端400的信息處理裝置的硬件構(gòu)成的框圖。圖3是例示多功能機300的硬件構(gòu)成的示例的框圖。圖4是例示多功能機300的模塊構(gòu)成的框圖。圖5是多功能機300的功能框圖。圖6是郵件服務器100和客戶端400的功能框圖。圖7是例示要被存儲在驗證服務器200中的用戶信息表的示例的圖。圖8是例示郵件發(fā)送畫面的圖。圖9是例示添加有郵件地址的郵件發(fā)送畫面的圖。圖10是例示目的地添加畫面的圖。圖11是例示地址簿畫面的圖。圖12是例示用以向目的地添加多個郵件地址的郵件發(fā)送畫面的圖。圖13是例示發(fā)送完成畫面的圖。圖14是針對多功能機300的登錄處理的流程圖。圖15是針對多功能機300的目的地添加處理的流程圖。圖16是作為多功能機300的主體功能的郵件發(fā)送處理的流程圖。圖17是針對多功能機300的郵件發(fā)送模塊的郵件發(fā)送處理的流程圖。圖18是當多功能機300的郵件發(fā)送模塊發(fā)送鏈接郵件時要進行的密碼郵件發(fā)送處理的流程圖。圖19是鏈接郵件標記處理的流程圖。圖20是當生成下載指令時要進行的下載處理的流程圖。圖21是例示附件郵件的圖。這里，應當注意，在說明書和附圖中，附件郵件是指附加有圖像文件的郵件。圖22是例示鏈接郵件的圖。圖23是例示包括密碼的文本的示例的圖。圖M是例示下載輸入畫面的圖。圖25是例示存儲在HDD (硬盤驅(qū)動器)304中的電子數(shù)據(jù)的圖。圖沈是例示目的地詳細信息的示例的圖。圖27是根據(jù)另一實施例的作為多功能機300的主體功能的郵件發(fā)送處理的流程圖。圖觀是根據(jù)另一實施例的鏈接郵件標記處理的流程圖。圖四是例示指示能夠訪問多功能機的用戶的用戶表的圖。圖30是根據(jù)又一實施例的鏈接郵件標記處理的流程圖。圖31是例示顯示鏈接郵件或附件郵件能夠被設置到的目的地列表的郵件發(fā)送畫面的圖。
具體實施例方式
在下文中，參照附圖詳細描述本發(fā)明的示例性實施例。圖1是例示根據(jù)本發(fā)明的客戶端400(外部裝置)、驗證服務器200以及多功能機300(信息處理裝置)可應用于的圖像處理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)的示例的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖。在該系統(tǒng)中，單個或多個客戶端400、驗證服務器200及單個或多個多功能機300通過LAN(局域網(wǎng))600(網(wǎng)絡)可通信地彼此連接。多功能機300具有用于掃描紙質(zhì)原稿并且基于掃描的紙質(zhì)原稿生成圖像文件的功能(掃描功能)，以及用于向用戶指定的目的地發(fā)送附加有圖像文件的郵件的功能(郵件發(fā)送功能)。驗證服務器200保持用戶信息表(定義文件)，在該用戶信息表上存儲有圖7所示的卡ID 601以及與該卡ID綁定的用戶信息(用戶名602、郵件地址603以及設備限制信息 604(即指示可使用的多功能機300的IP(互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議)地址))。驗證服務器200通過參照用戶信息表來搜索與從多功能機300發(fā)送的卡ID對應的用戶信息，并且當該用戶信息存在時將相關(guān)用戶信息的用戶名602和郵件地址603以及響應標記(驗證成功)返回給多功能機300。在這種情況下，通過TCP/IP (傳輸控制協(xié)議/互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議)通信等獲得多功能機的IP地址，然后判斷用戶是否能夠使用發(fā)送了卡ID的多功能機。當IP地址一致并且由此判斷多功能機可用時，用戶名602和郵件地址603被發(fā)送到多功能機300。另一方面，當IP 地址不一致并且由此判斷多功能機不可用時，響應標記(指示驗證失敗的信息)被發(fā)送到多功能機300。另外，作為設備限制信息604，除了多功能機300的IP地址外，還可以存儲分段信息。在這種情況下，用戶能夠登錄到與被存儲作為設備限制信息604的分段相對應的多功能機300。另外，在存儲多功能機300的IP地址的情況下，能夠存儲多個IP地址。另外，盡管未例示，但是能夠?qū)⒂脩舻卿浀娇蛻舳?00的域時的IP地址預先存儲到用戶信息表，當在多功能機處的登錄處理成功時將所存儲的IP地址發(fā)送給多功能機 300，將多功能機300接收到的IP地址與多功能機300自身保持的IP地址比較，并且當比較的IP地址屬于相同分段時發(fā)送鏈接郵件。也即，除了后述的基于“From”和“To”的判斷之外，還能夠基于客戶端400以及用戶使用的多功能機300的IP地址來判斷是發(fā)送鏈接郵件還是發(fā)送附件郵件。具有一般SMTP (簡單郵件傳輸協(xié)議，Simple Mail Transfer Protocol)的功能的郵件服務器100接收從多功能機300發(fā)送的郵件，然后將接收到的郵件傳輸?shù)街付ǖ泥]件地址的客戶端400。在客戶端400中已安裝的郵件客戶能夠接收從郵件服務器傳輸?shù)泥]件。在下文中，將參照圖2描述圖2所示的可應用于驗證服務器200、郵件服務器100 和客戶端400的信息處理裝置的硬件構(gòu)成。也就是說，圖2是例示可應用于圖1所示的驗證服務器200、郵件服務器100和客戶端400的信息處理裝置的硬件構(gòu)成的框圖。在圖2中，CPU(中央處理單元)201用于總體控制連接到系統(tǒng)總線204的各個設備及控制器。另外，用作CPU 201的控制程序的BIOS (基本輸入/輸出系統(tǒng))和OS (操作系統(tǒng))以及實現(xiàn)各服務器或PS(個人計算機)的功能所需的后述各種程序，被存儲在ROM(只讀存儲器)202或外部存儲器211中。
RAM(隨機存取存儲器)203用作CPU 201的主存儲器、工作區(qū)等。也就是說，CPU 201通過將進行處理所需的程序等從ROM 202或外部存儲器211加載到RAM 203、然后執(zhí)行所加載的程序，來實現(xiàn)各種操作。輸入控制器205控制來自KB (鍵盤)209、未示出的諸如鼠標的點擊設備等的輸入。 視頻控制器206控制在諸如CRT(陰極射線管)210的顯示器上的顯示。這里，盡管在圖2 中將CRT 210例示為顯示器，但是當然也可以使用諸如液晶顯示器等的其他顯示器作為顯示器，并且管理員根據(jù)需要來選擇和使用這些顯示器。存儲器控制器207控制對外部存儲器211的訪問，外部存儲器諸如為用于存儲引導程序、各種應用、字體數(shù)據(jù)、用戶文件、編輯文件、各種數(shù)據(jù)等的HD(硬盤)、FD(軟盤)、通過適配器連接至PCMCIA (個人計算機存儲卡國際協(xié)會，Personal Computer Memory Card International Association)卡槽的壓縮閃存(CompactFlash )存儲器等。用于通過網(wǎng)絡(例如，圖1所示的LAN 600)與外部設備連接/通信的通信I/F (接口)控制器208，進行網(wǎng)絡上的通信控制處理。例如，在本實施例中能夠進行TCP/IP通信寸。另外，CPU 201對例如RAM 203中的顯示信息區(qū)域進行輪廓字體擴展(光柵化)處理，由此CRT 210上的顯示變得可能。另外，CPU 201使得能夠利用CRT 210上的鼠標光標 (未示出)等進行用戶指示。后述的用于實現(xiàn)本發(fā)明的各種程序已被記錄在外部存儲器211中，并且所記錄的程序根據(jù)需要被加載到RAM 203中。這樣，所加載的程序通過CPU 201來執(zhí)行。另外，當執(zhí)行上述程序時使用的定義文件、各種信息表等已經(jīng)被存儲在外部存儲器211中。在任意情況下，稍后將詳細描述這些文件和表。