本發(fā)明屬于通訊技術(shù)領(lǐng)域，尤其涉及企業(yè)內(nèi)部的郵件協(xié)作及預(yù)約電話會議。

背景技術(shù)：

在音頻會議中，預(yù)約電話會議的形式已經(jīng)出現(xiàn)了相當(dāng)長一段時(shí)間了。其在方便會議工作的同時(shí)，也給安排預(yù)約會議帶來很多不便。IPPBX（IP網(wǎng)絡(luò)語音交換機(jī)）基于IP的電話系統(tǒng)，擁有一個(gè)開放的IP標(biāo)準(zhǔn)，可以連接局域網(wǎng)到廣域網(wǎng)(LAN/WAN)以及到Internet，具有呼叫中心之間的聯(lián)網(wǎng)功能，可以作為郵件接收者，接收預(yù)約會議的郵件。同時(shí)IP PBX還具有分散式的設(shè)備和集中式的管理，能夠識別集團(tuán)用戶具有復(fù)雜的呼叫控制功能以及呼叫中心能力，方便獲取參會人員的信息，擁有查看所有成功預(yù)約電話會議的權(quán)限，可以查看會議時(shí)間，選擇合理的會議時(shí)間，直接安排預(yù)約電話會議。郵件在工作中也是必不可缺的一部分，大多數(shù)的工作事件都可以在郵件進(jìn)行通知。在自然語言郵件中直接預(yù)約電話會議，不僅可以通知參會人員，還可以在郵件中直接進(jìn)行討論時(shí)間的安排。

在實(shí)際預(yù)約電話會議中，會議預(yù)約需要安排合理的時(shí)間，同一會議號或者同一與會方不能在相同時(shí)間的會議中，通知相關(guān)的參會人員參加會議，會議參與人員較多時(shí)，通知也不便。如果對會議時(shí)間進(jìn)行修改，則又要重復(fù)之前復(fù)雜的操作。預(yù)約電話會議流程較為繁瑣，需要花費(fèi)大量時(shí)間,大大提高了工作效率。

技術(shù)實(shí)現(xiàn)要素：

本發(fā)明目的在于提供一種電話會議的郵件預(yù)約方法，用于自動實(shí)現(xiàn)在自然語言郵件直接預(yù)約電話會議的功能。

為了實(shí)現(xiàn)上述發(fā)明目的，一種電話會議的郵件預(yù)約方法，會議主持方通過在自然語言郵件中預(yù)約電話會議，將會議預(yù)約郵件發(fā)送給所有的參會人員，同時(shí)自動抄送給IPPBX的郵箱，郵件正文中必須包含電話會議的時(shí)間。若郵件正文中沒有關(guān)于電話會議的主題，則將郵件的主題定為電話會議的主題。IP PBX郵箱收到會議郵件后，IPPBX會解析出電話會議的時(shí)間，主題以及參會人員，通知IPPBX預(yù)約電話會議，預(yù)約電話會議前先判斷預(yù)約電話會議時(shí)間和已經(jīng)成功預(yù)約的電話會議是否有存在沖突。

如果不存在沖突，IPPBX成功預(yù)約電話會議，將成功預(yù)約電話會議的信息：會議時(shí)間，會議號，以及會議主題組合成郵件正文內(nèi)容發(fā)送給所有參會人員。

如果存在沖突，IPPBX會主動將會議時(shí)間推遲直到不存在時(shí)間沖突，成功預(yù)約電話會議。

優(yōu)選的，所述方法還包括：IPPBX解析出郵件中的本次預(yù)約電話會議的時(shí)間與現(xiàn)有預(yù)約成功的電話會議進(jìn)行時(shí)間和參會人員的對比。

其中，如果對參會人員對已經(jīng)成功預(yù)約的電話會議時(shí)間需要進(jìn)行修改，可以直接回復(fù)IPPBX發(fā)送的預(yù)約電話會議成功的回執(zhí)郵件，確定準(zhǔn)確的會議時(shí)間，IPPBX郵箱收到郵件之后會再次解析郵件內(nèi)容，對比會議信息，取消之前成功預(yù)約的相同的會議主題的電話會議，重新預(yù)約新的電話會議。

本發(fā)明通過自然語言郵件的發(fā)送來預(yù)約電話會議，由IPPBX解析上述會議預(yù)約郵件生成會議預(yù)約信息，直接預(yù)約電話會議，實(shí)現(xiàn)預(yù)約電話會議的簡單化，提高了預(yù)約電話會議的速度。解決了現(xiàn)有預(yù)約電話會議的繁瑣步驟，統(tǒng)計(jì)會議信息不便的問題，為會議工作節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

附圖說明

圖1 是本發(fā)明自然語言郵件預(yù)約電話會議方法的流程圖。

具體實(shí)施方式

下面結(jié)合附圖和實(shí)施例對本發(fā)明作進(jìn)一步的詳細(xì)說明。可以理解的是此時(shí)所描述的具體實(shí)施例僅僅用于解釋本發(fā)明，而非對本發(fā)明的限定。另外還需要說明的是，為了方便描述，附圖中僅示出于本發(fā)明相關(guān)的部分而非全部結(jié)構(gòu)。

在圖1中示出了本發(fā)明自然語言郵件預(yù)約電話會議方法的流程圖，該實(shí)現(xiàn)流程100的詳細(xì)描述如下：

步驟S101：主持方發(fā)送自然語言郵件給其他與會方，同時(shí)抄送至IPPBX郵箱，自然語言郵件中需要包含預(yù)約電話會議的時(shí)間和會議的主題。與會方可以添加在收件者或者抄送處。

