本發(fā)明涉及檔案管理系統(tǒng)領(lǐng)域，具體涉及一種基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法。

背景技術(shù)：

現(xiàn)有技術(shù)的數(shù)據(jù)組卷系統(tǒng)，一般都是錄入相關(guān)未組卷數(shù)據(jù)之后，選中相關(guān)數(shù)據(jù)，再錄案卷信息，然后將選中的數(shù)據(jù)歸到新錄的案卷當(dāng)中；或者直接在已組卷的數(shù)據(jù)基本上追加錄入。

如果數(shù)據(jù)量大的話，每次錄完一案卷內(nèi)容的數(shù)據(jù)時(shí)，就將其歸到某一案卷下顯然效率低下；其次每次都要輸入案卷的信息難免出現(xiàn)錄錯(cuò)相關(guān)信息的問(wèn)題，增加出錯(cuò)概率。

技術(shù)實(shí)現(xiàn)要素：

為解決現(xiàn)有技術(shù)的組卷系統(tǒng)效率低下，出錯(cuò)概率大的技術(shù)問(wèn)題，本發(fā)明提供一種組卷效率高，出錯(cuò)概率小的基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法。

一種基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、錄入功能、查詢功能、組卷功能、移交申請(qǐng)功能、審核功能、移交確認(rèn)功能、檔案接收功能、入庫(kù)移交功能、接收入庫(kù)功能和狀態(tài)標(biāo)記功能；

使用所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法，包括以下步驟：

步驟一：未組卷錄入：使用所述錄入功能，將未組卷數(shù)據(jù)錄入至所述數(shù)據(jù)庫(kù)中；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將錄入數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：未組卷”、“檔案狀態(tài)：未移交”；

步驟二：數(shù)據(jù)組卷：使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中以某一條件查詢未組卷數(shù)據(jù)，選中查詢結(jié)果，使用所述組卷功能，將未組卷數(shù)據(jù)依次存入多個(gè)數(shù)據(jù)組卷中；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將存入數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：未移交”；

步驟三：移交申請(qǐng)：當(dāng)需要對(duì)某一條件內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行移交歸檔時(shí)，移交人使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中以該條件查詢數(shù)據(jù)組卷，選中查詢結(jié)果，運(yùn)行所述移交申請(qǐng)功能，向所述審核功能提出移交申請(qǐng)；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將申請(qǐng)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：待審核”；

步驟四：移交審核：審核人訪問(wèn)所述審核功能，查看申請(qǐng)進(jìn)行移交的數(shù)據(jù)組卷內(nèi)容，

如駁回申請(qǐng)，則所述狀態(tài)標(biāo)記功能將申請(qǐng)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：未移交”；

如同意申請(qǐng)，則所述狀態(tài)標(biāo)記功能將申請(qǐng)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：已審核”；

步驟五：確認(rèn)移交：移交人再次使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢并選中檔案狀態(tài)為“已審核”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述移交確認(rèn)功能，并將對(duì)應(yīng)的實(shí)體資料移交至檔案館；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將移交數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：移交中”；

步驟六：檔案接收：當(dāng)實(shí)體資料移交至檔案館后，檔案館管理人使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢并選中檔案狀態(tài)為“移交中”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述檔案接收功能，確認(rèn)已收到實(shí)體資料；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將移交數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：已進(jìn)館”；

步驟七：入庫(kù)移交：檔案館管理人整理完畢實(shí)體資料后，再次使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢并選中檔案狀態(tài)為“已進(jìn)館”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述入庫(kù)移交功能，將實(shí)體資料移交至庫(kù)房；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將入庫(kù)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：入庫(kù)中”；

步驟八：接收入庫(kù)：庫(kù)房管理人將實(shí)體資料移動(dòng)至合適位置后，使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢并選中檔案狀態(tài)為“入庫(kù)中”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述接收入庫(kù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的入庫(kù)歸檔；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將入庫(kù)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：已入庫(kù)”。

在本發(fā)明提供的基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的一種較佳實(shí)施例中，所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法還包括檔號(hào)設(shè)置功能。

在本發(fā)明提供的基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的一種較佳實(shí)施例中，所述步驟二具體包括以下步驟：