接著，將參照圖3來描述圖1所示的多功能機300的硬件構(gòu)成。圖3是例示圖1所示的多功能機300的硬件構(gòu)成的示例的框圖。在圖3中，控制器單元316連接至用作圖像輸入設備的掃描器單元314以及用作圖像輸出設備的打印機單元312，并且還連接至LAN(例如，圖1所示的LAN 600)和WAN(廣域網(wǎng))(例如，PSTN(公共交換電話網(wǎng))、ISDN(綜合服務數(shù)字網(wǎng))等)，由此控制器單元316 輸入和輸出圖像數(shù)據(jù)及設備信息。在控制器單元316中，CPU 301用作總體控制系統(tǒng)的處理器。RAM302用作CPU 301 進行操作而使用的系統(tǒng)工作存儲器、用作用于記錄各種程序的程序存儲器、并且還用作用于臨時存儲各種圖像數(shù)據(jù)的圖像存儲器。ROM 303中存儲用于系統(tǒng)的引導程序及各種控制程序等，HDD(硬盤驅(qū)動器)304中存儲用于控制系統(tǒng)的各種程序及各種圖像數(shù)據(jù)等。操作單元I/F 307用作操作單元(鍵盤)308的接口單元。另外，操作單元I/F 307 將從操作單元308輸入的鍵信息(例如，開始按鈕的按下)傳送到CPU 301。連接至諸如LAN 600的網(wǎng)絡的網(wǎng)絡I/F 305輸入和輸出各種數(shù)據(jù)。連接至諸如 WAN的公共網(wǎng)絡的調(diào)制解調(diào)器306輸入和輸出傳真發(fā)送數(shù)據(jù)、傳真接收數(shù)據(jù)等。外部I/F 318用作用于接受借助USB(通用串行總線)、IEEE 1394(電子電氣工程師協(xié)會 1394)、打印機端口、RS-232C (建議標準 232C，Recommended Standard 232C)等發(fā)送的外部輸入的接口單元。在本實施例中，驗證所需的用于讀取便攜式終端的IC卡(存儲介質(zhì))的卡讀取器319連接至外部I/F 318。CPU 301對卡讀取器319通過外部I/F 318進行的從便攜式終端的IC卡的信息讀取進行控制，由此能夠獲得從便攜式終端的IC卡讀取的信息。上述設備設置在系統(tǒng)總線309上。圖像總線I/F 320是用于將系統(tǒng)總線309連接至用于以高速傳輸圖像數(shù)據(jù)的圖像總線315、并由此轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的總線橋。圖像總線 315 由 PCI (外部部件互聯(lián)，Peripheral Component hterconnect)總線或IEEE 1394總線構(gòu)成。這里，以下設備設置在圖像總線315上。RIP (光柵圖像處理器)310將諸如PDL代碼等的矢量數(shù)據(jù)提取為位像。打印機I/F 311將打印機單元312與控制器單元316相互連接，由此進行圖像數(shù)據(jù)的同步/異步轉(zhuǎn)換。掃描器I/F 313將掃描器單元314與控制器單元316相互連接，由此進行圖像數(shù)據(jù)的同步/異步轉(zhuǎn)換。圖像處理單元317對輸入圖像數(shù)據(jù)進行校正、處理和編輯，并且進行打印機校正、 分辨率轉(zhuǎn)換等以打印輸出圖像數(shù)據(jù)。此外，圖像處理單元317根據(jù)JPEG(聯(lián)合圖像專家組)格式對多值圖像數(shù)據(jù)進行圖像數(shù)據(jù)旋轉(zhuǎn)、壓縮和提取處理，并且根據(jù)JBIG(聯(lián)合二值圖像專家組)、MMR(改進的二維壓縮編碼，Modified Modified READ (Relative Element Address Designate))或MH(改進霍夫曼，Modified Huffman)格式對二值圖像數(shù)據(jù)進行壓縮和提取處理。掃描器單元314通過照射紙質(zhì)原稿上的圖像、然后利用CXD(電荷耦合器件)行傳感器對其掃描，來將紙質(zhì)原稿上的圖像轉(zhuǎn)換成作為光柵圖像數(shù)據(jù)的電信號。在紙質(zhì)原稿被放置在原稿給送器的托盤上之后，當從操作單元308發(fā)出用戶的讀取開始指令時，CPU 301 指示掃描器單元314使原稿給送器逐一給送并讀取紙質(zhì)原稿。然后，形成在通過掃描器單元314的讀取中獲得的圖像數(shù)據(jù)的文件，并且這種文件數(shù)據(jù)被存儲在HDD 304中，或者作為郵件附件文件通過網(wǎng)絡I/F 305被發(fā)送給郵件服務器100。打印機單元312是用于按照利用感光鼓、感光帶等的電子照相式方法、通過從微噴嘴陣列排出墨來在紙張上直接打印圖像的噴墨方法等，來將光柵圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成紙張上的圖像的單元。響應于來自CPU 301的指令而開始打印機單元312的這種打印操作。另外， 打印機單元312具有用于使得用戶能夠選擇不同紙張大小和/或不同紙張方向的多個給紙臺(stage)，以及分別對應于所述多個給紙臺的多個紙盒。操作單元308具有IXD (液晶顯示器)單元，在該IXD單元上貼附了觸摸屏薄板以顯示包括各種操作鍵的系統(tǒng)操作畫面、并且通過操作單元I/F 307將表示鍵按下位置的位置信息傳輸給CPU 301。這里，設置在操作單元308上的操作鍵包括例如開始鍵、停止鍵、 ID鍵、重設鍵等。另外，顯示單元的顯示性能根據(jù)多功能機的類型而不同。本發(fā)明針對可以通過觸摸屏操作的多功能機，即簡單配備有用以顯示字符串(打印狀態(tài)、正在打印的文檔的名稱等)的液晶畫面的打印機。這里，使用操作單元308上的開始鍵來開始原稿圖像的讀取操作。由綠色和紅色 LED構(gòu)成的兩個LED (發(fā)光二極管)設置在開始鍵的中央，以根據(jù)其顏色來指示開始鍵是否處于可用狀態(tài)。使用操作單元308上的停止鍵來停止正在進行的操作，使用操作單元308 上的ID鍵來輸入用戶的用戶ID，并且使用重設鍵來從操作單元初始化設置。
在CPU 301的控制下，卡讀取器319讀取存儲在便攜式終端中設置的IC卡上的信息(卡ID等)，并且通過外部I/F 318向CPU 301通知所讀取的信息。通過上述構(gòu)成，多功能機300能夠?qū)膾呙杵鲉卧?14讀取的圖像數(shù)據(jù)發(fā)送到LAN 600，并且還能夠通過打印機單元312打印輸出從LAN 600接收的打印數(shù)據(jù)。另外，多功能機300能夠通過調(diào)制解調(diào)器306向WAN傳真發(fā)送從掃描器單元314 讀取的圖像數(shù)據(jù)，并且還能夠通過打印機單元312輸出從WAN傳真接收到的圖像數(shù)據(jù)。接著，將參照圖4來描述圖像處理系統(tǒng)的處理概況，圖4為例示多功能機300的模塊構(gòu)成的框圖。另外，應當注意，各模塊及平臺的功能由CPU 301來執(zhí)行。多功能機300具有諸如操作系統(tǒng)等的平臺，并且該平臺具有掃描功能和郵件發(fā)送功能作為多功能機300的主體功能。另外，該平臺具有分別在平臺上操作的驗證模塊和郵件發(fā)送模塊。應當注意，驗證模塊和郵件發(fā)送模塊是能夠任意安裝在多功能機300中的程序(軟件)。掃描功能是通過掃描器單元314讀取原稿上的圖像，并基于所讀取的圖像來生成圖像文件。所生成的圖像文件通過郵件發(fā)送功能被附加到郵件，并且通過本地主機連接傳輸?shù)洁]件發(fā)送模塊。另外，通過郵件發(fā)送功能來設置發(fā)送目的地(To)和發(fā)送源(From)的地址，并且生成附加有圖像文件的郵件。這里，當用戶登錄到多功能機300時從驗證服務器 200接收的用戶郵件地址，被設置給發(fā)送源(From)。