訊息結(jié)構(gòu)化的方法與系統(tǒng)的制作方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001]本發(fā)明有關(guān)于一種訊息管理的方法與系統(tǒng)，特別是一種訊息結(jié)構(gòu)化的方法與系統(tǒng)。
【背景技術(shù)】
[0002]由于人與人之間的溝通會(huì)因生活或工作而產(chǎn)生許多圈圈，但各階段人與人之間的遠(yuǎn)距溝通皆缺乏了結(jié)構(gòu)化，而非結(jié)構(gòu)化的溝通在社群生活上并不會(huì)有任何的不便，其操作仍具有簡(jiǎn)單便利性；但是人與人除了社群生活上的溝通之外，更有一大部分時(shí)間是在工作上的溝通，然而無(wú)結(jié)構(gòu)化的溝通將使得工作上的查詢(xún)、復(fù)制、再利用、甚而工作管理上皆造成許許多多的不便與困擾。
[0003]有鑒于未來(lái)人與人之間的遠(yuǎn)距溝通模式，除了必須考慮社群生活操作簡(jiǎn)單便利之夕卜，更需透過(guò)項(xiàng)目溝通的結(jié)構(gòu)化，將數(shù)據(jù)、文件、訊息做完整性的歸納。因此在思考未來(lái)溝通結(jié)構(gòu)化的需求下，必須考慮目前存在幾點(diǎn)不足之處:
[0004](I)訊息尚未結(jié)構(gòu)化:訊息歸屬于每個(gè)個(gè)人，以致無(wú)法呈現(xiàn)工作討論之歷程，同時(shí)溝通方式(郵件、即時(shí)消息、語(yǔ)音等)無(wú)法有效整合，導(dǎo)致信息無(wú)法再利用與再加分。
[0005]( 2)項(xiàng)目管理復(fù)雜化:項(xiàng)目溝通上以工作導(dǎo)向，同時(shí)具有繼承關(guān)系的項(xiàng)目管理，操作及規(guī)范復(fù)雜，致使工作管理落于形式，未能發(fā)揮其真正價(jià)值。
[0006](3)相同工作圈的訊息，訊息接收者(群)必須重復(fù)輸入。相同工作圈下，相關(guān)議題間無(wú)法進(jìn)行平行式瀏覽。
[0007](4)訊息之中存在的工作指派無(wú)法進(jìn)行追蹤。
[0008](5)系統(tǒng)尚無(wú)知識(shí)化:人與系統(tǒng)的溝通僅藉助其主動(dòng)性，并未利用其分析、演算、歸納之特性，以提升應(yīng)用及管理上的效益。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0009]綜觀上述公知技術(shù)領(lǐng)域的問(wèn)題，為提升工作上的效率及創(chuàng)造附加價(jià)值，溝通的結(jié)構(gòu)化將扮演關(guān)鍵因素，是以結(jié)合工作上溝通結(jié)構(gòu)化的特點(diǎn)(包含項(xiàng)目性工作與經(jīng)常性工作)及社群活動(dòng)溝通簡(jiǎn)單性?xún)煞N功能于單一接口，并將郵件、即時(shí)消息、語(yǔ)音會(huì)議等溝通服務(wù)整合進(jìn)單一平臺(tái)，建立一結(jié)構(gòu)化的溝通平臺(tái)。
[0010]本發(fā)明所揭露的訊息結(jié)構(gòu)化的方法，適用于將電子溝通訊息結(jié)構(gòu)化，以形成一具有若干個(gè)成員的工作圈，其特征在于，所述方法包含下列各步驟。
[0011]步驟S1:由一管理者建立工作圈；
[0012]步驟S2:由工作圈的一成員發(fā)送一訊息，所述訊息至少包含一主旨與一訊息內(nèi)容；
[0013]步驟S3:由所述工作圈的其余成員接收所述訊息；
[0014]步驟S4:由工作圈的成員點(diǎn)選一訊息列表內(nèi)的訊息；
[0015]步驟S5:點(diǎn)擊一轉(zhuǎn)換鍵將訊息整合至工作圈；
[0016]步驟S6:提供工作圈的所述若干個(gè)成員對(duì)工作圈的訊息的讀寫(xiě)訪問(wèn)權(quán)限；
[0017]步驟S7:提供至少一第三方對(duì)工作圈的訊息的只讀訪問(wèn)權(quán)限。
[0018]另外；本發(fā)明所揭露的訊息結(jié)構(gòu)化的方法更包含下列之步驟。