郵件正文自然語言預(yù)約電話會議內(nèi)容實(shí)例1：今天下午3點(diǎn)半就協(xié)商流程，大家討論一下。

郵件正文自然語言預(yù)約電話會議內(nèi)容實(shí)例2：十分鐘之后開個(gè)會。

步驟S102：IPPBX郵箱收到預(yù)約電話會議的郵件，觸發(fā)IPPBX解析郵件，獲取郵件中的會議信息。通過IPPBX查出郵件的發(fā)送者的分機(jī)號，將該分機(jī)號定為本次電話預(yù)約會議的主持方，從郵件的收件者以及抄送者處中解析出分機(jī)號，整理出會議的參會人員，或者根據(jù)收件者的郵箱反查出其歷史郵件的簽名處的分機(jī)號。從郵件的正文中整理出電話預(yù)約會議的時(shí)間和主題，如果正文的自然語言中沒有對會議主題的描述，預(yù)約電話會議會采用該郵件的主題作為本次預(yù)約電話會議的主題，如實(shí)例2所示。IPPBX解析預(yù)約會議時(shí)間，不局限于絕對時(shí)間，如實(shí)例1所示，也可以使用如實(shí)例2所示的相對時(shí)間。

步驟S103：IPPBX將解析出的預(yù)約會議信息組合：會議時(shí)間，會議主題，參會人員，與原有成功預(yù)約的電話會議進(jìn)行比較，如果同時(shí)間內(nèi)有會議人員安排沖突，自動將本次預(yù)約會議時(shí)間后推，直至?xí)h時(shí)間沒有沖突。時(shí)間安排沖突時(shí)，IPPBX會發(fā)郵件通知給有時(shí)間沖突的會議人員，該會議人員可以直接用自然語言回復(fù)其合理時(shí)間，IPPBX會依據(jù)合理的會議信息安排電話會議預(yù)約，此后，IPPBX會將上述信息發(fā)送回執(zhí)郵件給與會方和主持方。

上述郵件正文的格式示例如下：

Conference_Call_Time:2016-09-08:15:30

Conference_Call_Number : 1234567

Conference_Call_Theme:協(xié)商流程

Attend the meeting：

YesNoNot sure

其中字段解釋如下：

Conference_Call_Time 成功預(yù)約電話會議的時(shí)間

Conference_Call_Number 成功預(yù)約電話會議的會議號

Conference_Call_Theme 成功預(yù)約電話會議的主題

Attend the meeting 郵件正文中直接回復(fù)是否參加會議，其中’Yes‘表示參加‘No’表示不參加，‘Not sure’表示不確定，IPPBX會默認(rèn)將選擇‘Not sure’的人員記錄在與會人員列表中。

步驟S104：與會方在正文中回復(fù)回執(zhí)郵件確認(rèn)是否參加本次電話會議，也可以使用自然語言直接回復(fù)郵件，如與會方不回復(fù)郵件或者在一定時(shí)間內(nèi)沒有做出回復(fù)，IPPBX將自動視該與會方確定參與本次電話會議。

步驟S105：IPPBX整理回復(fù)郵件，確定參與會議的人員列表。更新預(yù)約會議的與會人員列表。

步驟S106：IPPBX將確認(rèn)的與會方名單列表通過郵件發(fā)送給主持方。

如果與會方對成功預(yù)約的電話會議時(shí)間安排有異議：

步驟S107：當(dāng)與會方或主持方對上述回執(zhí)郵件信息存在疑問時(shí)，進(jìn)一步回復(fù)IPPBX的回執(zhí)郵件對會議時(shí)間進(jìn)行討論修改，重新確定電話會議時(shí)間。

步驟S108：IPPBX收到郵件之后，將重新解析郵件正文中的自然語言內(nèi)容，從中獲取會議信息，根據(jù)相同的會議主題取消之前預(yù)約的電話會議信息，更新會議信息。

步驟S109：當(dāng)各與會方和主持方對新的回執(zhí)郵件內(nèi)容沒有異議的話，IPPBX會依據(jù)合理的會議信息安排電話會議預(yù)約，成功預(yù)約后，IPPBX會再次將成功預(yù)約的電話會議信息生成會議預(yù)約確認(rèn)郵件發(fā)送給各與會方和主持方。

此外，在上述過程中，IPPBX也會將解析出的預(yù)約會議信息組合：會議時(shí)間，會議主題，參會人員，并與原有成功預(yù)約的電話會議進(jìn)行比較，如果同時(shí)間內(nèi)有會議人員安排沖突，自動將本次預(yù)約會議時(shí)間后推，默認(rèn)設(shè)置后推30分鐘，也可以由主持方設(shè)置后推時(shí)間，直至?xí)h時(shí)間沒有沖突。

注意，上述僅為本發(fā)明的較佳實(shí)施例以及所運(yùn)用技術(shù)原理。本領(lǐng)域技術(shù)人員會理解，本發(fā)明不限于所述的特定實(shí)施例，對本領(lǐng)域技術(shù)人員來說能夠進(jìn)行各種明顯的變化、 重新調(diào)整和替代而不會脫離本發(fā)明的保護(hù)范圍。 因此，雖然通過以上實(shí)施例對本發(fā)明進(jìn)行了較為詳細(xì)的說明，但是本發(fā)明不僅僅限于以上實(shí)施例，在不脫離本發(fā)明構(gòu)思的情況下，還可以包括更多其他等效實(shí)施例，而本發(fā)明的范圍由所附的權(quán)利要求范圍決定。