郵件發(fā)送模塊打開SMTP端口中的第25個端口，并且通過該SMTP端口接收(獲得)由郵件發(fā)送功能輸出的郵件。另外，郵件發(fā)送模塊通過將發(fā)送目的地(To)的地址與所獲得的郵件的發(fā)送源(From)相互比較，來判斷是發(fā)送鏈接郵件還是發(fā)送附件郵件。更具體地說，當發(fā)送源(From)與發(fā)送目的地(To)相互一致時，即當?shù)卿浀蕉喙δ軝C300的用戶的郵件地址被設置給發(fā)送源(From)和發(fā)送目的地(To) 二者時，用戶可以通過訪問多功能機 300來獲得圖像文件。因此，附加到郵件的圖像文件被獲得并存儲在HDD 304中。然后，用于下載圖像文件的鏈接郵件被生成并發(fā)送到郵件服務器100。在這種情況下，發(fā)送目的地 (To)的地址與發(fā)送源(From)的地址相同。另一方面，當發(fā)送源(From)與發(fā)送目的地(To) 相互不一致時，即當?shù)卿浀蕉喙δ軝C300的用戶的郵件地址被設置給發(fā)送源(From)并且與登錄到多功能機300的用戶的郵件地址不同的郵件地址被設置給發(fā)送目的地(To)時，存在郵件地址已經(jīng)被設置給發(fā)送目的地(To)的用戶不能訪問多功能機300以獲得圖像文件的情況。因此，從郵件發(fā)送功能獲得的郵件在附加有圖像文件的情況下被發(fā)送到郵件服務器 100。另外，除了本地主機連接外，在郵件從具有不同于多功能機300的IP地址的IP地址的外部終端被發(fā)送到郵件發(fā)送模塊的情況下，進行控制以不接收相關(guān)郵件。郵件服務器100從多功能機300接收鏈接郵件或附件郵件，并將所接收的郵件發(fā)送到客戶端400?？蛻舳?00接收鏈接郵件或附件郵件。當接收到鏈接郵件時，通過使用郵件中描述的鏈接信息來下載存儲在多功能機300中的圖像文件。另外，當下載圖像文件時，例如， 根據(jù)指定郵件中描述的鏈接信息的用戶操作來開始下載，并且將圖像文件從多功能機300 下載到客戶端400。接著，將參照圖5和圖6來描述根據(jù)本實施例的各終端的功能。這里，圖5和圖6
9是用于描述各種終端和裝置的功能的框圖。圖5是多功能機300的功能框圖。這里，通過CPU 301來進行所例示的各個功能。驗證功能331通過安裝在多功能機300上的卡讀取器319來讀取登錄用戶的卡 ID，將包括卡ID的驗證請求包發(fā)送給驗證服務器200的用戶信息響應功能(未示出)，獲得通過驗證服務器200的用戶信息響應功能返回的響應包中的響應標記，當響應標記指示驗證失敗時向用戶顯示指示驗證失敗的消息，并且結(jié)束處理。另一方面，當響應標記指示驗證成功時，驗證功能獲得響應包中的用戶信息(例如，圖7所示的用戶名602和郵件地址 603)，并生成包括作為用戶信息的用戶名602和郵件地址603的登錄信息。由于通過平臺來管理登錄信息，因此多功能機的主體功能以及在平臺上操作的模塊能夠參照登錄信息。另外，當生成登錄信息時，將指示登錄的信息通知給郵件發(fā)送模塊。掃描功能332通過利用掃描器單元314掃描紙質(zhì)原稿來生成圖像文件。這里，掃描功能332具有圖8、圖9、圖10、圖11、圖12和圖13所示的目的地設置畫面，由此在這些畫面上設置郵件發(fā)送目的地信息及針對各發(fā)送目的地的詳細附加信息。另外，所獲得的圖像文件被一次存儲在HDD中。郵件發(fā)送功能333將存儲在HDD中的圖像文件附加到針對由掃描功能332設置的各發(fā)送目的地信息(郵件地址)的郵件，并將所獲得的郵件發(fā)送到郵件發(fā)送模塊的郵件接收功能334。另外，盡管郵件發(fā)送功能333利用郵件發(fā)送模塊指定服務器主機名稱作為SMTP 服務器，并將附件郵件發(fā)送到本地主機連接中的SMTP端口的第25端口，但是郵件發(fā)送功能 333也可以通過網(wǎng)絡(LAN)將附件郵件發(fā)送到郵件發(fā)送模塊。具有通常SMTP服務器功能的郵件接收功能334接收從郵件發(fā)送功能333發(fā)送的郵件。另外，郵件發(fā)送模塊開啟SMTP端口的第25端口以接收郵件，并通過相關(guān)SMTP端口實際接收郵件。郵件發(fā)送功能335通過使用SMTP命令，將由郵件接收功能334接收的附件郵件發(fā)送到郵件服務器100的郵件接收功能111。郵件類型判別功能336在郵件通過郵件發(fā)送功能335發(fā)送時，根據(jù)發(fā)送源(From) 和發(fā)送目的地(To)的地址來判斷是發(fā)送附件郵件還是發(fā)送鏈接郵件。更具體地說，當發(fā)送源(From)和發(fā)送目的地(To)相互一致時，生成鏈接郵件，并且所生成的鏈接郵件通過郵件發(fā)送功能335發(fā)送。另一方面，當發(fā)送源(From)和發(fā)送目的地(To)相互不一致時，通過郵件發(fā)送功能335發(fā)送由郵件接收功能334接收的附件郵件。下載功能337響應于來自客戶端400的請求，發(fā)送要在客戶端上顯示的圖M的下載畫面。當密碼一致時，下載功能337將從客戶端400請求的圖像文件發(fā)送到客戶端400。 另外，當發(fā)送圖像文件時，從鏈接信息中包含的文件夾路徑來參照INI文件2503(圖25所示的信息文件)，獲得圖像文件，并將獲得的圖像文件發(fā)送到請求了下載的客戶端400。圖6是郵件服務器100和客戶端400的功能框圖。這里，通過郵件服務器100的 CPU 201來執(zhí)行郵件服務器100的功能，并且通過客戶端400的CPU 201來執(zhí)行客戶端400 的功能。首先將描述郵件服務器100的功能。具有通常SMTP服務器功能的郵件接收功能 111接收從多功能機300的郵件發(fā)送功能335發(fā)送的郵件。具有通常SMTP服務器功能的郵件傳輸功能112，將由郵件接收功能111接收的郵件傳輸給與發(fā)送目的地的郵件地址對應的客戶端400的郵件接收功能411。接著，將描述客戶端400的功能。郵件接收功能411是能夠接收從郵件服務器100 (SMTP服務器)傳輸?shù)泥]件的郵件客戶軟件的功能。即，郵件接收功能411能夠接收從SMTP服務器發(fā)送的郵件，由此獲得附加到所接收郵件的圖像文件。接著，將參照圖7來描述存儲在驗證服務器200中的用戶信息表。存儲在驗證服務器200的外部存儲器211中的用戶信息表，可以通過諸如定義文件、數(shù)據(jù)庫等的各種形式來實現(xiàn)。在本實施例中，將該信息被保持作為以逗號定界的定義文件。如圖7所示，用戶信息表以逗號定界的方式包括卡ID 601、用戶名602、郵件地址 603和客戶IP地址(設備限制信息)604。卡ID 601是對于各卡唯一的信息。例如，產(chǎn)品序列號等通過IC卡等呈現(xiàn)為卡ID 601。用戶名602是用于表示驗證用戶名(用戶ID)的信息，郵件地址603是用于表示驗證用戶(即多功能機300的用戶)的郵件地址的信息。設備限制信息604是用于指定對應于用戶名602的用戶能夠使用(登錄)的多功能機的信息。更具體地說，多功能機300的一個或多個IP地址被存儲作為設備限制信息。在使得用戶能夠登錄到全部多功能機300的情況下，“空”值被存儲作為設備限制信息。另外，如上所述，表示用戶能夠登錄的多功能機 300的區(qū)域的分段信息，可以被存儲作為設備限制信息。接著，將參照圖7至圖13來描述分別表示根據(jù)本實施例的詳細處理的圖14、圖 15、圖16、圖17、圖18和圖19所示的流程圖。這里，圖8至圖13分別例示了在多功能機 300上設置的操作單元308的顯示器所要顯示的畫面的示例。首先，將參照圖14來描述多功能機300的登錄處理。這里，應當注意，步驟S1401、 S1402、S1404、S1405和S1406中的各個處理通過多功能機300的CPU 301來執(zhí)行，步驟 S1403中的處理通過驗證服務器200的CPU 201來執(zhí)行。