[0019]步驟S8:自動(dòng)發(fā)送通知給工作任務(wù)的負(fù)責(zé)成員，通知中注明工作任務(wù)的期限日，且通知是于期限日的一既定時(shí)間前發(fā)送；
[0020]步驟S9:當(dāng)工作任務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)為已完成時(shí)，自動(dòng)發(fā)送通知給工作任務(wù)的負(fù)責(zé)成員；
[0021]步驟SlO:由管理者不定期選擇增刪工作圈成員的數(shù)量；
[0022]步驟Sll:透過(guò)工作圈的一協(xié)助清單，管理者可針對(duì)工作圈的成員進(jìn)行任務(wù)指派與進(jìn)度掌控。
[0023]值得注意的是，步驟S8至Sll并無(wú)先后順序的關(guān)系，也就是說(shuō)只要完備步驟SI至S7后，接下來(lái)執(zhí)行步驟S8至Sll之任一皆可。
[0024]本發(fā)明所揭露的訊息結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)，運(yùn)行于一數(shù)據(jù)處理設(shè)備中且適用于將電子溝通訊息結(jié)構(gòu)化以形成一具有若干個(gè)成員的工作圈，其特征在于，所述訊息結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)包含:一訊息傳輸模塊，用于發(fā)送與接收若干個(gè)訊息；一訊息擷取模塊，基于一特定規(guī)則擷取符合所述特定規(guī)則的若干個(gè)特定訊息；一訊息轉(zhuǎn)換模塊，用于將所述若干個(gè)特定訊息整合至所述工作圈；一訊息計(jì)時(shí)模塊，用于處理與分析所述工作圈的所述若干個(gè)特定訊息的期限控管；一訊息記錄模塊，用于處理與分析所述工作圈的所述若干個(gè)特定訊息的執(zhí)行狀態(tài)；以及一訊息提示模塊，用于自動(dòng)發(fā)送通知給所述若干個(gè)特定訊息的負(fù)責(zé)成員，所述若干個(gè)通知中注明所述若干個(gè)特定訊息的期限日，且所述若干個(gè)通知是于所述若干個(gè)期限日的一既定時(shí)間前發(fā)送。
[0025]本發(fā)明運(yùn)用訊息轉(zhuǎn)工作圈的技術(shù)，具有下列的優(yōu)點(diǎn):
[0026](I)利于查詢(xún)及連結(jié):藉此由工作圈平臺(tái)的運(yùn)作，讓訊息的所有歷程更容易被查詢(xún)，且各訊息間透過(guò)項(xiàng)目管理的概念可輕易進(jìn)行連結(jié)，進(jìn)而使得溝通訊息得以被完整呈現(xiàn)。
[0027](2)溝通便利性:本發(fā)明將社群的操作便利性，配以郵件訊息的形式，讓溝通訊息得以在便利性的情況下同時(shí)具有傳遞性。
[0028](3)簡(jiǎn)單及靈活性:一般在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)，為能有效管控各項(xiàng)目或工作事項(xiàng)的溝通的溝通權(quán)限，權(quán)限管控必須具有繼承性，雖具有完整性，但同時(shí)亦喪失了簡(jiǎn)易性，造成使用上的意愿不足。為能提升工作效率同時(shí)增加使用意愿，本發(fā)明在項(xiàng)目性及經(jīng)常性工作溝通上整合項(xiàng)目管理的技術(shù)，權(quán)限管控打破項(xiàng)目的從屬繼承關(guān)系，以不繼承的管理技術(shù)進(jìn)行工作溝通的權(quán)限管理，藉此增加溝通的簡(jiǎn)單性及靈活性。
[0029](4)溝通完整性:傳統(tǒng)溝通訊息由于不具結(jié)構(gòu)化，導(dǎo)致溝通訊息散亂于各處，因此無(wú)法有效查詢(xún)、瀏覽及再利用。本發(fā)明透過(guò)項(xiàng)目管理的管理技術(shù)，在訊息結(jié)構(gòu)化管理中結(jié)合生命周期、溝通內(nèi)容結(jié)構(gòu)、及權(quán)限三種構(gòu)型管理技術(shù)。將各種溝通訊息進(jìn)行有效管理以保有溝通完整性。