步驟二一：組卷查詢：使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中以某一條件查詢未組卷數(shù)據(jù)，并選中查詢結(jié)果；

步驟二二：組卷設(shè)置：使用所述檔號(hào)設(shè)置功能，設(shè)置檔號(hào)各組成項(xiàng)的值的范圍，如卷宗號(hào)、年份等；設(shè)置檔號(hào)生成規(guī)律，如連續(xù)生成或每一組卷重新生成；設(shè)置每一組卷的存入件數(shù)；

步驟二三：數(shù)據(jù)組卷：使用所述組卷功能，根據(jù)所述步驟二二的設(shè)置，為所述步驟二一中選中的數(shù)據(jù)分別生成檔號(hào)，并按順序?qū)⑵湟来未嫒攵鄠€(gè)數(shù)據(jù)組卷中；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將存入數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：未移交”。

在本發(fā)明提供的基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的一種較佳實(shí)施例中，所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法還包括打印清單功能。

在本發(fā)明提供的基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的一種較佳實(shí)施例中，所述步驟五具體包括以下步驟：

步驟五一：移交確認(rèn)：移交人再次使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中以相同條件查詢數(shù)據(jù)組卷，選中標(biāo)記為“已審核”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述移交確認(rèn)功能，確定對(duì)已審核數(shù)據(jù)進(jìn)行移交；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將移交數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：移交中”；

步驟五二：打印清單：使用所述打印清單功能，將移交數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)檔號(hào)打印為實(shí)體清單；

步驟五三：檔案移交：將實(shí)體資料及實(shí)體清單一并移交至檔案館。

在本發(fā)明提供的基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的一種較佳實(shí)施例中，運(yùn)行所述接收入庫(kù)功能時(shí)，需輸入對(duì)應(yīng)實(shí)體資料的存放位置信息，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案與實(shí)體檔案存放位置的對(duì)應(yīng)。

相較于現(xiàn)有技術(shù)，本發(fā)明提供的所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法具有以下有益效果：

一、所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法支持大量數(shù)據(jù)一次性組卷，減少錄入與組卷的工作量。

二、所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法可靈活設(shè)置每一組卷的存入件數(shù)、檔號(hào)格式、檔號(hào)產(chǎn)生算法等，適用于各種歸檔需求。

三、所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的運(yùn)行流程清晰，不同用戶不同分工，各用戶只需負(fù)責(zé)自己部分工作，有效提高了工作效率并降低了出錯(cuò)概率。

附圖說(shuō)明

圖1是本發(fā)明提供的基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的運(yùn)行流程圖。

具體實(shí)施方式

下面將結(jié)合本發(fā)明實(shí)施例中的附圖，對(duì)本發(fā)明實(shí)施例中的技術(shù)方案進(jìn)行清楚、完整地描述，顯然，所描述的實(shí)施例僅是本發(fā)明的一部分實(shí)施例，而不是全部的實(shí)施例。

請(qǐng)參閱圖1，是本發(fā)明提供的基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的運(yùn)行流程圖。

所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法包括包括錄入功能、檔號(hào)設(shè)置功能、組卷功能、移交申請(qǐng)功能、審核功能、移交確認(rèn)功能、打印清單功能、檔案接收功能、入庫(kù)移交功能和接收入庫(kù)功能，以及數(shù)據(jù)庫(kù)、查詢功能和狀態(tài)標(biāo)記功能。

使用所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法，包括以下步驟：

S1：未組卷錄入：使用所述錄入功能，將未組卷數(shù)據(jù)錄入至所述數(shù)據(jù)庫(kù)中；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將錄入數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：未組卷”、“檔案狀態(tài)：未移交”；

S2具體包括以下步驟：

S2-1：組卷查詢：使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中以A條件查詢未組卷數(shù)據(jù)，并選中查詢結(jié)果；

S2-2：組卷設(shè)置：使用所述檔號(hào)設(shè)置功能，設(shè)置卷宗號(hào)為“XX”、年份為“2016”；

設(shè)置檔號(hào)生成規(guī)律為每一組卷重新生成；

設(shè)置每一組卷的存入件數(shù)為5件；

S2-3：數(shù)據(jù)組卷：使用所述組卷功能，根據(jù)所述S2-2的設(shè)置，為所述S2-1中選中的數(shù)據(jù)分別生成檔號(hào)，并依次存入多個(gè)數(shù)據(jù)組卷中，即：