在步驟S1401中，當通過多功能機300上安裝的卡讀取器319刷卡時，多功能機 300的驗證功能331接受來自卡讀取器319的卡ID的輸入。盡管在本實施例中利用卡ID 進行驗證，但是還能夠接受除卡ID以外的登錄用戶信息(包括用戶名和密碼)的輸入，并基于所接受的登錄用戶信息來進行驗證。換言之，接受能夠判別用戶的諸如卡ID等的用戶判別信息的輸入。在步驟S1402中，生成包括驗證請求標記以及驗證功能331獲得的卡ID的用戶驗證請求包，以用于用戶驗證，并且將所生成的包發(fā)送到驗證服務器200。在步驟S1403中，通過驗證服務器200的用戶信息響應功能來接收從多功能機300 發(fā)送的驗證請求包，并且從所接收的驗證請求包獲得卡ID。然后，通過使用所獲得的卡ID 作為密鑰來在用戶信息表(圖7)中搜索相應用戶，獲得均在圖7中示出的用戶名602和郵件地址603，生成包括用戶名602和郵件地址603的驗證響應包，并將所生成的驗證響應包發(fā)送到多功能機300。另外，當能夠搜索到用戶時，發(fā)送包括表示驗證成功的響應標記的驗證響應包。另一方面，當不能夠搜索到用戶時，發(fā)送包括表示驗證失敗的響應標記的驗證響應包。另外，當多功能機與設備限制信息一致時，發(fā)送包括表示驗證成功的響應標記的驗證響應包。另一方面，當多功能機與設備限制信息不一致時，發(fā)送包括表示驗證失敗的響應標記的驗證響應包。
在步驟S1404中，從驗證服務器200接收驗證響應包，并且通過驗證功能331從所接收的包中獲得表示用戶名和郵件地址的用戶信息。然后，基于所獲得的用戶信息生成登錄信息，并將生成的登錄信息設置給由平臺管理的登錄上下文(login context) 0在步驟S1405中，從平臺向掃描功能332通知登錄成功。另外，在本實施例中，由于基于郵件發(fā)送目的地信息來判斷是發(fā)送鏈接郵件還是發(fā)送附件郵件，因此不向郵件發(fā)送模塊通知登錄成功。然而，當然也可以向郵件發(fā)送模塊通知登錄成功。在步驟S1406中，登錄信息中的用戶名和郵件地址通過掃描功能332獲得并存儲在RAM 302中(即，獲得用戶的郵件地址)。另外，盡管在本實施例中通過使用驗證服務器200進行驗證，但是也可以在多功能機300內(nèi)提供驗證服務器的功能，由此在多功能機300中進行驗證處理。在這種情況下， 圖7所示的用戶信息表被存儲在多功能機300的HDD 304中，從而驗證模塊通過參照所存儲的用戶信息表來進行驗證處理。接著，將參照圖15來描述用于多功能機300中的郵件發(fā)送的目的地添加處理。這里，應當注意，步驟 S1501、S1502、S1503、S1504、S1505、S1506、S1507、S1508、S1509、S1510、 S1511及S1512中的各個處理通過多功能機300的CPU 301來執(zhí)行。在步驟S1501中，通過卡ID的輸入或用戶名和密碼的輸入而進行的驗證成功，并且用戶登錄到多功能機300。然后，如圖8所示的郵件發(fā)送畫面通過掃描功能332被顯示在多功能機300的顯示單元上。這里，圖8所示的郵件發(fā)送畫面包括用于顯示RAM 302中存儲的用戶名的用戶名顯示部801、用于添加目的地的目的地添加按鈕802、用于顯示所添加的目的地的目的地列表803以及用于發(fā)送郵件的發(fā)送按鈕804。在步驟S1502中，存儲在RAM 302中的用戶名通過掃描功能332被顯示在郵件發(fā)送畫面的用戶名顯示部801中。在步驟S1503中，通過掃描功能332生成要用于存儲郵件發(fā)送目的地的空白列表并存儲(保持)在RAM 302中。在步驟S1504中，將RAM 302中存儲的登錄用戶的郵件地址，存儲作為在步驟 S1503中通過掃描功能332生成的空白地址列表中的主地址。更具體地說，在沒有用戶目的地添加指令的情況下，郵件地址在RAM 302中被存儲作為目的地詳細信息(圖沈)。關(guān)于這一點，將“全部數(shù)據(jù)”作為附件文件信息保持在目的地詳細信息中。添加(設置)有登錄用戶的郵件地址的畫面的示例如圖9所示。另外，在本實施例中，登錄用戶的郵件地址被自動添加到地址中。然而，還可以在圖9所示的畫面上提供“用于將用戶本身添加到地址的添加按鈕”，并且當該按鈕被用戶按下時將登錄用戶的郵件地址添加到目的地中。在步驟S1505中，檢測目的地添加按鈕802的按下。當添加多個目的地時(當按下目的地添加按鈕802時)，針對各目的地重復進行步驟S1506至S1512中的處理。又及， 當沒有添加多個目的地時(當沒有按下目的地添加按鈕802但是按下發(fā)送按鈕804時)，省略步驟S1506、S1507、S1508、S1509、S1510、S1511及S1512中的處理，并進行圖16所示的處理。在步驟S1506中，在檢測到按下目的地添加按鈕802后，通過掃描功能332顯示圖 10所示的目的地添加畫面。
在步驟S1507中，判斷用戶是否按下地址簿參照按鈕1001以添加目的地。當判斷按下地址簿參照按鈕1001時，處理進行到步驟S1509。另一方面，當判斷沒有按下地址簿參照按鈕1001但是指定了地址輸入部1002時，處理進行到步驟S1508。在步驟S1508中，通過掃描功能332接受根據(jù)用戶操作指定的地址(半角字母數(shù)字字符)的輸入。更具體地說，根據(jù)用戶的指定來接受在多功能機300的顯示單元的觸摸屏上輸入并顯示的地址的字符串。在步驟S1509中，響應于地址簿參照按鈕1001的按下，通過掃描功能332來顯示圖11所示的地址簿畫面。這里，要在地址簿畫面上顯示的目的地名稱和郵件地址，作為地址簿文件已經(jīng)被預先存儲在多功能機300的HDD 304中。盡管在本實施例中，要在地址簿畫面上顯示的目的地名稱和郵件地址已經(jīng)被預先存儲作為地址簿文件，但是也可以將地址簿的信息預先存儲在諸如驗證服務器200等的外部服務器中，并且周期性地從諸如驗證服務器200等的外部服務器下載信息。作為選擇，能夠在按下地址簿參照按鈕1001時從外部服務器接收目的地名稱和郵件地址。在步驟S1510中，根據(jù)用戶指令來選擇通過掃描功能332添加的目的地的地址。在參照地址簿的情況下，當在圖11所示的地址簿畫面上選擇多個目的地時，能夠一次添加多個目的地。在步驟S1511中，通過掃描功能332檢測到通過用戶操作按下了添加按鈕1101，并且處理進行到步驟S1512。在步驟S1512中，通過掃描功能332在郵件發(fā)送畫面上顯示在步驟S1508中接受的郵件地址或者在步驟S1510中選擇的目的地(目的地名稱和郵件地址)。在圖12中例示了添加有目的地的郵件發(fā)送畫面的示例。另外，當指定了圖10所示的“主”切換按鈕1003 時，將“主/次(main/sub)”設置為“主”。在默認狀態(tài)下，“主”切換按鈕1003不被選中，并且設置“次”。另外，目的地已被存儲在RAM 302中。接著，將參照圖16來描述由被提供作為多功能機300的主體功能的郵件發(fā)送功能 333進行的郵件發(fā)送處理。這里，應當注意，步驟S1601、S1602、S1603和S1604中的各個處理通過多功能機300的CPU 301來進行。在步驟S1601中，通過掃描功能332來檢測發(fā)送按鈕804是否被按下。當檢測到發(fā)送按鈕804被按下時，將步驟S1602中的處理重復進行與要掃描的原稿的頁數(shù)相對應的次數(shù)。在步驟S1602中，通過掃描功能332來掃描原稿(原稿讀取)并生成圖像文件。在步驟S1603中，通過掃描功能332來獲得掃描的全部頁的掃描圖像，以生成作為一個文件的圖像文件。生成新郵件，并且通過郵件發(fā)送功能333來將步驟S1406中獲得的登錄用戶的郵件地址設置作為郵件的發(fā)送源(From)(發(fā)送源設置)。另外，存儲在RAM 302 中的“主”郵件地址被獲得作為郵件的目的地，并且所獲得的郵件地址被設置為發(fā)送目的地 (To)(發(fā)送目的地設置)。另外，存儲在RAM 302中的“次”郵件地址被獲得，并且所獲得的郵件地址被設置為發(fā)送目的地(Ce)(發(fā)送目的地設置)。另外，存儲在HDD 304中的圖像文件被附加到郵件。在步驟S1604中，設置發(fā)送源和發(fā)送目的地，并且通過郵件發(fā)送功能333 將附件郵件通過本地主機連接發(fā)送(輸出)給發(fā)送模塊。當發(fā)送完成時，顯示圖13所示的發(fā)送完成畫面。另外，通過管理員任意指定的文檔以及預先設置的文檔被插入到郵件正文。