[0030](5)溝通自動(dòng)化:傳統(tǒng)人與系統(tǒng)的溝通僅藉助其主動(dòng)性，并未利用其分析、演算、歸納之特性，以提升應(yīng)用及管理上的效益。本發(fā)明整合了人機(jī)接口的系統(tǒng)代理人溝通模式，將訊息的完整信息萃取，讓訊息不僅可智能式分類(lèi)至不同文件夾外，更可經(jīng)由判斷進(jìn)而轉(zhuǎn)至工作圈中，透過(guò)項(xiàng)目管理進(jìn)行有效管控。
【附圖說(shuō)明】
[0031]圖1是本發(fā)明訊息結(jié)構(gòu)化的方法的流程圖。
[0032]圖2是本發(fā)明工作圈的概念示意圖。
[0033]圖3是本發(fā)明數(shù)據(jù)處理設(shè)備的示意圖。
[0034]圖4是本發(fā)明訊息結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)的示意圖。
[0035]主要組件符號(hào)說(shuō)明:
[0036]I 數(shù)據(jù)處理設(shè)備10訊息結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)
[0037]11 企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng) 12內(nèi)存
[0038]13 顯示設(shè)備14處理器
[0039]101訊息傳輸模塊102訊息擷取模塊
[0040]103訊息轉(zhuǎn)換模塊104訊息計(jì)時(shí)模塊
[0041]105訊息記錄模塊106訊息顯示模塊
[0042]107系統(tǒng)管理者模塊 A、B、C、D、E成員
[0043]G1、G2、G3、G4 工作圈
【具體實(shí)施方式】
[0044]請(qǐng)參照?qǐng)D1與圖2，分別是本發(fā)明訊息結(jié)構(gòu)化的方法的流程圖及本發(fā)明工作圈的概念示意圖。首先說(shuō)明，傳統(tǒng)上在企業(yè)為達(dá)到工作項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)化，較為大眾所熟知的技術(shù)是必須透過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)以進(jìn)行管理，然而其在設(shè)定上較為繁復(fù)，雖具有管理上的美意，但在實(shí)際的運(yùn)用上較為窒礙難實(shí)行。甚幸，本發(fā)明的主要技術(shù)特征即為透過(guò)單鍵的操作，讓任何電子溝通的訊息與議題可以輕易轉(zhuǎn)換成工作圈，提供工作圈中的成員一個(gè)溝通平臺(tái)，藉以進(jìn)行訊息與議題間的管理及工作任務(wù)的配派。
[0045]本發(fā)明所揭露的訊息結(jié)構(gòu)化的方法包含下列各步驟:
[0046]步驟S1:由一管理者建立工作圈。本發(fā)明適用于將電子溝通訊息予以結(jié)構(gòu)化，所謂的電子溝通包含電子郵件與社群網(wǎng)絡(luò)通訊。而在已成熟的社群網(wǎng)絡(luò)通訊如臉書(shū)(Facebook)、人人網(wǎng)、QQ空間、百度貼吧、微博等已形成與大眾生活密不可分的生活圈，使用者可在生活圈中彼此平行分享訊息與進(jìn)行溝通。然而，在現(xiàn)今的企業(yè)以項(xiàng)目管理為導(dǎo)向的工作模式，以現(xiàn)有的項(xiàng)目管理技術(shù)已不能滿(mǎn)足需求，因此本發(fā)明即把生活圈的概念應(yīng)用于企業(yè)管理以形成工作圈，透過(guò)平行溝通的角度，將工作上的溝通訊息加入項(xiàng)目管理的概念以達(dá)到溝通結(jié)構(gòu)化的管理技術(shù)。藉此讓訊息歷程更容易被查詢(xún)，并且所有溝通的訊息透過(guò)項(xiàng)目管理的概念可輕易進(jìn)行連結(jié)，進(jìn)而使得相同工作圈下的所有議題得以被完整呈現(xiàn)。
[0047]綜上所述，本發(fā)明的訊息結(jié)構(gòu)化的方法首要是由一個(gè)管理者(工作圈中的任一成員)建立一個(gè)工作圈，即為一個(gè)可以提供所有成員平行溝通的工作平臺(tái)，而這樣的工作圈能夠結(jié)合工作上溝通結(jié)構(gòu)化的特