組卷1：

XX-2016-001-0001、XX-2016-001-0002……XX-2016-001-0005，

組卷2：

XX-2016-002-0001、XX-2016-002-0002……XX-2016-002-0005，

……；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將存入數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：未移交”；

S3：移交申請(qǐng)：當(dāng)需要對(duì)A條件內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行移交歸檔時(shí)，移交人使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中以A條件查詢數(shù)據(jù)組卷，選中查詢結(jié)果，運(yùn)行所述移交申請(qǐng)功能，向所述審核功能提出移交申請(qǐng)；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將申請(qǐng)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：待審核”；

S4：移交審核：審核人訪問(wèn)所述審核功能，查看申請(qǐng)進(jìn)行移交的數(shù)據(jù)組卷內(nèi)容，

如駁回申請(qǐng)，則所述狀態(tài)標(biāo)記功能將申請(qǐng)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：未移交”；

如同意申請(qǐng)，則所述狀態(tài)標(biāo)記功能將申請(qǐng)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：已審核”；

S5具體包括以下步驟：

S5-1：移交確認(rèn)：移交人再次使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中以A條件查詢數(shù)據(jù)組卷，選中標(biāo)記為“已審核”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述移交確認(rèn)功能，確定對(duì)已審核數(shù)據(jù)進(jìn)行移交；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將移交數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：移交中”；

S5-2：打印清單：使用所述打印清單功能，將移交數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)檔號(hào)打印為實(shí)體清單；

S5-3：檔案移交：將實(shí)體資料及實(shí)體清單一并移交至檔案館

S6：檔案接收：當(dāng)實(shí)體資料移交至檔案館后，檔案館管理人使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢并選中檔案狀態(tài)為“移交中”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述檔案接收功能，確認(rèn)已收到實(shí)體資料；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將移交數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：已進(jìn)館”；

S7：入庫(kù)移交：檔案館管理人整理完畢實(shí)體資料后，再次使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢并選中檔案狀態(tài)為“已進(jìn)館”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述入庫(kù)移交功能，將實(shí)體資料移交至庫(kù)房；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將入庫(kù)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：入庫(kù)中”；

S8：接收入庫(kù)：庫(kù)房管理人將實(shí)體資料移動(dòng)至合適位置后，使用所述查詢功能，于所述數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢并選中檔案狀態(tài)為“入庫(kù)中”的數(shù)據(jù)組卷，運(yùn)行所述接收入庫(kù)功能，同時(shí)輸入對(duì)應(yīng)實(shí)體資料的存放位置信息，實(shí)現(xiàn)檔案的入庫(kù)歸檔，以及數(shù)字檔案與實(shí)體檔案存放位置的對(duì)應(yīng)；

同時(shí)，所述狀態(tài)標(biāo)記功能將入庫(kù)數(shù)據(jù)標(biāo)記為：“組卷狀態(tài)：已組卷”、“檔案狀態(tài)：已入庫(kù)”。

相較于現(xiàn)有技術(shù)，本發(fā)明提供的所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法具有以下有益效果：

一、所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法支持大量數(shù)據(jù)一次性組卷，減少錄入與組卷的工作量。

二、所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法可靈活設(shè)置每一組卷的存入件數(shù)、檔號(hào)格式、檔號(hào)產(chǎn)生算法等，適用于各種歸檔需求。

三、所述基于非線性數(shù)據(jù)歸檔組卷的方法的運(yùn)行流程清晰，不同用戶不同分工，各用戶只需負(fù)責(zé)自己部分工作，有效提高了工作效率并降低了出錯(cuò)概率。

以上所述僅為本發(fā)明的實(shí)施例，并非因此限制本發(fā)明的專利范圍，凡是利用本發(fā)明說(shuō)明書內(nèi)容所作的等效結(jié)構(gòu)或等效流程變換，或直接或間接運(yùn)用在其它相關(guān)的技術(shù)領(lǐng)域，均同理包括在本發(fā)明的專利保護(hù)范圍之內(nèi)。