另外，當生成新郵件時，任意確定郵件地址的設置以及電子數(shù)據(jù)的附加的設置的順序。接著，將參照圖17來描述多功能機300的郵件發(fā)送模塊的郵件發(fā)送處理。這里， 應當注意，通過多功能機300的CPU 301來進行步驟S1701、S1702、S1703、S1704、S1705、 S1706、S1707、S1708、S1709、S1710、S1711 及 S1712 中的各個處理。在步驟S1701中，利用郵件接收功能334通過SMTP端口從郵件發(fā)送功能333接收附件郵件(電子郵件獲得)。即，該步驟中的處理為獲得電子郵件的處理，在該電子郵件中， 登錄用戶的郵件地址被設置為發(fā)送源(例如From)、提供有圖像文件的用戶的郵件地址被設置為發(fā)送目的地(例如To)、并且該圖像文件被附加到該電子郵件。在步驟S1702中，通過郵件接收功能334獲得在郵件發(fā)送模塊中預先設置的附件文件的最大容量的值(大小獲得)。這里，應當注意，可以由管理員任意改變附件文件的最大容量的值。在步驟S1703中，通過郵件接收功能334來判斷在步驟S1701中接收到的附件郵件的附件文件大小(圖像文件大小)是否超出在步驟S1702中獲得的附件文件的最大容量的值(大小)(大小判斷)。當判斷出附件文件大小超出最大容量的值(大小)時，處理進行到步驟S1704，以將圖像文件(而非附加了圖像文件的郵件)存儲在多功能機300中， 并發(fā)送其中描述有用于下載所存儲的圖像文件的鏈接信息的鏈接郵件。另一方面，當判斷出附件文件大小未超出最大容量的值(大小)(小于)時，處理進行到步驟S1713以將圖像文件附加到郵件并發(fā)送所獲得的郵件。另外，當判斷出附件文件大小超出最大容量的值 (大小)時，可以視為附件文件大小等于或大于該最大容量的值的情況，并且當判斷出附件文件大小未超出最大容量的值(大小)時，可以視為附件文件低于該最大容量的值的情況。 即，可以判斷出附件文件大小是否超出預定值(預定大小)。另外，即使當附件文件(圖像文件)的大小未超出最大容量的值時，出于減少附件郵件的發(fā)送的目的，也能夠在郵件發(fā)送模塊的設置中將最大容量的值(大小)設置為“空” 值、“9999999”等等，使得即使在大小為小的情況下處理也進行到步驟S1704。在步驟S1704中，將從步驟S1705至S1712的處理重復進行與在通過郵件接收功能334接收到的附件郵件中設置的目的地的數(shù)量相對應的次數(shù)。在步驟S1705中，通過郵件類型判別功能336、從在步驟S1701中接收到的附件郵件的郵件頭信息中獲得目的地列表。另外，所獲得的目的地被保持在RAM 302中。然后，從保持在RAM 302中的目的地列表逐一獲得目的地。在步驟S1706中，通過郵件類型判別功能336來判斷是將郵件作為鏈接郵件發(fā)送還是將郵件作為附件郵件發(fā)送。這里，將判斷結(jié)果(即鏈接郵件標記為“開(ON)”或“關(guān) (OFF)”)與保持在RAM 302上的目的地列表中的各目的地相關(guān)聯(lián)，然后進行管理。另外，將參照圖19所示的流程圖來描述步驟S1706中的處理的詳情。在步驟S1707中，通過郵件類型判別功能336來生成要發(fā)送的郵件正文。更具體地說，郵件正文包括圖21所示的注釋2101，以及圖22所示的注釋2201和2202。另外，對 “發(fā)送用戶”描述從在步驟S1701中接收到的附件郵件的發(fā)送源“From”獲得的郵件地址，并且對“目的地”描述從在步驟S1701中接收到的附件郵件的發(fā)送目的地“To”或“Ce”獲得的郵件地址。
在步驟S1708中，通過郵件類型判別功能336來判斷在步驟S1706中確定的鏈接郵件標記是“ON”還是“OFF”。當判斷出鏈接郵件標記是“ON”時，處理進行到步驟S1710以發(fā)送鏈接郵件。另一方面，當判斷出鏈接郵件標記為“OFF”時，處理進行到步驟S1709以發(fā)送附件郵件。在步驟S1709中，通過郵件類型判別功能336，生成新郵件，將在步驟S1701中接收到的附件郵件的附件文件(即圖像文件)附加到所生成的新郵件中，將在步驟S1707中生成的郵件正文插入到新郵件中，將在步驟S1701中接收到的附件郵件的發(fā)送源“From”的郵件地址設置為新郵件的發(fā)送源“From”，并將在步驟S1705中獲得的發(fā)送目的地信息(郵件地址)設置為新郵件的發(fā)送目的地“To”。另外，對主題設置任意的字符串。另外，盡管在本實施例中生成了新郵件，但是也可以編輯在步驟S1701中接收到的附件郵件，以改變郵件正文和/或目的地。即，該步驟中的處理為當發(fā)送源和發(fā)送目的地的郵件地址不一致時發(fā)送附加了圖像文件的郵件的處理。在步驟S1710中，通過郵件類型判別功能336來獲得附加到步驟S1701中接收的附件郵件的圖像文件，并且將所獲得的圖像文件存儲在多功能機300的HDD 304中(存儲)。當圖像文件被存儲在HDD 304中時，創(chuàng)建新文件夾2502，并將圖像文件存儲在所創(chuàng)建的新文件夾2502中，如圖25所示。即，該步驟中的處理為當發(fā)送源和發(fā)送目的地的郵件地址相一致時將附加到郵件的圖像文件存儲到HDD 304的文件夾以使得客戶端能夠進行下載的處理。然后，生成并存儲其中描述了所存儲圖像文件的文件名的INI文件2503(信息文件)。另外，對INI文件2503描述在后述的步驟S1805中生成的密碼。另外，在經(jīng)過預定時間段后刪除所存儲的圖像文件。在步驟S1711中，通過郵件類型判別功能336，由在步驟S1710中存儲的圖像文件的存儲目的地的文件夾2502的路徑以及多功能機300的IP地址，來生成用于通過訪問多功能機300來下載電子數(shù)據(jù)的鏈接信息2501 (例如URL(統(tǒng)一資源定位符))。另外，例如， 作為鏈接信息2501的文件夾路徑，出于安全原因，可以使用利用文件夾路徑而生成的散列 (hash) ο生成新郵件，在步驟S1707中生成的正文以及在該步驟中生成的鏈接信息被插入到所生成的新郵件中，在步驟S1701中接收的附件郵件的發(fā)送源“From”的郵件地址被設置為新郵件的發(fā)送源“From”，并且在步驟S1705中獲得的發(fā)送目的地的郵件地址被設置為新郵件的發(fā)送目的地“To”。盡管在本實施例中生成了新郵件，但是也可以編輯在步驟S1701 中接收到的附件郵件，以改變郵件正文和/或目的地。在步驟S1712中，通過郵件發(fā)送功能335將在步驟S1709或步驟S1711中生成的郵件發(fā)送到郵件服務器100(第一發(fā)送)。在步驟S1709中生成的郵件的示例如圖21所示， 在步驟S 1811中生成的郵件的示例如圖22所示。在圖21和圖22的各個中，發(fā)送/接收所需的信息被設置為頭部分。即，該步驟中的處理為發(fā)送郵件的處理，在該郵件中描述有包括圖像文件的存儲位置的鏈接信息，以從客戶端(信息處理裝置)下載所保持(存儲)的圖像文件。在步驟S1713中，將在步驟S1701中接收到的附件郵件照原樣(即，在圖像文件被附加到郵件時)發(fā)送(傳輸)到郵件服務器100。另外，與步驟S1709中一樣，還能夠通過
15新創(chuàng)建郵件、設置郵件地址、插入郵件正文、設置主題并將電子數(shù)據(jù)附加到郵件來發(fā)送新附件郵件。接著，將參照圖18來描述當多功能機300的郵件發(fā)送模塊發(fā)送鏈接郵件時要進行的密碼郵件發(fā)送處理。這里，應當注意，通過多功能機300的CPU 301來進行步驟S1801、 S1802、S1803、S1804、S1805、S1806 及 S1807 中的各個處理。在步驟S1801中，獲得在郵件發(fā)送模塊中預先設置的用于設置是否進行密碼發(fā)送的設置信息，并且基于所獲得的設置信息來判斷是否進行密碼發(fā)送。當判斷出要進行密碼發(fā)送時，處理進行到步驟S1802。另一方面，當判斷出不進行密碼發(fā)送時，處理立即結(jié)束。在步驟S1802中，將在步驟S1803至S1807中的處理重復進行與步驟S1704中保持在RAM 302上的目的地的數(shù)量相對應的次數(shù)。更具體地說，在步驟S1803中，通過郵件發(fā)送功能335，從步驟S1704中保持在RAM 302上并且步驟S1706中存儲了鏈接郵件標記的目的地列表中，逐一獲得目的地及鏈接郵件標記。在步驟S1804中，通過郵件發(fā)送功能335判斷所獲得的鏈接郵件標記是“ON”還是 “OFF”。當判斷出鏈接郵件標記為“ON”時，由于鏈接郵件在步驟S1712中已被發(fā)送，因此處理進行到步驟S1805。另一方面，當判斷出鏈接郵件標記為“OFF”時，由于在步驟S1709中生成的附件郵件在步驟S1712中已被發(fā)送，因此跳過步驟S1805至S1807中的處理。在步驟S1805中，通過郵件發(fā)送功能335，基于時間戳等生成用于許可使用鏈接信息來下載圖像文件的密碼(許可信息)作為散列(密碼生成)。在步驟S1806中，通過郵件發(fā)送功能335將密碼存儲在INI文件2503中，從而將步驟S1805中生成的密碼與鏈接信息相互關(guān)聯(lián)。這樣，當使用鏈接信息來請求圖像文件的下載時，指定文件夾2502，由此能夠從存儲在文件夾2502中的INI文件2503獲得密碼。因此，能夠判斷所獲得的密碼與稍后描述的從客戶端400接收的密碼是否一致。在步驟S1807中，通過郵件發(fā)送功能335來創(chuàng)建新郵件，包括在步驟S1805中生成的密碼的消息(圖23中2301)被插入到新郵件的正文，在步驟S1701中接收的附件郵件的發(fā)送源(From)的郵件地址被設置為新郵件的發(fā)送源(From)，并且在步驟S1803中獲得的發(fā)送目的地的郵件地址被設置為新郵件的發(fā)送目的地(To)。然后，將所獲得的新郵件(密碼郵件)發(fā)送給郵件服務器100 (第二發(fā)送)。另外，盡管在本實施例中許可使用密碼來獲得電子數(shù)據(jù)，但是即使不使用密碼，當用戶根據(jù)鏈接信息訪問多功能機300時也能夠向客戶端400請求用戶名和密碼。在這種情況下，通過多功能機300獲得通過用戶操作從客戶端400輸入的用戶名和密碼，并且通過詢問驗證服務器200來判斷用戶是否是能夠登錄的用戶。然后，當通過多功能機判斷出用戶是能夠登錄的用戶時，許可下載圖像文件，并且實際開始下載。接著，將參照圖19來描述步驟S1706中的所謂的鏈接郵件標記處理。這里，應當注意，通過多功能機300的CPU 301來進行步驟S1901、S1902及S1903中的各個處理。在步驟S1901中，從步驟S1701中接收的附件郵件獲得發(fā)送源(From)，由此判斷附件郵件的發(fā)送源(From)的郵件地址與在步驟S1705中獲得的發(fā)送目的地是否一致(S卩，將發(fā)送源的郵件地址與發(fā)送目的地相互比較)。即，該步驟中的處理是判斷是否使發(fā)送目的地處的用戶下載圖像文件的處理。
當判斷出郵件地址一致時，在步驟S1903中將鏈接郵件標記設置為“0N”，并且將所獲得的數(shù)據(jù)與在判斷中使用的郵件地址相關(guān)聯(lián)并存儲在RAM 302中的目的地列表中。另一方面，當判斷出郵件地址不一致時，在步驟S1902中將鏈接郵件標記設置為 “OFF”，并且將所獲得的數(shù)據(jù)與判斷中使用的郵件地址相關(guān)聯(lián)并存儲在RAM 302中的目的地列表中。另外，在本實施例中，在步驟S1901中判斷發(fā)送源和發(fā)送目的地的郵件地址是否一致。然而，也可以在發(fā)送源和發(fā)送目的地的郵件地址的…”(域名)部分一致的情況下，使處理進行到步驟S1903，以發(fā)送鏈接郵件。這是因為在公司成員能夠通過公司內(nèi)網(wǎng)訪問公司內(nèi)設置的每臺多功能機的公司中，需要使得公司成員能夠從公司內(nèi)客戶端來訪問多功能機。這樣，已登錄到多功能機300的用戶能夠確保訪問相關(guān)的多功能機300。因此，能夠發(fā)送鏈接郵件，并且在避免發(fā)送諸如附件郵件的大容量郵件的情況下獲得圖像文件。當發(fā)送目的地是外部用戶或者集團公司(即不是本公司)的用戶時，相關(guān)用戶無法訪問多功能機300。因此，能夠通過不是發(fā)送鏈接郵件而是發(fā)送附加有圖像文件的附件郵件來適當?shù)孬@得圖像文件。即，能夠使能夠訪問多功能機的用戶從多功能機直接下載圖像文件，并且通過發(fā)送附件郵件而使不能訪問多功能機的用戶獲得圖像文件。因此，能夠使用戶能夠確保獲得電子數(shù)據(jù)，同時減少了大容量郵件的發(fā)送。尤其是，除了用于郵件發(fā)送的郵件地址外，用于傳真發(fā)送的傳真號碼等通常也可以登記在多功能機300的地址簿中，并且用戶能夠隨意維護(登記和刪除)地址簿的內(nèi)容。 為此，存在不能訪問多功能機300的用戶的郵件地址已被登記在地址簿中的情況。這里，即使在不能訪問多功能機的用戶的郵件地址以與針對能夠訪問多功能機的用戶的郵件地址的相同方式，被設置為郵件發(fā)送目的地的情況下，也能夠適當?shù)孬@得圖像文件。另外，盡管在本實施例中通過使用郵件地址判斷是發(fā)送鏈接郵件還是發(fā)送附件郵件，但是如上所述，也可以將用戶在客戶端400登錄到域時的IP地址預先存儲到驗證服務器中的用戶信息表(圖7)，當多功能機處的登錄處理成功時將相關(guān)IP地址發(fā)送到多功能機 300，將多功能機300接收的IP地址與多功能機300自身保持的IP地址比較，并當所比較的IP地址屬于相同分段時發(fā)送鏈接郵件。換言之，即使在由于客戶端400和多功能機300 分別屬于不同分段因此客戶端400不能訪問多功能機300以下載圖像文件的環(huán)境下，也能夠獲得附加到郵件的圖像文件。接著，將參照圖20來描述在多功能機300的郵件發(fā)送模塊發(fā)送了郵件以后、當接收到所發(fā)送郵件的用戶指示下載圖像文件時要進行的下載處理。這里，應當注意，通過多功能機 300 的 CPU 301 來進行步驟 S2001、S2002、S2003、S2006、S2010 及 S2011 中的各個處理，并且通過客戶端 400 的 CPU 201 來進行步驟 S2004、S2005、S2007、S2008、S2009、S2012 及S2013中的各個處理。另外，盡管例示了在圖18中的處理之后進行圖20中的處理，但是也可以與郵件發(fā)送處理異步地進行圖20中的處理。也就是說，由于如果郵件已被接收則能夠在任意時間請求下載，因此即使在多功能機300的郵件發(fā)送處理正在被另一用戶執(zhí)行的情況下，當請求下載時，也進行圖20中的處理。在步驟S2001中，根據(jù)在通過客戶端400的郵件接收功能411接收的郵件(鏈接郵件)中描述的鏈接信息(URL)中包含的多功能機的IP地址，將下載請求發(fā)送到已經(jīng)設置了相關(guān)IP地址的多功能機，并且通過多功能機300接收從客戶端400發(fā)送的下載請求(下載請求接收)。然后，通過多功能機300的下載功能337、由當接收下載請求時獲得的鏈接信息(URL)中包含的文件夾路徑，來參照文件夾中保持的INI文件。另外，可以通過對客戶端400上的Web瀏覽器的地址部分的輸入來進行基于鏈接信息的下載請求。在步驟S2002中，通過下載功能337來判斷密碼是否已被存儲在INI文件中。當判斷出密碼已被存儲在INI文件中時，處理進行到步驟S2003。另一方面，當判斷出密碼未被存儲在INI文件中時，處理進行到步驟S2010。在步驟S2003中，由于密碼對于圖像文件是必需的，因此通過下載功能337將圖M 所示的下載輸入畫面發(fā)送到客戶端400。在步驟S2004中，通過客戶端400來接收下載輸入畫面，并且所接收的畫面被顯示在客戶端的CRT 210(顯示單元)上。這時，使用Web瀏覽器來顯示下載輸入畫面。然后， 在下載輸入畫面上接受在步驟S1807中發(fā)送的郵件中包含的密碼的輸入。在步驟S2005中，通過文件接收功能412(圖6)來檢測登錄按鈕MOl (圖24)被按下，并且接受的密碼被發(fā)送到多功能機300。在步驟S2006中，通過下載功能337來判斷從客戶端400接收的密碼是否與INI 文件中存儲的密碼一致。當判斷出所接收的密碼與所存儲的密碼一致時，將下載開始處理通知發(fā)送到客戶端400，并且處理進行到步驟S2008。另一方面，當判斷出所接收的密碼與所存儲的密碼不一致時，錯誤畫面被發(fā)送到客戶端400，并且處理進行到步驟S2007。在步驟S2007中，通過文件接收功能412接收錯誤畫面，顯示所接收的錯誤畫面， 處理結(jié)束。 在步驟S2008中，通過文件接收功能412接收下載開始處理通知，并且顯示用于指示是否開始下載的下載對話框(未例示)。這里，存儲按鈕(未例示)和取消按鈕(未例示)被設置在下載對話框中，當在步驟S2009中按下存儲按鈕時將下載開始通知發(fā)送到多功能機300，并且處理進行到步驟S2010。另一方面，當按下取消按鈕時，處理立即結(jié)束。在步驟S2010中，從客戶端400接收下載開始通知，并且通過下載功能337來獲得存儲在文件夾中的圖像文件(即，存儲在INI文件中的文件名的圖像文件)。在步驟S2011中，通過下載功能337來將所獲得的圖像文件發(fā)送到客戶端400 (圖像文件發(fā)送)。在步驟S2012中，通過文件接收功能412來接收從多功能機300發(fā)送的圖像文件。在步驟S2013中，通過文件接收功能412接收的圖像文件被存儲在預定存儲目的地。這里，可以通過用戶任意指定存儲目的地。如剛剛所描述的，根據(jù)本實施例，基于所獲得郵件的發(fā)送目的地信息來轉(zhuǎn)換是發(fā)送用于從多功能機(信息處理裝置)下載圖像文件的鏈接文件，還是發(fā)送附加有圖像文件的郵件。這樣，例如，即使不能登錄到多功能機的用戶也能夠獲得圖像文件，并且還能夠降低網(wǎng)絡的負荷。尤其是，在本實施例中將郵件發(fā)送目的地地址與郵件發(fā)送源地址相互比較。這樣， 例如通過將圖像文件存儲在多功能機中并通過發(fā)送用于從多功能機下載圖像文件的郵件或者附加有圖像文件的郵件，甚至對于不能登錄到多功能機的用戶來說也能夠容易地獲得圖像文件。另外，通過基于郵件發(fā)送方和郵件接收方來改變圖像文件獲得方法，并且通過使得可訪問多功能機的用戶直接訪問多功能機并獲得圖像文件，能夠減少附件郵件的發(fā)送。盡管如上描述了本實施例，但是還可以采用除上述構(gòu)成以外的構(gòu)成來實現(xiàn)本發(fā)明。在下文中，將詳細描述本發(fā)明的另一實施例。另外，省略對與上述實施例中相同部分的詳細描述，因為這些部分進行與上述實施例中相同的處理。將參照圖27來描述根據(jù)另一實施例的要由被設置作為多功能機300的主體功能的郵件發(fā)送功能333進行的郵件發(fā)送處理。S卩，圖27是根據(jù)本實施例的要由作為多功能機 300的主體功能的郵件發(fā)送功能333進行的郵件發(fā)送處理的流程圖。在任何情況下，由于步驟S1601、S1602和S1604中的各個處理與參照圖16已經(jīng)描述的處理相同，因此這里將省略其描述。這里，應當注意，通過多功能機300的CPU 301來進行步驟S2701、S2702、S2703及S2704中的各個處理。在步驟S2701中，通過掃描功能332來獲得掃描的全部頁的掃描圖像，以生成作為一個文件的圖像文件。然后，通過郵件發(fā)送功能333，生成新郵件，并且將生成的圖像文件附加到所生成的郵件。在步驟S2702中，獲得多功能機300的HDD 304中存儲的多功能機300的管理員的郵件地址(例如，作為預先設置在多功能機中的管理用戶的管理員的“AdminfexxxxO coljp，，)。在步驟S2703中，獲得RAM 302中存儲的“主”郵件地址作為郵件的目的地。在步驟S2704中，將在步驟S2702中獲得的郵件地址設置為新郵件的發(fā)送源 (From)，并且將在步驟S2703中獲得的“主”郵件地址設置為發(fā)送目的地(To)(發(fā)送目的地設置)。另外，當獲得“次”郵件地址作為郵件的目的地時，將所獲得的郵件地址設置為發(fā)送目的地(Cc)0另外，當生成新郵件時，任意地確定郵件地址的設置和電子數(shù)據(jù)的附件的設置的順序。如圖27所示，當多功能機300的管理員的郵件地址被設置為郵件發(fā)送源(From) 時，進行圖28、圖四及圖30所示的后述處理中的任意一者，以判斷是發(fā)送鏈接郵件還是發(fā)送附件郵件。接著，將參照圖觀來描述圖19中的鏈接郵件標記處理的另一實施例。圖觀是根據(jù)另一實施例的鏈接郵件標記處理的流程圖。在任意情況下，由于步驟S1902和S1903中的各個處理與參照圖19已經(jīng)描述的處理相同，因此這里將省略其描述。這里，應當注意，通過多功能機300的CPU 301來進行步驟S2801中的處理。在步驟S2801中，從RAM 302中存儲的登錄信息來獲得登錄用戶的郵件地址，并且判斷所獲得的郵件地址與郵件中設置的發(fā)送目的地(To)的郵件地址是否一致。當判斷出這些郵件地址一致時，處理進行到步驟S1903。另一方面，當判斷出這些郵件地址不一致時， 處理進行到步驟S1902。即，該步驟中的處理為判斷是否使發(fā)送目的地的用戶下載圖像文件的處理。另外，還可以首先判斷在郵件中分別設置的發(fā)送源(From)和發(fā)送目的地(To)的郵件地址是否一致，并在判斷出發(fā)送源(From)和發(fā)送目的地(To)的郵件地址不一致時進行步驟S2801中的判斷。當判斷出發(fā)送源(From)和發(fā)送目的地(To)的郵件地址一致時， 將郵件發(fā)送到與多功能機300的登錄用戶相同的用戶的郵件地址。因此，當發(fā)送源(From) 和發(fā)送目的地(To)的郵件地址一致時，能夠從多功能機300下載圖像文件，由此發(fā)送鏈接郵件。接著，將參照圖四和圖30來描述圖19或圖28中的鏈接郵件標記處理的又一實施例。圖30是根據(jù)又一實施例的鏈接郵件標記處理的流程圖。在任意情況下，由于步驟S1902和S1903中的各個處理與參照圖19已經(jīng)描述的處理相同，因此這里將省略其描述。這里，應當注意，通過多功能機300的CPU 301進行步驟 S3001中的處理。在步驟S3001中，判斷郵件中設置的發(fā)送目的地(To)是否存在于圖四所示的能夠訪問多功能機的用戶表中。當判斷出郵件中設置的發(fā)送目的地(To)存在于圖四所示的能夠訪問多功能機的用戶表中時，由于能夠從客戶端400訪問并登錄到多功能機300，因此處理進行到步驟S1903以下載圖像文件。另一方面，當判斷出郵件中設置的發(fā)送目的地 (To)未存在于圖四所示的能夠訪問多功能機的用戶表中時，由于不能從客戶端400訪問并登錄到多功能機300，因此處理進行到步驟S1902以使通過郵件獲得圖像文件。即，該步驟中的處理是判斷是否使發(fā)送目的地的用戶下載圖像文件的處理。圖四是例示針對各多功能機300存儲的指示能夠訪問自身的多功能機的用戶的用戶表的圖。在用戶表上，存儲了能夠訪問多功能機的用戶的用戶信息(用戶名和郵件地址)。另外，如參照圖觀至圖30所描述的，根據(jù)關(guān)于從登錄用戶的用戶信息獲得的郵件地址與發(fā)送目的地(To)是否一致的判斷、以及關(guān)于發(fā)送目的地(To)是否已被存儲在用戶表中的判斷，來判斷是發(fā)送鏈接郵件還是發(fā)送附件郵件。除此以外，如圖31所示，還可以使用戶在表示要顯示在多功能機300的操作單元308上的目的地列表的郵件發(fā)送畫面上設置，發(fā)送目的地是鏈接郵件被發(fā)送到的發(fā)送目的地還是附件郵件被發(fā)送到的發(fā)送目的地， 由此根據(jù)這種設置來判斷是發(fā)送鏈接郵件還是發(fā)送附件郵件。如剛剛所描述的，已經(jīng)描述了其他實施例。在這些實施例中，基于郵件的發(fā)送目的地，來轉(zhuǎn)換是發(fā)送用于從多功能機(信息處理裝置)下載圖像文件的鏈接郵件還是發(fā)送附加有圖像文件的郵件。這樣，例如，即使不能登錄到多功能機的用戶也能夠獲得圖像文件， 并且還能夠降低網(wǎng)絡上的負荷。尤其是，將郵件發(fā)送目的地地址與郵件發(fā)送源地址相互比較。這樣，例如通過將圖像文件存儲在多功能機中，并且通過發(fā)送用于從多功能機下載圖像文件的郵件或者附加有圖像文件的郵件，即使不能登錄到多功能機的用戶，也能夠容易地獲得圖像文件。另外，通過根據(jù)郵件發(fā)送方和郵件接收方來改變圖像文件獲得方法，并通過使可訪問多功能機的用戶直接訪問多功能機并獲得圖像文件，能夠減少附件郵件的發(fā)送。在上述實施例中，基于郵件地址來判別發(fā)送目的地和發(fā)送源。然而，也可以不基于郵件地址而基于與郵件地址一起添加的用戶名來進行判別。在這種情況下，期望用戶名是獨一無二的。另外，在上述實施例中，使用通過讀取原稿上的圖像而生成的圖像文件作為電子文件的示例。然而，本發(fā)明并不限于圖像文件的發(fā)送，還能夠應用于諸如語音文件、移動圖像文件等的各種電子文件的發(fā)送。本發(fā)明的各方面還能夠通過讀出并執(zhí)行記錄在存儲設備上的用于執(zhí)行上述實施例的功能的程序的系統(tǒng)或裝置的計算機(或諸如CPU或MPU的設備)、以及由系統(tǒng)或裝置的計算機例如讀出并執(zhí)行記錄在存儲設備上的用于執(zhí)行上述實施例的功能的程序來執(zhí)行各步驟的方法來實現(xiàn)。鑒于此，例如經(jīng)由網(wǎng)絡或者從用作存儲設備的各種類型的記錄介質(zhì) (例如計算機可讀介質(zhì))向計算機提供程序。雖然參照示例性實施例描述了本發(fā)明，但是應當理解，本發(fā)明不限于所公開的示例性實施例。應對所附權(quán)利要求的范圍給予最寬的解釋，以使其覆蓋所有變型、等同結(jié)構(gòu)和功能。
權(quán)利要求
1.一種能夠發(fā)送電子郵件的信息處理裝置，所述信息處理裝置包括發(fā)送目的地獲得單元，其被構(gòu)造為獲得所述電子郵件的發(fā)送目的地信息；判斷單元，其被構(gòu)造為基于由所述發(fā)送目的地獲得單元獲得的所述發(fā)送目的地信息， 判斷是將電子文件附加到所述電子郵件還是在所述電子郵件中描述用于下載所述電子文件的鏈接信息；以及發(fā)送單元，其被構(gòu)造為基于所述判斷單元的判斷結(jié)果，發(fā)送附加有所述電子文件的所述電子郵件、或者描述有用于下載所述電子文件的所述鏈接信息的所述電子郵件。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的信息處理裝置，所述信息處理裝置還包括發(fā)送源獲得單元， 所述發(fā)送源獲得單元被構(gòu)造為獲得所述電子郵件的發(fā)送源信息，其中，在所述發(fā)送目的地獲得單元獲得的所述發(fā)送目的地信息與所述發(fā)送源獲得單元獲得的所述發(fā)送源信息不一致的情況下，所述判斷單元判定將所述電子文件附加到所述電子郵件，而在所述發(fā)送目的地獲得單元獲得的所述發(fā)送目的地信息與所述發(fā)送源獲得單元獲得的所述發(fā)送源信息一致的情況下，所述判斷單元判定在所述電子郵件中描述用于下載所述電子文件的所述鏈接信息。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的信息處理裝置，所述信息處理裝置還包括電子郵件獲得單元，所述電子郵件獲得單元被構(gòu)造為獲得附加有所述電子文件的所述電子郵件，其中，所述發(fā)送目的地獲得單元獲得被設置給所述電子郵件獲得單元獲得的所述電子郵件的所述發(fā)送目的地信息。
4.根據(jù)權(quán)利要求3所述的信息處理裝置，所述信息處理裝置還包括存儲單元，所述存儲單元被構(gòu)造為存儲被附加給所述電子郵件獲得單元獲得的所述電子郵件的所述電子文件，其中，所述鏈接信息包括所述存儲單元存儲的所述電子文件的存儲目的地信息。
5.根據(jù)權(quán)利要求1所述的信息處理裝置，所述信息處理裝置還包括驗證單元，所述驗證單元被構(gòu)造為驗證所述信息處理裝置的用戶；以及設置單元，其被構(gòu)造為在所述驗證單元進行的驗證成功的情況下，將經(jīng)過驗證的用戶的郵件地址設置為所述電子郵件的所述發(fā)送目的地信息。
6.根據(jù)權(quán)利要求5所述的信息處理裝置，其中，在所述發(fā)送目的地獲得單元獲得的所述發(fā)送目的地信息不是所述設置單元設置的所述用戶的郵件地址的情況下，所述判斷單元判定將所述電子文件附加到所述電子郵件，而在所述發(fā)送目的地獲得單元獲得的所述發(fā)送目的地信息是所述設置單元設置的所述用戶的郵件地址的情況下，所述判斷單元判定在所述電子郵件中描述用于下載所述電子文件的所述鏈接信息。
7.根據(jù)權(quán)利要求1所述的信息處理裝置，所述信息處理裝置還包括讀取單元，所述讀取單元被構(gòu)造為通過讀取原稿上的圖像來生成圖像文件，其中，所述電子文件是由所述讀取單元生成的所述圖像文件。
8.根據(jù)權(quán)利要求1所述的信息處理裝置，所述信息處理裝置還包括電子文件發(fā)送單元，所述電子文件發(fā)送單元被構(gòu)造為在外部裝置根據(jù)所述鏈接信息請求下載所述電子文件的情況下，將所述電子文件發(fā)送到所述外部裝置。
9.根據(jù)權(quán)利要求1所述的信息處理裝置，其中，在所述發(fā)送目的地獲得單元獲得多個所述發(fā)送目的地信息的情況下，所述判斷單元針對獲得的多個所述發(fā)送目的地信息中的每個，判斷是將所述電子文件附加到所述電子郵件還是在所述電子郵件中描述用于下載所述電子文件的所述鏈接信息。
10. 一種信息處理裝置的控制方法，所述信息處理裝置能夠發(fā)送電子郵件，所述控制方法包括以下步驟獲得所述電子郵件的發(fā)送目的地信息；基于獲得的所述發(fā)送目的地信息，判斷是將電子文件附加到所述電子郵件還是在所述電子郵件中描述用于下載所述電子文件的鏈接信息；以及基于判斷結(jié)果，發(fā)送附加有所述電子文件的所述電子郵件、或者描述有用于下載所述電子文件的所述鏈接信息的所述電子郵件。
全文摘要
本發(fā)明提供一種能夠發(fā)送電子郵件的信息處理裝置及信息處理裝置的控制方法。在所述信息處理裝置中，獲得所述電子郵件的發(fā)送目的地信息；基于所獲得的發(fā)送目的地信息來判斷是將電子文件附加到所述電子郵件還是在所述電子郵件中描述用于下載所述電子文件的鏈接信息；以及基于判斷的結(jié)果，發(fā)送附加有所述電子文件的所述電子郵件、或者描述有用于下載所述電子文件的所述鏈接信息的所述電子郵件。
文檔編號H04L12/58GK102377689SQ20111023240
公開日2012年3月14日 申請日期2011年8月12日 優(yōu)先權(quán)日2010年8月17日
發(fā)明者花田良信 申請人:佳能株式會社